Umsätze und Zahlungswege

Stammdaten Buchhaltung Umsätze und Zahlungswege

Hauptgruppen

Alle Umsatzkonten werden in Hauptgruppen zusammengefasst, damit eine übersichtlichere Auswertung der Daten möglich ist.

Man sollte die Nummern so wählen, dass die Hauptgruppen in der gewünschten Reihenfolge auf dem Umsatzreport erscheinen. Es empfiehlt sich die Vergabe von 2-stelligen Nummern, da die Umsatzkonten meistens 3-stellig angelegt werden und so eine bessere Unterscheidung getroffen werden kann.

Für jede Hauptgruppe werden eine Nummer und eine Bezeichnung vergeben. Diese Ordnungsfelder sind Eingabefelder für frei definierbare Ordnungskriterien, die z.B. im Berichtswesen ausgewertet werden können.

Bestätigen Sie per Button [Neu], um den Eintrag in die Liste zu übernehmen. Möchten Sie einen Eintrag löschen, markieren Sie ihn und betätigen den Button [Löschen]. Zum Ändern einer Hauptgruppe führen Sie einen Doppelklick auf dem entsprechenden Eintrag aus, führen die Änderungen durch und bestätigen mit OK.

Ist die Checkbox Nicht auf Umsatzberichten anzeigen für eine der Hauptgruppen aktiviert, so wird die Hauptgruppe auf den Umsatzberichten ausgeblendet (für z.B. Auslagen und durchlaufende Posten).

 


 

Umsatzkonten

Umsatzkonten werden häufig auch Transaktioncodes oder Umsatzposten genannt. Sie sind die Konten, in denen die Umsätze erfasst bzw. gebucht werden.

In der Liste werden alle bereits angelegten Umsatzkonten angezeigt.

Durch Betätigen des Buttons [Neu] kann eine weiteres Umsatzkonto angelegt werden. Durch einen Doppelklick auf einen vorhandene Eintrag wird ebenfalls der Dialog zur Neuanlage und zur Bearbeitung geöffnet. Lesen Sie weiter im folgenden Kapitel.

Budget

Um Ihre geschäftlichen Ziele zu realisieren, ist ein systematisch erfasstes Budget unumgänglich. Hier können Sie Ihre Budgetvorgaben für die unterschiedlichen Umsatzkonten speichern.

Durch Betätigung des Buttons Budget wird die Budgetverwaltung aufgerufen, mittels derer Sie die Budgetvorgaben für die Umsatzkonten pro Monat und auch für Jahre im Voraus eingeben können.

Für jedes Umsatzkonto können Sie das Budget nach Umsatz und nach Anzahl Einheiten für jeden Monat in die entsprechenden Felder eingeben.

Wählen Sie zuerst das  Jahr, für welches Sie die Budgetwerte eingeben möchten. Dann markieren Sie das gewünschte Umsatzkonto durch einfaches Klicken und geben die entsprechenden Werte auf der rechten Seite pro Monat ein. Wichtig ist, die Eingabe durch Betätigung des Buttons Budgetdaten speichern zu beenden.

Der “Umsatzbericht Tag TA”, der standardmäßig beim Tagesabschluss ausgedruckt wird, wertet die eingegebenen Daten so aus, dass er den Umsätzen die anteiligen Budgetwerte (bezogen auf Tag, Monat, Jahr) gegenüberstellt.

 


 

Umsatzkonto Neu/Ändern

Dem Umsatzkonto wird der entsprechende Mehrwertsteuer-Satz zugewiesen, damit bei der Auswertung für die Mehrwertsteuer-Abrechnung die Umsatzsteuern ermittelt werden können.

Feld/Eingabe

Erläuterung

Usatz-Kto.-Nr

Vergeben Sie als erstes eine Umsatzkontonummer, anhand derer die Rechnungen bebucht werden.

Gruppe

Wählen Sie dann aus der Auswahlbox eine Hauptgruppe aus. Jedes Umsatzkonto muss einer Hauptgruppe zugeordnet sein. Lesen Sie mehr dazu im obigen Kapitel "Hauptgruppen".

Bezeichnung

Geben Sie im Feld "Bezeichnung" einen Namen für das Umsatzkonto ein. Dieser wird u.a. auf der Gastrechnung ausgedruckt.

