Gästekartei Datenexport/Seriendruck
Datenexport/Seriendruck |
Front Office Gästekartei Datenexport/Seriendruck
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Zur Serienbrieferstellung oder zum Versenden von Sammel-Mails können Sie in protel auf die Adressbestände Ihrer Gästekarteien zurückgreifen und diese in Form einer Steuerdatei exportieren. Alternativ können Serienbriefe auch über die interne Textverarbeitung des protel HMS erzeugt werden.
Der Mailingassistent führt durch die einzelnen Bereiche des Exports. Durch Setzen bzw. Abwählen der Häkchen vor den jeweiligen Ankreuzfeldern bestimmen Sie, auf welche Adressen unter welchen Bedingungen zugegriffen werden soll.
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Art der Kartei |
Auswahl des Gästekartei-Typen |
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Weitere Filter |
s. u. |
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Land und PLZ Bereich |
Eingabe des Landes, der Region, der Sprache (z.B. alle Gäste, denen in der Kartei "Englisch" als Sprache zugeteilt wurde) |
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Letzter Aufenthalt |
Mit einem Haken in der Checkbox |
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Vollständigkeit |
Wenn z.B. ein Serienbrief per Post verschickt werden soll, sollte die Adresse vollständig sein. Aktivieren Sie dann die entsprechende Checkbox. Entsprechend ist bei Serienbriefen per Email oder Fax zu verfahren. |
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Im Zeitraum |
Bezieht sich auf die Auswahl der Aufenthalte und des Umsatzes. Hier wird der Zeitraum eingetragen, in dem eine bestimmte Mindestanzahl von Aufenthalten oder Nächten oder ein Mindestumsatz geleistet wurde. Der Gast muss im angegebenen Zeitraum im Haus gewesen sein. |
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Hier wird die Anzahl der Aufenthalte eingetragen, die mindestens geleistet sein müssen, um in das Mailing aufgenommen zu werden. |
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Eingabe der Anzahl der Nächte, die mindestens geleistet sein muss. |
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Eingabe der Höhe des Umsatzes, der mindestens geleistet sein muss. |
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Mit dem Aktivieren dieser Checkbox kann in dem Bemerkungsfeld der Gästekartei nach Begriffen gesucht werden. |
Zu beachten ist: Je mehr Einschränkungen vorgenommen werden, desto weniger Karteien werden ausgewählt. Die Auswahl ist als "UND"-Bedingung zu sehen, das heißt alle Bedingungen müssen erfüllt sein (PLZ-Bereich 4000 und mind. Umsatz 2000.- EUR und mind. 3 Nächte).
Innerhalb welchen Zeitraums soll der letzte Aufenthalt des Gastes fallen?
Sollen nur Gäste in das Mailing aufgenommen werden, deren Kartei in einem bestimmten Zeitraum neu angelegt wurde (z. B. nur Neukunden)?
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Übernehmen Sie nur Gäste mit vollständiger Anschrift Übernehmen Sie nur Gäste mit eingetragener Fax-Nr. Übernehmen Sie nur Gäste mit hinterlegter E-Mail-Adresse. |
Über den Button [ gelangen Sie in das nächste Fenster.
Hier gibt es weitere Möglichkeiten zur Selektion:
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Persönliche Anrede |
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Geburtstag Gäste, die in einem bestimmten Zeitraum Geburtstag haben: Gäste, die in einem bestimmten Zeitraum das gewünschte Alter erreicht haben: |
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Familie Ob Familienmitglieder berücksichtigt werden sollen, wird durch die Aktivierung der Checkbox im unteren Teil entschieden. |
Mit [ gelangen Sie in Fenster 3.
Hier kann entschieden werden, ob Gäste mit einem bestimmten Marketing- oder VIP-Code in dem Serienbrief aufgenommen werden sollen.
Durch Markieren des Codes wird dieser als Auswahlkriterium berücksichtigt. Durch Aktivieren der Checkbox kann eine "UND"- bzw. "ODER"-Abfrage gestartet werden.
