Der Sales Aktivitäten Manager

Sales Sales Aktivitäten Manager

protel verwaltet eine zentrale Datenbank für alle Aktivitäten. Eine Aktivität stellt eine Kontaktaufnahme mit einem Kunden dar, die entweder den Status "offen (to do)“ oder den Status "erledigt“ speichert.

Der Aufbau des Aktivitäten Managers

Der Aktivitäten Manager ist das tägliche Arbeitswerkzeug der Sales-Mitarbeiter bei der Verwaltung von Terminen bzw. Aktivitäten.

Die Darstellung der Aktivitäten erfolgt in einer kalendarischen Liste, die Sie nach bestimmten Kriterien filtern können.

Im oberen Bereich des Dialogs können Sie durch Aktivieren der Checkboxen Hoch, Mittel oder Niedrig nach den verschiedenen Prioritätsstufen suchen. Es besteht außerdem die Möglichkeit nach erledigten bzw. offenen Aktivitäten zu suchen oder nur nach denen ohne Zeitangabe. Sie können das Suchergebnis auf einen bestimmten Zeitraum über die Felder "von" und "bis" einschränken, eine Kalenderwoche aus der Auswahlbox aussuchen oder sich durch Betätigen des Buttons Heute nur die für den aktuellen Tag eingetragenen Aktivitäten anzeigen lassen.

Wählen Sie auf der rechten Seite, von welchen Benutzern Sie die Aktivitäten angezeigt bekommen möchten. Ziehen Sie die anzuzeigenden Benutzer einfach per Drag and Drop in die linke Anzeigeliste.

Die Farbzuweisungen der Aktivitäten in der Liste haben folgende Bedeutung:

Schwarz	Aktivität mit Zeitangabe
Blau	Aktivität ohne Zeitangabe (To-Do)
Rot	Aktivität mit hoher Priorität
Grün	Erledigte Aktivität
Rosa	automatisch generierte und erledigte Aktivität aus dem Mailing Assistenten

Aktivität neu anlegen oder bearbeiten

Nutzen Sie das Kontextmenü um einen neuen Eintrag anzulegen. Es erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste in den Listenbereich klicken, und bietet zwei Möglichkeiten eines Neueintrages.

Sie können die Maus auf das gewünschte Datum und die richtige Uhrzeit positionieren und das Kontextmenü aufrufen. Damit werden diese Zeitinformationen direkt übernommen und an erster Stelle im Kontextmenü zur Auswahl gestellt. Wählen Sie nun diese Option "Aktivität am ... um ... planen", werden die Zeitangaben in den Dialog zur Neuanlage übernommen. Diese Option erscheint allerdings nur, wenn zu dem Termin noch kein Eintrag vorhanden ist, um Doppelbelegungen eines Termins zu vermeiden.

Wenn Sie ein To-Do ohne Zeitangabe oder eine Aktivität für einen späteren Zeitpunkt planen wollen, wählen Sie die zweite Option aus dem Kontextmenü "Aktivität planen" (Positionieren Sie den Mauszeiger auf eine bereits angelegte Aktivität, erscheint dieser Eintrag als erster). In diesem Fall bleibt das Uhrzeitfeld leer und im Datumfeld wir das aktuelle Tagesdatum angezeigt.

Wählen Sie aus der Auswahlbox einen Typ aus. Dieser entspricht den in den Stammdaten angelegten Aktivitätsarten. Geben Sie - falls nicht schon vom System eingetragen - Datum und Uhrzeit und schätzen Sie die Dauer der Aktivität. Ist für eine Aktivität keine Uhrzeit hinterlegt, gilt die Aktivität als "To-Do“ für den jeweiligen Tag.

Suchen Sie nun den entsprechenden Gast, der kontaktiert werden soll. Betätigen Sie dazu den Button Suchen, der die Gästekarteisuche startet. Haben Sie den Firmengast selektiert, wird der Name des Ansprechpartners in die zweite Zeile im Bereich "Mit Kontakt" übernommen. Über den Button Bearbeiten können Sie die Gästekartei dieses Gastes aufrufen.

Aus der Auswahlbox "Über Thema" können Sie eine Unteraktivität auswählen. Diese wurden zuvor in den Stammdaten angelegt. Wählen Sie eine Prioritätsstufe zwischen hoch und niedrig. Aktivitäten mit hoher Priorität werden im Sales Aktivitäten Manager rot dargestellt.