Bezeichnungstext

Soll der Text auf der Gastrechnung von der "internen" Bezeichnung abweichen, kann dieser hier eingegeben werden. Bleibt das Feld leer, wird der Text der Bezeichnung verwendet.

Einzelpreis

Der Eintrag im Feld "Einzelpreis" wird beim Buchen dieses Kontos vorgeschlagen, er kann dort aber überschrieben werden.

MwSt-Satz

In dem Feld "MwSt-Satz" wählen Sie den standardmäßig verwendeten Steuersatz aus. Die Steuersätze werden zuvor unter dem Menüpunkt "Steuern" angelegt.

Hinweis: Im Kapitel "Umstellung des Mwst-Satzes" finden Sie Informationen zur Mehrwertsteuererhöhung 2007!

Reduzierter Satz

Wenn nach einer gewissen Anzahl Tage ein reduzierter Steuersatz verwendet werden soll, kann das an dieser Stelle angegeben werden. Wählen Sie den gewünschten Steuersatz aus der Auswahlbox aus und definieren Sie daneben die Anzahl der Tage.

St 1, St 2, St 3

Die Felder "St1" bis "St3" finden bei Steuerbefreiungen Verwendung. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die protel hotelsoftware GmbH.

G+V Kto

Hier können bei der Anbindung einer Fibu-Schnittstelle die entsprechenden Kontennummern angelegt werden.

KST 1/2

Statistik-Gruppe

Wählen Sie aus der Auswahlbox eine Zuordnung des Umsatzkontos zu der Gruppe "Logos, "F&B" oder "Extras" für statistische Auswertungen in z.B. Berichten aus.

DATEV Kto-Nr.

Im nächsten Feld können Sie zur Information die DATEV-Kto.-Nummer angeben. Sie erleichtert die entsprechende Zuordnung, da sie z.B. auf dem Umsatzreport gedruckt werden kann und dient als Vorbereitung für eine Software-Schnittstelle.

Ordnung 1/2

In die Felder "Ordnung1/2" und "Ordnung 3/4" können Sie frei definierbare Ordnungskriterien eintragen, die dann im Berichtswesen ausgewertet werden können. Außerdem können Sie zum Matching mit angeschlossenen Reservierungssystemen dienen.

Ordnung 3/4

Nur IFC-Konto

Die Checkbox Nur IFC-Konto muss aktiviert sein, wenn dieses Konto nur von Schnittstellen bebucht werden darf. Es erscheint dann nicht in der Liste der Umsatzkonten bei der Verbuchung im Front Office.

Im Internet verfügbar

Aktivieren Sie die Checkbox Im Internet verfügbar ist dieses Umsatzkonto auch über die WBE - sofern installiert - ansprechbar.

Auslage

Die Checkbox Auslage muss aktiviert sein, wenn es sich bei diesem Umsatzkonto um ein Auslagenkonto handelt. Sie können dann in dem Zahlarten-Auswahlbox hinter der Checkbox die Zahlart auswählen, um welche die Kasse gemindert wird, wenn das Umsatzkonto bebucht wird (in den meisten Fällen EUR-Barzahlung).

V-Code

Der V-Code ist Wahl des Verpflegungscodes, der mit diesem Umsatzkonto verknüpft werden soll. Auf diese Weise ist es möglich, Verpflegungslisten zu drucken, die pro Tag die Anzahl Personen und den Verpflegungscode ausgeben.

Als Fixleistung nach TA buchen

Ist die Checkbox Als Fixleistung nach TA buchen aktiviert, wird bei einer Verbuchung nach TA direkt nach dem Tagesabschluss eine Fixleistungsbuchung durchgeführt. Dies kann nützlich sein, wenn man Fixleistungen für den Abreisetag verbuchen will.

Steuerkonto Einstellungen

Findet bei Steuerbefreiung Verwendung. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die protel hotelsoftware GmbH.

Button Package

Mittels dieses Fensters ist es möglich, mehrere Umsatzkonten zu einem neuen Umsatzkonto (= Package) zusammenzufassen.