Beispiel:
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UND-Abfrage
Alle Gäste mit dem Marketingcode "Mailing" und "Süddeutsche" – es werden nur Gäste ausgewählt, die beide Marketingcodes haben. |
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ODER-Abfrage
Alle Gäste mit dem Marketingcode "Mailing" oder "Süddeutsche" – es werden die Gäste ausgewählt die den einen oder den anderen Marketingcode haben. |
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ABER NICHT Im zweiten Fenster können Karteien mit einem bestimmten Marketing- bzw. VIP-Code ausgeschlossen werden. |
Mit dem Button [ erhalten Sie eine weitere Selektionsmöglichkeit.
Hie können z.B. alle Reservierungen selektiert werden, die in einem bestimmten Zeitraum mit bestimmten Codes gebucht wurden. Hierfür wird dann die Checkbox 
Mit aktueller Reservierung aktiviert, ein gewünschter Zeitraum eingegeben und unter "und den Codes" die gewünschten Codes ausgewählt.
Über den Button [ gelangen Sie in das Fenster, in dem alle Karteien angezeigt werden, die den getroffenen Kriterien entsprechen.
Klicken Sie nochmals auf [Weiter] um die Gäste anzeigen zu lassen.
Per Kontextmenü können Sie:
die Kartei ansehen und ggf. ändern
die Kartei aus dem Suchergebnis entfernen, wenn die angezeigten Daten falsch oder nicht vollständig sind.
Über den Button [Bericht können alle selektierten Adressen in einer Liste ausgedruckt werden.
Mit dem Button gelangen Sie in das Fenster zur Kennzeichnung der Gästekarteien mit einem zusätzlichen Marketingcode.
Die selektierten Karteien können mit einem gemeinsamen Marketingcode versehen werden (z.B. Mailingaktion Winter 2013).
Ist der gewünschte Marketingcode noch nicht vorhanden, kann mit Klick auf [Marketingcodes bearbeiten] ein neuer angelegt werden. Anschließend öffnet sich ein Fenster, das alle Marketingcodes aus den Stammdaten anzeigt. Dort kann der neue Code hinzugefügt werden und direkt über die Auswahlbox ausgewählt werden.
Wurde der Export für ein Mailing erzeugt, das nicht am gleichen Tag versendet wird, kann auch ein abweichendes Datum eingegeben werden (die Zuordnung des Marketing-Codes wird mit diesem Datum dokumentiert).
Soll für die Gäste im Reiter "Marketing" der Gästekartei ein Eintrag erfolgen, aktivieren Sie die Checkbox "Mit Text" und tragen den gewünschten Text in das Eingabefeld ein. Soll eine Wiedervorlage erfolgen, muss die entsprechende Checkbox aktiviert und das Datum der Wiedervorlage eingegeben werden.
Ein Klick auf [ öffnet die Typauswahl des Mailings.
Serienbrief mit Microsoft Word per Steuerdatei (Textdatei)
Wurde der Serienbrief in MS Word angelegt und soll die Steuerdatei dort verwendet werden, können Sie die Datei an dieser Stelle als Textdatei anlegen. In dieser Textdatei werden nur die relevanten Informationen gespeichert (Adresse, Anrede usw.), weshalb die Dateigröße auch bei großen Mailings klein bleibt.
Serienbrief mit anderer Textverarbeitung per Steuerdatei (Textdatei MS-DOS Format)
Wird nicht MS Word verwendet, sondern ein anderes Textverarbeitungsprogramm, das ggf. Daten im obigen Format nicht verwenden kann, kann über diese Funktion ein DOS Format ausgewählt werden.
Serienbrief mit Microsoft Word per dbase-Steuerdatei (MS-DOS)
NICHT UNTER SQL MÖGLICH!
Soll anstelle einer Textdatei eine Datei in einem anderen Format erzeugt werden, so besteht die Möglichkeit, eine Datei im dbase-Format zu erzeugen. Wird dieses Format verwendet, wird die erzeugte Datei relativ groß sein, da alle Daten aus der Gästekartei gespeichert werden.
Serienbrief mit anderer Textverarbeitung per dbase-Steuerdatei (Windows)
NICHT UNTER SQL MÖGLICH!
Auch mit diesem Aufruf wird eine dbase-Datei erzeugt, die für nicht Microsoft-kompatible Programme genutzt werden kann.
Im Eingabefeld "mit Steuerdatei" wird der Pfad eingegeben, in dem die Datei erzeugt wird. Soll die Datei auf ein Medium abgespeichert werden oder in Word weiterverwendet werden, ist dieser Pfad zu notieren.
