Reservierung
GästekarteicodesStammdaten Reservierung
Gästekarteicodes
Alle Codes, die hier hinterlegt werden, können Sie der Gästekartei zuordnen. Diese zugeordneten Codes bleiben dann immer dem Gast zugewiesen und dienen z.B. der Selektion von Adressen für einen Serienbrief.
Hier werden die Anrede-Codes definiert, die in der Gästekartei je nach Auswahl der Sprache eingetragen werden können.
Standardmäßig werden die Anreden in deutscher Sprache angezeigt. Um Anreden für andere Sprachen zu definieren, geht man wie folgt vor:
Wählen sie aus der Auswahlbox die Sprache aus, für welches Sie die Anreden
eingeben/ändern möchte und füllen Sie dann entsprechend die Felder "Anrede",
"Pers.- Anrede" und "Titel". Durch das Feld "Ordnung"
können Sie die Reihenfolge festlegen, in der die Einträge in der Auswahlbox
in der Gästekartei angezeigt werden sollen. Durch Aktivieren der Checkboxen
mit Nachname,
mit Vorname
oder ohne
Zusatz bestimmen Sie, ob und wenn welcher Teil des Namens in der
Anrede verwendet werden soll. Zum Abschluss betätigt man den Button .
Auf diese Art und Weise legt man alle benötigten Anreden für alle gewünschten Sprachen an.
Ändern können Sie angelegte Einträge, indem Sie diese markieren und anschließend entsprechend ändern. Bestätigen Sie per Button . Analog dazu können nicht mehr benötigte Anreden gelöscht werden: Markieren Sie die zu löschende Anrede und betätigen Sie den Button .
Hier werden die Sprachencodes definiert. Diese werden in der Gästekartei und in den Stammdaten überall dort, wo sprachabhängige Texte hinterlegt werden können, benötigt.
Um neue Sprachen zu definieren, geben Sie im Feld "Sprache"
die gewünschte Sprache ein und vergeben eine interne fortlaufende Nummer.
Durch Aktivieren der Checkbox Standardsprache
wird festgelegt, welche Sprache zugrunde gelegt werden soll, wenn in der
Kartei eines Gastes keine Sprache angegeben worden ist. Wählen Sie aus
der Auswahlbox einen dem Land entsprechendem ISO Code aus. Bestätigen
Sie dann per Button .
Auf diese Art und Weise legt man alle gewünschten Sprachen an.
Ändern können Sie angelegte Einträge, indem Sie diese markieren und anschließend entsprechend ändern. Bestätigen Sie per Button . Analog dazu können nicht mehr benötigte Sprachencodes gelöscht werden: Markieren Sie den zu löschenden Code und betätigen Sie den Button .
Bitte beachten Sie, dass die Hinterlegung der ISO Codes der einzelnen Sprachen sehr wichtig ist, wenn z.B. der Map Point Routenplaner zum Einsatz kommt. Nur durch die Hinterlegung der ISO Codes können die Adressen in verschiedenen Ländern gefunden werden.
Alle aktuell gültigen ISO Codes finden Sie auch unter http://www.mathguide.de/projekt/doku/landcode.html
Die Nationalitäten-Codes werden benötigt, um die vom “Statistischen Bundesamt” geforderte monatlich zu erstellende Statistik errechnen zu können. In der Datei PROTEL.INI kann festgelegt werden, welcher Nationalität die Gäste zugeordnet werden sollen, bei denen in der Gästekartei keine Nationalität eingetragen ist.
Geben Sie eine Abkürzung und eine Bezeichnung für das Land in die Felder "Abkürzung" und "Land" ein. Wenn Sie mehrere Länder z.B. für Berichte zu Gruppen zusammenfassen wollen, können Sie im Feld "Gruppe" ein identisches Gruppenkennzeichen vergeben. Die "Statistik-Nr." wird Statistischen Bundesamt vorgegeben. Über das Feld "Sortierung" können Sie die Reihenfolge der Einträge in der Auswahlbox im Front Office bestimmen, indem Sie aufsteigende Nummern vergeben. Tragen Sie den Länder-ISO-Code in das entsprechende Feld ein und - bei Bedarf - im Feld "Zus." eine kurze Zusatzinformation. Das Feld "Staat" kann optional genutzt werden, um weitere Informationen abzulegen.
