Bankett Räume

Stammdaten Bankett Bankett Räume

Über diesen Menüpunkt werden die Tagungs- und Banketträume angelegt.

Geben Sie die Informationen zu dem Raum auf der rechten Seite in die Eingabefelder ein:

Raum	Name des Raumes
Gruppe	Um bestimmte Auswertungen zu erhalten, kann eine interne Gruppierung der Räume vorgenommen werden.
Ordnung 1	Soll die Darstellung der angelegten Räume in einer anderen Reihenfolge als der eingegebenen im Bankettplan angezeigt werden, kann dies über diese Sortierfunktion gesteuert werden. Vergeben Sie aufsteigende Nummern, um die Reihenfolge der Räume festzulegen.
HQ Ref	Referenzierungsnummer zum HQ (nur bei HQ-Installationen)
Hotelzimmer	Soll eine bestimmte Zuordnung von Telefonnebenstellen an diesen Raum erfolgen, so kann ein "Hotelzimmer" zugeordnet werden. Dieses Hotelzimmer kann ein hotelinternes Konto sein, das über protel in der Hotelzimmer-Konfiguration angelegt ist. Diese Zimmer müssen einer separaten Kategorie angehören, welche weder im Zimmerplan noch im Kategorienspiegel sichtbar sein dürfen, da keine regulären Buchungen auf diesem Zimmer erfolgen dürfen. Die interne Zimmernummer kann für Buchungen aus der Kasse dienen. Bei zugeordneten Nebenstellen werden Telefonate direkt auf das entsprechende Konto verbucht.
Umsatzkonto	Hiermit kann eine sofortige Verbuchung von Umsätzen für die Raummiete erfolgen. Sobald eine Veranstaltung auf einen Raum gebucht wird, dem ein Umsatzkonto hinterlegt wurde, wird die Raummiete unter "Leistungen" verbucht. Eine endgültige Umsatzbuchung findet dann mit der Erstellung einer Rechnung statt.
Artikel	Soll der Raum als Artikel geführt werden, aktivieren Sie diese Checkbox. Die Auswahlbox "Umsatzkonto" wird zur Auswahlbox "Artikel", aus der Sie die Artikelnummer auswählen können.
Splittabelle	Da nicht zwangsläufig für jeden Raum die gleiche Raummiete verlangt wird, kann mit Splittabellen gearbeitet werden. Somit entfällt ebenfalls das Anlegen von Umsatzkonten pro Raum.
Raumname als Buchungstext	Wird hier ein Haken gesetzt, erscheint der Raumname als Buchungstext. Andernfalls erscheint als Buchungstext die Bezeichnung des Umsatzkontos.

Über den Button Foto können Sie zu jedem Raum ein Foto hinterlegen. Bei Betätigung des Buttons öffnet sich der Dialog zur Auswahl. Nutzbar sind alle gängigen Grafikformate wie .bmp, .gif, .jpg oder .png.

Zusätzlich zu den Fotos können Raumpläne hinterlegt werden. Diese werden mit dem externen Programm "Visio", welches installiert sein muss, angelegt. Über den Button Raumplan wird das Programm gestartet und Sie können einen Raumplan erstellen. Besteht schon ein Raumplan, können Sie ihn über diesen Button aufrufen und verändern. Über den Button Ramplan löschen löschen Sie die Zuordnung des Planes zu dem Raum. Der Raumplan bleibt im protel-Verzeichnis "Visio" erhalten.

Haben Sie nun alle Informationen zu dem Raum eingegeben, betätigen Sie den Button Neu. Der Raum wird in die Raumliste auf der linken Seite übernommen. Möchten Sie Informationen zu einem bestehenden Raum ändern, markieren Sie den Raum in der Liste, geben die Änderungen in den Feldern rechts ein und betätigen den Button Ändern. Über den Button Löschen löschen Sie einen bestehenden Raum. Existieren allerdings Reservierungen in der Vergangenheit oder Zukunft für diesen Raum, ist ein Löschen nicht möglich.

Über den Button Erweitert können Sie noch weitere Informationen zu den einzelnen Räumen eingeben. Markieren Sie den entsprechenden Raum in der Liste und betätigen Sie den Button. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie festlegen können, für wie viele Personen mit welcher Bestuhlung der Raum vergeben werden kann, oder Raumpläne der einzelnen Bestuhlungsarten ablegen können. Lesen Sie weiter im Kapitel "Erweiterte Unterteilung".

Banketträume können in verschiedene kleinere Räume unterteilt werden, die dann auch einzeln vergeben werden können. Eine Unterteilung eines Raums in mehrere Unterräume führen Sie über den Button Unterteilungen durch. Lesen Sie weiter im Kapitel "Unterteilung der Räume".

Erweiterte Unterteilung

Über diesen Button werden dem Raum zusätzlich Informationen zu Bestuhlungsarten und Setupzeiten zugewiesen.

Geben Sie im unteren Bereich eine Bezeichnung für die Bestuhlungsart ein und wählen Sie aus der Auswahlbox ein Setup aus, welches vorher ebenfalls in den Stammdaten angelegt worden sein muss. Bestimmen Sie dann, für wie viele Teilnehmer dieser Aufbau maximal nutzbar ist und schätzen Sie die Zeiten zum Auf- und Abbauen der Bestuhlung. Im Feld "Bemerkung" können Sie optional Zusatzinfos zum eingegebenen Detail anlegen. Die eingegebene Bemerkung kann in die Banketttexte sowie die Berichte übernommen werden.

Sie haben hier die Möglichkeit, zu den Bestuhlungsarten zusätzliche Raumpläne zu hinterlegen. Über den Button Start Raumplan wird das Programm "Visio" gestartet und Sie können einen Raumplan anlegen. Besteht schon ein Raumplan, können Sie ihn über diesen Button aufrufen und verändern. Über den Button Raumplan löschen löschen Sie die Zuordnung des Planes zu dem Raum. Der Raumplan bleibt im protel-Verzeichnis "Visio" erhalten.

Nach Eingabe der Informationen können Sie die Bestuhlungsmöglichkeit über den Button Hinzufügen in die Liste übernehmen. Sollen Eingaben für einen bestehenden Eintrag geändert werden, so werden durch Markieren des Eintrages die Daten in die Eingabefelder übernommen. Die Einträge können geändert und über den Button Ändern wieder in die Liste übernommen werden. Der Button Löschen löscht einen zuvor markierten Eintrag aus der Liste.

Unterteilung der Räume

Mit Hilfe dieser Funktion können Räume geteilt werden. Wird z.B. das Restaurant als Raum angelegt, können in der Unterteilung die einzelnen Tische zugewiesen werden. Oder wenn ein Raum mit Trennwänden geteilt werden und damit auch getrennt vergeben werden kann, kann mit Hilfe dieser Unterteilung die Anlage von Unterräumen vorgenommen werden.

Der erscheinende Dialog entspricht dem Dialog "Banketträume". Es ist hier allerdings nicht möglich, eine weitere Unterteilung vorzunehmen oder einen Raumplan zuzuordnen. Geben Sie rechts die Daten zu dem Unterraum ein und betätigen Sie den Button Raum hinzufügen.

Der Raum, dem Unterräume zugeordnet wurden, wird in der Bankettraumansicht in den Stammdaten rot gekennzeichnet.