Beim Anlegen verfährt man zunächst wie bei einem gewöhnlichen Umsatzkonto und vergibt eine Umsatzkonto-Nr., eine Bezeichnung und eine Hauptgruppe. Für die spätere Verbuchung spielt es keine Rolle, welcher Hauptgruppe das Package zugeordnet ist, da im Front Office zwar das Package als Posten zugewiesen wird, die tatsächliche Verbuchung jedoch auf den einzelnen Umsatzkonten durchgeführt und so auch auf dem Umsatzbericht angezeigt wird.

Die übrigen Felder bleiben unberührt, z.B. auch das Feld "Preis", da sich dieser aus der Summe der Einzelpreise ergibt. Danach betätigt man den Button Package, um den Dialog "Package" aufzurufen.

Im oberen Teil dieses Fensters werden alle bisher angelegten Umsatzkonten angezeigt. Markieren Sie nun die Umsatzkonten, die im Package enthalten sein sollen und betätigen zum Abschluss den Button Umsatzkonto in Package aufnehmen. Die im Package enthaltenen Umsatzkonten werden dann im mittleren Fenster angezeigt.

Um eine Leistung aus dem Package zu entfernen, markieren sie die Leistung im mittleren Fenster und betätigen dann den Button Aus Package entfernen.

Wenn Sie eine Buchung aus dem mittleren Fenster doppelt anklicken, wird diese im unteren Teil des Fensters angezeigt. Dort können Sie die Anzahl, den Text oder den Preis der Leistung verändern. Geben Sie also nun bei "Preis" den Wert der Einzelleistung ein. Sinnvoll ist eine Änderung auch dann, wenn der Gesamtpreis des Packages nicht mit der Summe der Einzelpreise übereinstimmt und daher der Package-Preis geändert werden muss. Betätigen Sie zum Speichern der Änderung den Button Änderung übernehmen.

In der untersten Zeile wird der Gesamtpreis des Packages angezeigt. Er kann hier nicht einfach überschrieben werden, sondern ergibt sich aus der Summe der Einzelleistungen.

 


 

Artikel

Artikeldaten

Vergeben Sie pro Artikel eine Artikelnummer. Es empfiehlt sich, diese Artikelnummer 4- oder 5-stellig anzulegen, damit sich Artikel einfach von den Haupt- und Umsatzkonten unterscheiden lassen. Vergeben Sie einen Namen für den Artikel im Feld "Bezeichnung" und legen Sie den Preis in der gewünschten Währung fest.

Wählen Sie aus der Auswahlbox das Umsatzkonto aus, dem der Artikel zugeordnet werden soll. Wenn sie die Checkbox Text des Umsatzkontos buchen aktivieren, wird auf der Rechnung nicht die Artikelbezeichnung sondern der Buchungstext des Umsatzkontos dargestellt.

In die Felder "Ordnung 1-4" können Sie frei definierbare Ordnungskriterien eintragen, die im Berichtswesen ausgewertet werden können.

Bestätigen Sie per Button Neu, um den Eintrag in die Liste zu übernehmen. Zum Ändern eines Artikels markieren Sie den entsprechenden Eintrag, führen die Änderungen durch und bestätigen mit Ändern. Möchten Sie einen Eintrag löschen, markieren Sie ihn und betätigen den Button Löschen.

protel C+B

Bei der Nutzung des Bankett-Moduls können Artikel mit einer Standard-Personenzahl versehen werden. protel berechnet dann nach der Anzahl der eingegebenen Teilnehmer einer Veranstaltung die benötigte Anzahl eines Artikels.

 


 

Währungen

Eine automatische Anlage der Fremdwährung erfolgt nur für die teilnehmenden Staaten der WWU. Die Umstellung auf Triangulation erfolgt entsprechend automatisch.

Die rot dargestellte Währung gibt die lokale Währung an.

Weitere Währungen müssen entsprechend eingegeben werden. Die linke Seite zeigt die bereits angelegten Währungen sollte z.B. der US-Dollar hinzugefügt werden, so erfolgt die Eingabe auf der rechten Seite:

Währungskürzel

Das eingegebene Währungskürzel sollte dem internationalen, 3-stelligen Kürzel entsprechen (USD für US-Dollar, EUR für Euro usw.).