In der Auswahlbox "Gehört" wählen Sie den Sales-Mitarbeiter aus, der diese Aktivität ausführen soll. Ist dabei die Checkbox private Aktion aktiviert, kann kein anderer Benutzer als der ausgewählte Mitarbeiter diese Aktion einsehen.

In der Aktivitätsbeschreibung kann die geplante Aktivität bei Bedarf in freiem Text näher beschrieben werden.

Der Sales Bericht stellt das Ergebnis der Kontaktaufnahme dar. Hier kann ein mehrzeiliger, langer Text hinterlegt werden, auf den später jederzeit zurückgegriffen werden kann. Der Sales Bericht ("Sales Report“) kann ebenfalls benutzerabhängig als Nachweis der Aktivität automatisch gedruckt werden.

Eine Aktivität kann von jedem Mitarbeiter für jeden Mitarbeiter erzeugt werden.

Haben Sie eine Aktivität erledigt, betätigen Sie den Button Erledigt, um dies kenntlich zu machen. Die Aktivität wird mit dem aktuellen Datum versehen und ist nur noch in der Liste zu sehen, wenn die Checkbox Erledigte anzeigen aktiviert ist. Sie können optional einen Erledigt-Status setzen, um den Status zu differenzieren. Wählen Sie dazu einen Erledigt-Status, der vorher in den Stammdaten angelegt wurde, aus der Auswahlbox vor dem Button.

Möchten Sie aus einer gerade erledigten Aktivität eine erneute Kontaktaufnahme in der Zukunft erzeugen, nutzen Sie bitte die Funktion "Follow-Up Aktivität“. Durch Betätigen des Button Follow-Up Aktivität erscheint ein zweites Fenster zur Neuanlage einer Aktivität, in dem alle Einträge der Ausgangsaktivität übernommen wurden.

Sie können Termine, die Sie hier als Aktivität angelegt haben, in Ihr Outlook exportieren (sofern ein Outlook-Interface installiert ist). Nutzen Sie dazu den Button In Outlook anzeigen. Über den Button Mit Outlook Kalender synchronisieren können Sie die Aktivitäten vom Sales Aktivitäten Manager und Ihrem Outlook abgleichen.

Per Button OK wir die Aktivität in die Liste übernommen.

Automatische Wiederholung einer Aktivität

Auf Wunsch kann protel jede Aktivität auch als wiederkehrende Aktivität verwalten. Dies geschieht über den Reiter "Wiederholung“ in dem Dialog "Aktivität planen".

Wählen Sie per Aktivieren der Checkboxen, ob die Aktivität einmalig oder mehrmals wiederholt werden soll. Es stehen Ihnen dafür verschiedene Optionen zur Verfügung.

Beispiel 1: Wiederholung jeden zweiten Tag

Beispiel 2: Wiederholung alle zwei Wochen montags

Beispiel 3: Wiederholung jeden letzten Freitag im Monat

Beispiel 4: Wiederholung am 1. und 2. jeden dritten Monats

Bestimmen Sie dann, bis zu welchem Datum die Aktivitäten wiederholt werden sollen. Eine nächste Wiederholungsaktivität wird jeweils bei Erledigung der vorherigen Aktivität automatisch erzeugt bis das Ende-Datum erreicht ist oder die Aktivität auf "Einmalig“ gestellt wurde.

Wenn Sie alle Wiederholungstermine sofort eintragen lassen wollen, aktivieren Sie die Checkbox Wiederholungstermine sofort generieren.

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten der Aktivitäten

Wählen Sie zum Bearbeiten einer Aktivität aus dem Kontextmenü die Option "Aktivität bearbeiten". Es öffnet sich derselbe Dialog wie zur Neuanlage. Führen Sie die Änderungen durch und bestätigen Sie mit OK.

Aktivitäten verschieben können Sie einfach per Drag and Drop. Schieben Sie die Aktivität bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle im Sales Aktivitäten Manager.

Zum Löschen einer Aktivität markieren Sie sie und wählen aus dem Kontextmenü die Option "Aktivität löschen". Der Eintrag wird damit aus der Liste entfernt.

Wählen Sie dazu die Option "Kontakt ... ansehen" aus dem Kontextmenü des Eintrags. Die Karteikarte des Kontaktes wird geöffnet.

Es stehen im Kontextmenü zwei Auswahlmöglichkeiten zum Drucken zur Verfügung. Sie können die Account Informationen für den ausgewählten Kontakt oder auch für alle Kontakte der ausgewählten Periode drucken. Dies ist sinnvoll um z. B. bei Außenterminen alle Informationen für einen bestimmten Arbeitstag zur Verfügung zu haben.