Kassenabschluss

Front Office Kasse Kassenabschluss

Mit dieser Funktion werden die Kassen "abgerechnet" und abgeschlossen.

Für jede Umsatzverbuchung und Zahlungsverbuchung wird die Kasse genutzt. Das bedeutet, dass mit der ersten Buchung nach dem Start von protel die Aktivierung bzw. das Öffnen der Kasse erfolgt.

Es besteht die Möglichkeit, jedem Bediener seine eigene Kasse zuzuordnen. Das bedeutet, dass sich bei der jeweiligen Bedieneranmeldung diese Kasse automatisch öffnet. Die Einstellungsvorgänge hierfür entnehmen Sie bitte dem Stammdaten-Handbuch.

Wird protel Front Office beendet, wird die Kasse automatisch deaktiviert. Es kann aber auch eine Deaktivierung der Kasse über den Button "Kasse deaktivieren“ in der Icon-Zeile erfolgen. Der Kassenabschluss schließt die Kasse ebenfalls.

Der obere Abschnitt des Fensters dient zur Information. Zu sehen sind die Kassennummer, die Bezeichnung der Kasse sowie die letzte Abschlussnummer. Falls ein Kennwort vergeben wurde, geben Sie es hier ein.

Der zweite Teil ist die Auflistung aller Zahlarten, bei denen in den Stammdaten die "Bestandsverwaltung im Kassenabschluss“ aktiviert wurde. Es werden nur die Zahlarten angezeigt, die seit dem letzten Tagesabschluss genutzt wurden:

In dem Listenfeld unten links werden die Berichte angezeigt, die beim Kassenabschluss ausgedruckt werden.

Das daneben liegende Listenfeld zeigt alle Zahlungen, aus denen sich der Soll-Bestand der einzelnen Zahlarten errechnet. Negative Buchungen werden in rot angezeigt (Zahlartenstornos).

Der Button [Taschenrechner] ruft den Windows Taschenrechner auf. Per Button [Alle Differenzen ausgleichen] trägt protel die Werte bei IST so ein, dass alle Differenzen (neue und alte) ausgeglichen werden.

Allgemeine Hinweise zur manuellen Korrektur von Kassendifferenzen

Beim Aufruf des Dialoges "Kassenabschluss" kann im Feld der neuen Differenz schon ein Eintrag existieren. Diese Differenz entsteht durch die Abweichung des Soll- und Ist-Betrages. Wenn Zahlungen verbucht wurden, dann ist der Soll-Bestand erhöht, während der Ist-Bestand "0,00" beträgt. Mit dem Eintrag des Ist-Bestandes (in der Höhe des Soll-Bestandes) wird der Betrag im Feld "neue Differenz" auf "0,00" gesetzt.

Wird bei einem Kassenabschluss der Ist-Betrag abweichend vom Soll-Betrag eingegeben und der Kassenabschluss durchgeführt, dann entsteht eine Differenz, die beim nächsten Kassenabschluss als "alte Differenz" angezeigt wird. Das heißt, dass die Differenz in alle folgenden Kassenabschlüsse übertragen wird.

Bei der Eingabe des "falschen" Betrages fängt das Feld "Neu Diff." an rot aufzublinken. Führen Sie dennoch mit [OK] einen Kassenabschluss durch, erhalten Sie ein Hinweisfenster, das nochmals auf die entstehende Differenz hinweist. Hier kann der Vorgang noch abgebrochen werden, um die Korrektur vorzunehmen.

Sollte bereits vom vorherigen Abschluss eine Differenz bestehen (Anzeige im Feld "Alte Differenz“), so wird der Wert der aktuellen Differenz zum Wert der alten Differenz addiert.

"Alte Differenzen" bleiben so lange erhalten, bis Sie explizit ausgebucht werden.

Zur Korrektur der Differenz kann der Button [Alle Differenzen ausgleichen] dienen. Dadurch wird in das Feld des Ist-Betrages eine Summe eingetragen, welche die Differenz ausgleicht. Es wird eine neue Differenz erzeugt, um die alte Differenz auszugleichen.

Der Betrag, der über diesen Button in das Feld des Ist-Bestandes eingetragen wird, kann auch errechnet werden. Die Formel hierfür lautet: SOLL ./. ALTE DIFFERENZ

Beispiel:

Die alte Differenz ist –1000.-, der Soll-Bestand 500.-

500,00 ./. –1000 = Ist-Bestand 1500.-

Der Eintrag im Feld Ist muss demnach 1500.- lauten.

Bei automatischer Berechnung der Entnahme wird diese bei Klick auf [Alle Differenzen ausgleichen] nicht eingetragen!