Per Aktivieren der Checkbox Nicht im FO anzeigen können Sie Währungen für das Front Office ausblenden. Diese werden dann grau dargestellt.

Währungseigenschaft

Wird nur für den Euro gültig.

Nachkommastellen (Kleinste Einheit)

Währungen wie z.B. Lira werden ohne Nachkommastellen eingegeben, der Eintrag im Feld "Anzahl Nachkommast." lautet dementsprechend "0".

Bestimmen Sie dann pro Währung die kleinste zu verrechnende Einheit.

Beispiel: In Tschechien ist die kleinste Einheit als Geldwert 0,50 Kronen. Wenn nun Euros in Kronen umgerechnet werden, können sich Beträge wie z.B. 12,78 CZK ergeben. protel rundet dann diesen Betrag entsprechend auf bzw. ab.

Die Checkbox Rechnungsdruck in dieser Währung erlaubt macht es möglich, dass eine Rechnung auch in einer anderen Währung ausgedruckt wird als in EUR.

Wechselkursangabe

In Deutschland (bzw. alle Länder, die an der Währungsunion teilnehmen) müssen die Umrechnungen über den Euro vorgenommen werden, also durch "Triangulation". Für die Länder, deren Währung nicht der Euro ist, können die Umrechnung über Mengennotierung oder Preisnotierung arbeiten. Wählen Sie das Wechselkursmodell durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox.

Wechsel der Buchführungswährung

Diese Funktion wechselt Ihre Buchführungswährung zum Euro. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die protel hotelsoftware GmbH in Dortmund.

Bestätigen Sie per Button Neu, um den Eintrag in die Liste zu übernehmen. Zum Ändern einer Währung markieren Sie den entsprechenden Eintrag, führen die Änderungen durch und bestätigen mit Ändern. Möchten Sie einen Eintrag löschen, markieren Sie ihn und betätigen den Button Löschen.

Per Button WWU Währungen automatisch anlegen können Sie alle Währungen der WWU vom System automatisch anlegen lassen. Diese Funktion ist seit der Euro-Umstellung ohne Bedeutung.

 


 

Hotelkonten

Häufig kommt es vor, dass von der Empfangskasse Ausgaben bezahlt werden müssen, die keiner Gastrechnung zugeordnet werden dürfen/bzw. können, z.B. ein Blumenstrauß für die Empfangshalle, Benzin für den Hotelbus etc.

Um diese Ausgaben buchen zu können und nicht die Belege als Bargeld verwalten zu müssen, definiert man Hotelkonten. Sie können auch dazu benutzt werden, Kassenentnahmen zu buchen, wenn z.B. vor Kassenabschluss ein Teil des Geldes zur Bank gebracht werden soll.

Vergeben Sie neben einer Nummer für das Konto auch eine Bezeichnung. Diese Bezeichnung wird später auf dem Kassenjournal bzw. in allen Buchungsjournalen angezeigt. Wählen Sie dann aus der Auswahlbox aus, um welchen Typ (Ausgabe, Einnahme etc.) es sich handelt.

Fibu

Die Felder in diesem Dialog finden auch bei einer angeschlossenen Fibu-Schnittstelle KEINE VERWENDUNG.
Der Grund: Kassenbuchungen - z.B. rein bare Kassenbuchungen, Kassenentnahmen oder Umbuchungen zwischen verschiedenen Kassen - werden nicht an die FIBU übergeben.

 


 

Zahlarten

Hier werden die Zahlarten definiert. Das System verwaltet alle üblichen Zahlarten: neben Kreditkarten auch Devisen oder unbare Zahlarten.

In dem Dialog erscheinen die bereits angelegten Zahlarten. Durch Klicken des Buttons Neu kann eine weitere Zahlart angelegt werden. Es öffnet sich der Dialog zur Neuanlage und Bearbeitung der Zahlarten. Bereits existierende Einträge öffnen Sie per Doppelklick zur Bearbeitung.

Zahlarten Neu / Ändern

Allgemein

Die Zahlart-Nummer ist für interne Zwecke, sie wird beim Buchen nicht benötigt, da die Bezeichnung angezeigt wird. Diese legen Sie in dem Eingabefeld darunter an.