Anhand des Buttons kann der Pfad entsprechend geändert werden. Die Exportdatei erhält standardmäßig den Namen "expkun.txt". Dieser kann jederzeit geändert werden. Beachten Sie, dass ".txt" hinter den Namen gesetzt wird, um das entsprechende Format zu erhalten.
Wird als Email-Programm MS Outlook verwendet, können Serienbriefe per E-Mail versendet werden. Die Konfiguration des MS Outlook muss eine Übergabe zum MAPI zulassen. Wichtig ist, dass im Mailingassistenten die Checkbox Email-Adresse muss eingetragen sein aktiviert ist (siehe oben, Abschnitt "Vollständigkeit").
In das Feld "Betreff" kann für den Email-Kopf eine Eingabe erfolgen. Über "Anhang" wird das gewünschte Dokument ausgewählt.
über Microsoft MAPI
Wird Microsoft MAPI zum Versenden von Faxen genutzt, kann es auch für den Serienbrief in protel verwendet werden. Wichtig ist, dass im Mailing Assistenten die Checkbox Faxnummer muss eingetragen sein aktiviert ist (siehe oben, Abschnitt "Vollständigkeit").
über Fritz Fax
Wird Fritz Fax als Fax-Programm verwendet, können Serienbriefe per Fritz Fax versendet werden. Wichtig ist, dass im Mailing Assistenten die Checkbox Faxnummer muss eingetragen sein aktiviert ist (siehe oben, Abschnitt "Vollständigkeit").
Soll der Druck direkt über die interne Textverarbeitung des protel HMS gestartet werden, so muss diese Checkbox aktiviert werden. Der Text muss in den Stammdaten als "Kundentext“ hinterlegt werden.
Wird der Serienbrief direkt aus protel HMS erzeugt, wird der Text in der Texthistory Serienbriefe abgespeichert.
Mit [ wird die Datei oder der Serienbrief erstellt!
Nach der Erstellung der Datei über "Datenexport/Serienbrief" im protel HMS kann diese Datei in MS Word für die Serienbrieffunktion verwendet werden.
Rufen Sie nach dem Starten von MS Word das gewünschte Dokument auf.
Danach rufen Sie über das Menü Sendungen die Funktion "Seriendruck starten" auf.
Hier kann ausgewählt werden, ob ein Serienbrief oder ein Etikettendruck gestartet werden soll.
Klicken Sie auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden...
Es öffnet sich das Fenster "Datenquelle wählen".
Im Server-Verzeichnis protel – Export wurde eine "expkun.txt" erstellt (es sei denn, dass ein anderes Verzeichnis und ein anderer Dateiname gewählt wurde).
Öffnen Sie den Ordner, in dem die txt-Datei oder dbase-Datei gespeichert wurde. Als "Dateityp" muss entsprechend "Textdatei" oder "dbase-Datei" ausgewählt werden. Die gefundenen Dateien werden angezeigt.
Es wird ein weiteres Fenster geöffnet in dem Sie "Windows (Standard)" markieren und mit bestätigen.
Danach können die Seriendruckfelder in das Dokument eingefügt werden, welche die Adresse ersetzen.
Wurde ein Export in eine txt-Datei vorgenommen, entsprechen die Seriendruckfelder für die Adresse den Ersetzungscodes aus der protel Textverarbeitung.
Add1 bis Add7 wird durch die Adresse ersetzt. Bitte fügen Sie diese in das Dokument untereinander ein:
Pers_anrede_mit_name wird durch "Sehr geehrte...“ ersetzt.
Wurde ein dbase-Datei erzeugt, entsprechen die Serienbrieffelder einer Adressen Auflistung, Vorname, Name, Anrede ggf. Titel, Strasse usw.
Wenn Sie die Felder eingefügt haben, rufen Sie die Funktion "Seriendruck" erneut auf.
Über "Sendungen > Fertigstellen und zusammenführen" werden Dokument und Adressdatei verbunden und die Adress-Codes ersetzt.
Eine genaue Beschreibung der Serienbrieffunktion in Word 2007 und Word 2003 erhalten Sie bei protel hotelsoftware Dortmund.