Wichtig ist hier zusätzlich, dass man den Nationalitäten unterschiedliche Briefköpfe zuordnen kann. Das ist wichtig in den Fällen, wenn sich die Adress-Formate vom deutschen unterscheiden (z.B. englisch: PLZ nach Ort). Unterstützt werden im Moment das deutsche, das englische und das "gewöhnliche” europäische Format sowie das österreichische und das Adressformat der USA (geprüft werden kann das Format z.B. in der Gästekartei mittels des Buttons ). Wählen Sie den entsprechenden Briefkopf durch Aktivieren der Checkbox aus und wählen Sie dann aus der Auswahlbox "Sprache" eine Sprache für alle sprachabhängigen Texte aus.
Wenn Sie die Checkbox Nicht
im Front Office anzeigen aktivieren, ist dieser Nationalitätencode
im Front Office nicht mehr verfügbar. Durch Aktivieren der Checkbox Im Internet
verfügbar erscheint diese Option in der Web Booking Engine, sofern
sie installiert ist.
Bestätigen Sie nach Tätigen der Eingaben mit dem Button . Ändern können Sie angelegte Einträge, indem Sie diese markieren und anschließend entsprechend ändern. Bestätigen Sie dann per Button . Analog dazu können nicht mehr benötigte Nationalitätencodes gelöscht werden: Markieren Sie den zu löschenden Code und betätigen Sie den Button .
Regionen
Per Doppelklick auf einen Eintrag wird ein Dialog aufgerufen, in dem Sie Regionen für ein Land angeben können. Diese detaillierte Auskunft kann z.B. zu Marketingzwecken genutzt werden.
Die Felder entsprechen weitesgehend den Feldern zur Eingabe der Nationalitäten. Auch die Bearbeitung erfolgt wie oben beschrieben.
Hier können verschiedene Typen von Gastadressen angelegt werden. In einer Gästekartei können mehrere Adressen hinterlegt werden. So kann z.B. die Hauptadresse als Postfachanschrift, die 2. Adresse, die hier hinterlegt wird, für die Hausanschrift (Straße) genutzt werden. Für die allgemeine Korrespondenz wird die Hauptadresse verwendet. Alle weiteren Adresstypen werden zur Information abgespeichert.
Vergeben Sie eine Abkürzung und einen Langtext für die Adresse. Wenn Sie verschiedene Adresstypen für z.B. Berichte zu Gruppen zusammenfassen wollen, können Sie im Feld "Gruppe" ein gemeinsames Gruppenkennzeichen vergeben. Über das Feld "Sortierung" legen Sie die Reihenfolge der Einträge im Front Office fest, indem Sie aufsteigende Nummern vergeben.
Die Auswahlbox "Outlook" ist wichtig, wenn Sie Ihre Adressen mit Outlook synchronisieren wollen. Outlook gibt die Typen "Business Address", "Home Address" und "Other Address" vor. Wählen Sie Kategorie aus, mit der der angelegter Adresstyp abgeglichen werden soll.
Wenn Sie die Checkbox Nicht
im Front Office anzeigen aktivieren, ist dieser Adresstyp im Front
Office nicht mehr verfügbar. Durch Aktivieren der Checkbox
Im Internet verfügbar erscheint diese Option
in der Web Booking Engine, sofern sie installiert ist.
Bestätigen Sie nach Tätigen der Eingaben mit dem Button . Ändern können Sie angelegte Einträge, indem Sie diese markieren und anschließend entsprechend ändern. Bestätigen Sie dann per Button . Analog dazu können nicht mehr benötigte Adresstypen gelöscht werden: Markieren Sie den zu löschenden Eintrag und betätigen Sie den Button .
Hier kann der Familienstand wie z.B. "ledig" oder "verheiratet" angelegt werden, der in der Gästekartei zugewiesen wird.
Die Anlage und Bearbeitung der einzelnen Familienstandseinträge funktionieren analog zur Anlage und Bearbeitung der Gastadress-Typen.
Die Kommunikationsarten werden im Reiter "Adresse" der Gästekartei in der Baumansicht dargestellt. Sie können so viele unterschiedliche Felder für z.B. Telefonnummern oder Email-Adressen anlegen, wie Sie benötigen.
Die Anlage und Bearbeitung der einzelnen Kommunikationsarten funktioniert analog zur Anlage und Bearbeitung der Gastadress-Typen.
Hinweis: Diese Funktion ist zurzeit noch nicht aktiviert! (Stand August 2006)
Die hier hinterlegten Berufe können der Gästekartei im Reiter "Pers. Daten" zugeordnet werden.
Die Anlage und Bearbeitung der einzelnen Berufe funktioniert analog zur Anlage und Bearbeitung der Gastadress-Typen.
Die hier hinterlegten Dokumententypen können der Gästekartei im Reiter "Pers. Daten" zugeordnet werden. Diese können z.B. sein: Personalausweis, Reisepass, Führerschein, Visum etc.
Die Anlage und Bearbeitung der einzelnen Dokumententypen funktioniert analog zur Anlage und Bearbeitung der Gastadress-Typen.
Falls Sie für alle Familienmitglieder eigene Gästekarteien pflegen wollen, können Sie mit Hilfe der Familienbeziehungen die einzelnen Karteien miteinander verknüpfen.
Das protel Team kann eine Änderung der Konfiguration vornehmen, die Auswirkung hat den Reiter "Familie" in der Gästekartei. Dort können Sie dann andere Karteien mit der Ausgangskartei verknüpfen. Die Familienbeziehungstypen, die zur Auswahl stehen sollen, werden an dieser Stelle definiert.
Nähere Informationen zur Handhabung von verknüpften Karteien erhalten Sie bei der protel hotelsoftware GmbH in Dortmund.
Die Anlage und Bearbeitung der einzelnen Familientypen funktioniert analog zur Anlage und Bearbeitung der Gastadress-Typen.
Die hier hinterlegten Gastwünsche können in der Gästekartei in dem Reiter "Wünsche" zugeordnet werden.
Die Anlage und Bearbeitung der einzelnen Gastwünsche funktioniert analog zur Anlage und Bearbeitung der Gastadress-Typen.
Als Member Card Typen können Sie Codes für bestimmte externe Rabatt-, oder Prämienaktionen anlegen, für die der Gast eine eigene Kundenkarte erhält. Sie werden in der Gästekartei zugeordnet über den Reiter "Pers. Daten".
Die Anlage und Bearbeitung der einzelnen Member Cards funktioniert analog zur Anlage und Bearbeitung der Gastadress-Typen.
Hier werden die Marketingcodes definiert. Diese werden bei Bedarf in der Gästekartei eingetragen, um so z.B. zu erfassen, welchen Ursprung die Gastadresse hat (z. B. Homepage). Außerdem kann dieses Feld als Filter in der Funktion "Datenexport/Seriendruck" zu Mailingzwecken benutzt werden (exportiere alle Gäste, die den Marketingcode x haben).
Die Anlage und Bearbeitung der einzelnen Marketingcodes funktioniert analog zur Anlage und Bearbeitung der Gastadress-Typen. Die "Nr." ist eine interne Nummer und sollte fortlaufend vergeben werden.
Hier werden die VIP-Stati definiert. Anhand dieser VIP-Stati können die Gäste / Firmen / Reisebüros etc. in bestimmte Gruppen eingeteilt werden. Das ist u.a. für verschiedene Reports und Statistiken wie auch für die Weiterverarbeitung im Bereich der Mailingfunktionen sinnvoll.
Geben Sie eine Abkürzung und eine Bezeichnung in die dafür vorgesehenen Felder ein.
Durch Aktivieren der Checkbox Reservierungserinnerung kann für diesen VIP-Code
ein Erinnerungstext hinterlegt werden, wie in unserem Beispiel "Bitte
Rücksprache mit Chef". In diesem Fall ist eine Reservierung für diesen
Gast möglich, es erscheint bei der Reservierungseingabe dieser hier hinterlegte
Text.
Soll eine Reservierung eines Gastes mit einem bestimmten VIP-Code nicht
möglich sein, aktivieren Sie bitte die Checkbox
Reservierung nicht
erlaubt.
Bestätigen Sie nach Tätigen der Eingaben mit dem Button . Ändern können Sie angelegte Einträge, indem Sie diese markieren und anschließend entsprechend ändern. Bestätigen Sie dann per Button . Analog dazu können nicht mehr benötigte VIP-Codes gelöscht werden: Markieren Sie den zu löschenden Code und betätigen Sie den Button .
Reihenfolge der Anzeige der VIP Codes kann nun angepasst werden. Tragen Sie die gewünschte Sortierungsnummer im Feld ein. Ändern Sie die Reihenfolge der Einträge in der Liste durch Klick auf den Spaltentitel .
Diese Preiscodes werden für eine spezielle Kassenschnittstelle verwendet. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die protel hotelsoftware GmbH.