Hausdame

Front Office Listen Hausdame

Mit Klick auf diese Funktion öffnet sich der Hausdamen-Dialog mit dem Reiter "Hausdamenliste".

In der Hausdamenliste sehen Sie immer, was zu tun ist! Von "sauber" bis "out of order" erkennen Sie auf einen Blick den Zustand aller Zimmer ebenso wie ihren Status. Drucken Sie die Hausdamenliste aus, um Sie Ihren Hausdamen, Zimmermädchen und anderem Reinigungspersonal als Hilfe für die Tagesplanung geben.

Standardmäßig startet das Fenster mit geöffnetem Reiter "Hausdamenliste". Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden im Folgenden alle Reiter nacheinander beschrieben.

Zimmerstatus

Lassen Sie sich die Zimmer nach Zimmerstatus anzeigen. Wenn Sie den Status mehrerer Zimmer gleichzeitig ändern möchten, sind Sie hier goldrichtig.

Im oberen Teil des Dialogs können Sie die Zimmer nach Status filtern: Aktivieren Sie hierfür die Checkbox vor dem jeweiligen Zimmerstatus.

Zimmerstatus ändern

[Listen > Hausdame > Zimmerstatus]

Um den Zimmerstatus von einem oder mehreren Zimmern zu ändern, markieren Sie bitte das (oder die) Zimmer und machen Sie einen rechten Mausklick. Es öffnet sich das Kontextmenü, wo folgende Optionen zur Verfügung stehen:

Statuseingabe

Mit Hilfe der Statuseingabe kann die Hausdame dem Front Office auf direktem Wege mitteilen, ob ein Zimmer belegt oder frei, schmutzig, sauber oder überprüft etc. ist. Aus der Eingabe in diesem Fenster ergibt sich die Diskrepanz-Berechnung im nächsten Menüpunkt.

Geben Sie im unteren Bereich des Fensters die Zimmernummer, den Zimmerstatus (als Nummer) und den Belegungsstatus (als Nummer) ein:

Anschließend drücken Sie die ENTER-Taste.

Kennnummern für den Zimmerstatus bzw. den Belegungsstatus:

Über den Button [Codes] werden Ihnen die Kennnummern am Bildschirm angezeigt.

Diskrepanz

Die Diskrepanzen ergeben sich aus dem System-Status des Zimmers und der Statuseingabe der Hausdame.

Um sich nur die Diskrepanzen anzeigen zu lassen, aktivieren Sie bitte die Checkbox Nur Diskrepanzen und klicken anschließend auf den Button [Diskrepanz berechnen].

Wenn Sie die Checkbox Alle aktivieren, werden alle Zimmer angezeigt. Zimmer, die eine Diskrepanz aufweisen, werden in rot, Zimmer ohne Diskrepanzen schwarz dargestellt.

Hausdamenliste

Welche Zimmer sind mit welchem Gast belegt, welche sind frei, wo gibt es Bleiber, wird ein Zimmer gereinigt oder ist es schmutzig, wie ist der gemeldete Hausdamenstatus, in welchen Zimmern muss heute die Wäsche gewechselt werden? Mit Aufruf der Hausdamenliste erhalten Sie eine Aufstellung über alle diese Informationen und noch mehr.

Die Liste zeigt Ihnen unter anderem

1. Zimmer wo Gäste ankommen
2. Zimmer wo Gäste abreisen
3. Zimmer in denen Gäste übernachten (Bleiber)
4. Zusatzinfos zu jedem Zimmer/Gast
5. Punkte, die Sie über den Aufwand der auszuführenden Arbeiten informieren (optional).

Hausdamenliste ansehen

Geben Sie das Datum ein, für das die Hausdamenliste aufgerufen werden soll, und klicken Sie den Button [Ansehen].

Per Button [Drucken] kann die Liste sofort ausgedruckt werden.

Punkte verteilen

Auf Wunsch können Sie auf ein Punktesystem zurückgreifen, das für jede zu erledigende Aufgabe einen bestimmten Punktewert festlegt. Die Höhe der Punktzahl richtet sich nach Zeitaufwand und Kategorie (so wird die Endreinigung einer Suite in der Regel mehr Punkte kosten als die Endreinigung eines Einzelzimmers). Die Punkte werden in den Stammdaten angelegt, können aber auch über den Button [Punkte] geändert werden. Sinnvoll ist z.B. die Vergabe von einem Punkt für 1 Minute, um die Zahlen leichter zu verstehen.

