Büro Telefonbuch
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Im Telefonbuch können allgemeine Telefonnummern, Adressen und auch zugehörige Dokumente gespeichert werden.
Wählen Sie eine Kategorie aus der Auswahlbox aus oder lassen Sie sich alle Einträge aller Kategorien anzeigen.
Bei MPE-Installationen kann über die Auswahlbox "Hotel" ein beliebiges Hotel ausgewählt bzw. die Eintrage aller Hotels angezeigt werden.
Mit Hilfe des Filters können Sie die Liste nach bestimmten Wörtern durchsuchen. Geben Sie das Wort ein und klicken Sie anschließend in den Listenbereich. Es erscheinen dann nur noch die Einträge, die der Suche entsprechen. Sie können sich jederzeit wieder alle Einträge anzeigen lassen, indem Sie den Button [ betätigen.
Die Details zu einem Eintrag erhalten Sie im rechten Fenster durch Markieren des gewünschten Eintrags in der Liste.
Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button [.
Name und Telefon: Hier können der Name und die Telefonnummer eingetragen werden.
Kategorie: Wählen Sie aus der Auswahlbox die Kategorie aus, welcher der Eintrag zugeordnet werden soll.
Hotel: Wählen Sie das Hotel, in dem der Eintrag sichtbar sein soll (nur MPE). Wie Sie eine neue Kategorie anlegen, wird im folgenden Kapitel beschrieben.
Details: Im Feld "Details" können Sie weitere Informationen wie Adresse, Faxnummer etc. hinterlegen.
Lokal (ab Version 2013.17.000): Hier haben Sie die Möglichkeit, Text in einer lokalen Landessprache mit abweichendem Zeichencode (z. B. Arabisch) zu hinterlegen. Mehr zu lokalen Textfelder erfahren Sie hier: Tipps und Tricks > Lokale Textfelder.
Dokument: Sie können eine zu dem Kontakt gehörende Datei hinterlegen. Dafür wählen Sie über den Button 
im Bereich "Dokument" das jeweilige Dokument aus. Damit alle User dieses Dokument von jeder Arbeitsstation aus aufrufen können, sollten Sie dieses im Ordner "Scanner" im protel-Verzeichnis abspeichern. Nachdem Sie das Dokument ausgewählt haben, setzen Sie ein Häkchen in der Checkbox 
Kopieren in zentrale Ablage. Somit wird das Dokument auch im protel-Verzeichnis unter "Infobook" abgespeichert. Über den Button kann die angehängte Datei geöffnet werden, über entsprechend entfernt werden.
Wurde ein Textdokument hinterlegt, wird der Eintrag in der Auflistung durch ein Fähnchen 
gekennzeichnet. Wurde ein Bild hinterlegt, erscheint das Symbol 
.
URL: Möchten Sie eine Internet-Adresse zu dem Eintrag angeben, hinterlegen Sie diese im Feld "URL".
Tabelle zur Anzeige benutzerdefinierter Felder (ab Version 2013.17.000):
In der Tabelle unten im Dialog werden Ihnen speziell für das Telefonbuch angelegte benutzerdefinierte Felder angezeigt. Zu sehen sind UDFs, die in den Stammdaten als UDF-Typ 5500 angelegt wurden. Auch hier wird Unicode-Text unterstützt, wenn das Feld in den Stammdaten entsprechend angelegt wurde (Stammdaten > Reservierung > Benutzerdefinierte Felder und Codes > Benutzerdefinierte Felder > Datentyp).
Neue Kategorien werden über den Button im oberen Bereich des Dialogs angelegt (direkt neben der Aufklappbox für die Kategorien):
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die Bezeichnung, die Abkürzung und die Gruppenzugehörigkeit festlegen. Über den Eintrag im Feld "Sortierung" bestimmen Sie die Reihenfolge der Einträge:
Nicht im FO anzeigen: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, sind die Einträge dieser Kategorie der Abteilung Front Office nicht zugänglich.
Im Internet verfügbar: Durch Aktivieren dieser Checkbox werden die Einträge der Kategorie auch über die WBE (Web Booking Engine) - falls installiert - sichtbar.
Per Button legen Sie die Kategorie an, sie erscheint links in der Liste.
Vorhandene Einträge können Sie per Button bearbeiten: Markieren Sie den zu ändernden Eintrag, führen Sie die Änderungen in den Feldern durch und betätigen Sie den Button.
Per Button entfernen Sie angelegte Kategorien.