Bedienerverwaltung

Stammdaten Manager Bedienerverwaltung

Um im protel HMS mit der Bedienerverwaltung arbeiten zu können, muss eine Bedienergruppe mit mindestens einem Benutzer angelegt sein, der berechtigt ist, diesen Menüpunkt bearbeiten zu dürfen.

Funktionen, die von einer bestimmten Bedienergruppe nicht genutzt werden dürfen, müssen in der Bedienerverwaltung entzogen werden.

Zuerst legt man die Bedienergruppen an. Beispiele für Bedienergruppen sind: "Front Office", "Manager", "Hausdame", "Azubis" etc.

Geben Sie der Gruppe einen Name ein und selektieren Sie aus der Auswahlbox einen Gruppentyp. Standardmäßig gibt es nur den Typ "Front Office", der zusätzlich angebotene Typ "Sales" kann nur in Hotels genutzt werden, die über das protel Sales und Marketing-Modul verfügen.

Betätigen Sie dann den Button Neue Gruppe, um den Eintrag in die Liste zu übernehmen. Möchten Sie eine bereits angelegte Gruppe ändern. markieren Sie sie, führen die Änderungen durch und betätigen den Button Ändern. Zum Löschen markieren Sie eine Gruppe und betätigen den Button Löschen.

Die neu angelegten Bedienergruppen haben grundsätzlich Zugriff auf alle Funktionen in protel. Durch Betätigen des Buttons Gruppenrechte ändern öffnen Sie einen Dialog, in dem Sie den Gruppen Rechte entziehen und wieder zuteilen können.

In der linken Liste des Dialogs sehen Sie alle erlaubten Funktionen, in der rechten alle für diese Gruppe verbotenen. Sie können Rechte per Drag and Drop zuteilen bzw. entziehen oder über die Buttons ->Verbieten und -> Erlauben. Markieren Sie dazu die Rechte und betätigen dann einen der Buttons. Die Buttons Alle und Keine markieren bzw. demarkieren alle Einträge.

Sie können die bestehenden Rechte einer Bedienergruppe durch die einer anderen Bedienergruppe ersetzen. Wählen Sie hierfür die Bedienergruppe, deren Rechte Sie übernehmen wollen, in der Auswahlbox unten rechts aus und betätigen anschließend auf den Button Ersetzen durch Rechte von Gruppe. Nach Zuteilung der Gruppenrechte können Sie nun der Gruppe Bediener zuweisen.

Die Bediener werden ähnlich wie die Gruppen angelegt.

Markieren Sie eine Gruppe, der der neue Bediener zugeordnet werden soll, und geben den Namen und bei Bedarf die Initialen des Bedieners ein. Die Felder "Abteilung", "Ord1" und "Email Adresse" sind ebenfalls optionale Felder. Für die Initialen und die Abteilung des Bedieners gibt es Ersetzungscodes, durch die die Angaben z.B. auf Rechnungen oder Bestätigungen erscheinen können.

Vergeben Sie nun ein Passwort für den Bediener und wiederholen Sie das Passwort in dem zweiten Eingabefeld. Das Passwort kann alle Buchstaben und Zeichen enthalten, die über die Tastatur einzugeben sind (auch Leerzeichen). Groß- und Kleinschreibung wird unterschieden. Das Passwort sollte nicht zu lang sein, damit es bei der täglichen Arbeit mit protel nicht behindert.

Durch Aktivieren der Checkbox muss Kennwort ändern alle und einer Eingabe einer entsprechenden Tagesanzahl, wird der Bediener gezwungen, sein Passwort nach Ablauf der Frist zu wechseln. Wenn Sie festlegen möchten, dass der Bediener nur eine bestimmte Kasse bebuchen darf, können Sie ihm hier durch Aktivieren der Checkbox Kasse anmelden Nr. und der Auswahl der entsprechenden Kasse eine bestimmte Kasse zuweisen,.

Ebenso können Sie hier per Aktivieren der Checkbox Darf Preisverfügbarkeit übersteuern dem Bediener das Recht zuteilen, entgegen den festgelegten Preisverfügbarkeiten Reservierungen durchzuführen. Benutzer, die dieses Recht besitzen, können durch die Preisverfügbarkeit sonst ausgeblendete Preistypen auswählen.

Bei MPE-Lösungen wird jedem Bediener ein Standardhotel per Selektion aus der Auswahlbox zugewiesen.

Betätigen Sie dann den Button Neuer Bediener, um den Namen in die Liste der Bediener zu übernehmen. Ändern kann man den Namen eines Bedieners, indem man ihn zuerst markiert, den neuen Namen und das Passwort eingibt und dann den Button Ändern betätigt. Gelöscht wird ein Bediener, indem man den Bediener markiert und dann den Button Löschen betätigt.

Handelt es sich um einen Sales-Mitarbeiter, dem noch Kontakte oder Termine im protel Sales und Marketing-Modul zugewiesen sind, kann dieser erst gelöscht werden, wenn mit Hilfe des Button Übertragen Kontakte und Termine einem anderen Sales-Mitarbeiter zugewiesen wurden.

Sie können in diesem Dialog global für alle Bediener die Kennwortbedingungen festlegen. Bestimmen Sie durch Eingabe einer Zahl die minimale Kennwortlänge und legen Sie einen Zeitraum fest, in dem ein Kennwort nicht wiederholt werden darf (gesperrt ist).