Wählen Sie dann per Auswahl aus den Auswahlboxen die zugehörige Hauptgruppe (für die Zahlarten sollte eine Hauptgruppe "Zahlungen" angelegt werden, die hier zugewiesen wird), den Typ (entweder "BAR", "CC" (Kreditkarte), "DEBITOR", "DEVISEN" oder "UNBAR") und die Währung der Zahlart. Nur wenn hier die richtige Fremdwährung zugeordnet ist, können Devisen mit dem korrekten Kurs umgerechnet werden.

Kassenabschluss/Debitorenverwaltung

Wenn die Checkbox Bestandsverwaltung im Kassenabschluss aktiviert wurde, erscheint diese Zahlart auf dem Kassenbericht und es wird ein Bestand dafür verwaltet.

Ist die Checkbox Keine Buchung in Debitorenverwaltung aktiviert, wird diese Zahlart wird nicht in die Debitorenverwaltung gebucht. Soll diese Zahlart in die Debitorenverwaltung gebucht werden, aktivieren Sie die Checkbox Buchung in Debverwaltung. In der Gästekartei ist es dann möglich, ein Kreditlimit oder ein Debitoren-Kreditlimit anzugeben. In der darunter befindlichen Auswahlbox kann die Buchung in die Debitorenverwaltung für das hinterlegte Kreditlimit definiert werden.

FIBU-Schnittstelle

bei Anschluss einer Finanzbuchhaltung sind hier die entsprechenden Eingaben zu machen

Sonderfelder (optional)

Alle nachfolgenden Felder können bei Bedarf gefüllt werden.

Statistik-Gruppe

Diese Funktion ist im Moment noch nicht aktiviert (Stand August 2006).

DATEV-Konto-Nr.

Dient zur informativen Angabe der optionalen DATEV-Kto.-Nr., die die die entsprechende Zuordnung erleichtert, da sie z.B. auf Zahlartenberichten gedruckt werden kann. Desweiteren kann sie als Vorbereitung für eine Software-Schnittstelle dienen.

Ordnung 1/2/3/4

Diese Felder sind Eingabefelder für frei definierbare Ordnungskriterien, die z.B. im Berichtswesen ausgewertet werden können.

Komm. (Sorten) %

Hier können Sie den Prozentsatz angeben, der standardmäßig beim Scheck/Devisenwechsel als Provision vorgeschlagen wird.

CC-Prüfcode

Hier können Sie den verschiedenen Kreditkarten einen Prüfcode zuordnen. Mit Zuordnung des Codes werden Kreditkartennummern auf Plausibilität geprüft. Bei Euro/Mastercard sollte hier also "MASTER" zugeordnet werden, bei American Express "AMEXCO". Da protel Kreditkartentypen anhand der Nummer unterscheiden kann und die Nummer auf Eingabefehler prüfen kann, wird das versehentliche Buchen einer falschen Zahlart vermieden. Sollte für einen Kreditkartentyp kein Prüfverfahren zur Verfügung stehen, so kann der Prüfcode "Other" (MOD10 TEST) aktiviert werden, der eine Prüfsumme der Kreditkartennummer testet und für alle Kreditkarten gilt.

EFT-Interface

Dieses Feld wird für spezielle Schnittstellen zu Kreditkartenlesegeräten verwendet.

Deposit-MwSt

Für die Depositrechnung können hier Zahlarten mit Steuersatz hinterlegt werden. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die protel hotelsoftware GmbH.

Resstatus bei Deposit

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die protel hotelsoftware GmbH.

Sichtbarkeit

Wählen Sie durch Aktivieren der Checkboxen folgende Optionen zur Sichtbarkeit der Zahlart:

Im Internet anzeigen

Aktiviert die Anzeige der Zahlart in der protel Web Booking Engine.

Nicht als Ausbuchungszahlart anzeigen (DebV)

Ist diese Checkbox aktiviert, können Debitoren nicht mit dieser Zahlart ausgebucht werden.

Nicht auf Rechnung anzeigen

Wird beim Check Out diese Zahlart verwendet, wird diese nicht auf der Rechnung angezeigt/gedruckt, wenn diese Checkbox aktiviert ist.

Nicht im FO anzeigen

Deaktiviert die Anzeige der Zahlart für das Front Office.