Die Punkteverteilung hilft Ihnen, die für einen Tag anfallenden Punkte gleichmäßig auf die Abteilungen bzw. Zimmermädchen zu verteilen. Hierfür empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Geben Sie in das Feld "auf" einen Punktewert ein, der pro Abteilung bzw. pro Zimmermädchen berechnet werden soll.

Nach Klick auf den Button [Punkte verteilen] verteilt protel die Punkte auf so viele Abteilungen, wie für die eingegebene Anzahl an Punkten benötigt werden. Jede Abteilung kann dabei für ein Zimmermädchen stehen. Diese Abteilungen überschreiben die in den Stammdaten angelegten Hausdamenabteilungen.

Sie können die Punkteverteilung nachträglich manuell bearbeiten, indem Sie einen Rechtsklick auf einen Eintrag machen. In dem erscheinendem Kontextmenü gibt es verschiedene Optionen zur Bearbeitung:

Neu berechnen

Möchten Sie die Ansicht aktualisieren, z. B. um einen neuen Wert für die Punktevergabe eingeben zu können, markieren Sie zuerst die Checkbox "Neu berechnen".

Klicken Sie nun auf [Ansehen] und geben anschließend einen neuen Punktewert ein.

Hausdamenliste nach bestimmten Kriterien filtern

Sie möchten nur schmutzige oder berührte Zimmer angezeigt bekommen? Über die Filterfunktionen können Sie die Liste der angezeigten Zimmer nach diesen und anderen Kriterien filtern.

Wählen Sie durch Aktivieren der Checkboxen einen Zimmerstatus aus oder geben Sie eine Hausdamenabteilung aus (dieses Feld bezieht sich auf die in den Stammdaten angelegten Abteilungen). Erzeugen Sie die neue Ansicht der Liste durch Betätigen des Buttons Anwenden.

Zimmerwartung

In der Zimmerwartungsliste verwalten Sie alle Reparaturen und Wartungsarbeiten.

Filtern Sie die Anzeige der Einträge durch Aktivieren der Checkbox Alle, Alle Offenen oder Alle Erledigten.

Die Anzeige aller offenen Aufgaben kann zum Beispiel hervorragend als To Do-Liste für Ihren Hausmeister verwendet werden.

Wartungsarbeiten eingeben

Durch einen Rechtsklick im Tabellenbereich öffnet sich ein Kontextmenü.

Durch Auswahl der Funktion "Neu" öffnet sich das Fenster zur Eingabe von neuen Wartungsarbeiten:

1. Zimmer: Wählen Sie in der Auswahlbox das betreffende Zimmer aus.
2. Out of Service: Durch aktivieren der Checkbox  wird das Zimmer sofort auf den Status "Out of Service" gesetzt, wenn dies nötig ist.
3. Text: Wählen Sie über die Auswahlbox "Grund" einen in den Stammdaten definierten Grund aus und geben Sie im Feld "Text" einen individuellen Text ein. Die Angabe des Grundes kann auch als Pflichtfeld hinterlegt sein (siehe "Einstellungen").
4. Text (lokal): Hier können Sie bei Bedarf einen Text aus einer lokalen Landessprache hineinkopieren, wenn diese Sprache einen anderen Zeichensatz als die als Standard eingestellte Systemsprache benutzt (z.B. Arabisch oder Chinesisch).
5. Erwartete Wartung: Geben Sie ein, an welchem Tag die Wartungsarbeiten geplant sind und wie lange sie voraussichtlich dauern werden.
6. OOS Zukunft: Setzen Sie ein Zimmer für einen in der Zukunft liegenden Zeitraum auf "Out of Service".
7. Schließen Sie das Fenster mit OK. Der Eintrag erhält das Datum der Eingabe und den User, der diesen Eintrag vorgenommen hat, und wird mit gekennzeichnet.

Wartungsarbeiten als abgeschlossen kennzeichnen

Wurden Wartungsarbeiten z. B. durch den Haustechniker erledigt, setzen Sie diese durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag auf "erledigt". Es erscheint ein Fenster, in dem Sie per Checkbox den Zimmerstatus auswählen können. Erledigte Wartungseinträge werden ebenfalls mit Datum und User versehen und mit einem gekennzeichnet.

Eingabe der "tatsächlichen Wartung"

Beim Abschließen von Wartungsaufgaben können Sie auf Wunsch die tatsächlich benötigte Zeit und angefallene Kosten angeben.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag, den Sie schließen möchten.

2. Klicken Sie im Kontextmenü auf "Abschließen/Öffnen".

3. Im Fenster zur Zimmerwartungseingabe können Sie nun detaillierte Angaben zu Start, Dauer & Kosten der durchgeführten Arbeiten machen: