Über das Best Western Interface

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Das Best Western Interface ist eine Zwei-Wege-Schnittstelle zwischen dem protel PMS und dem zentralen Reservierungssystem von Best Western (CRS). Die Schnittstelle sorgt für einen optimalen Informationsaustausch zwischen beiden Systemen: In protel angelegte Reservierungen werden in Echtzeit an das zentrale Reservierungssystem von Best Western (CRS) gesendet, während die über Best Western einlaufenden Reservierungen direkt an protel übermittelt werden. Jede Reservierung erhält vom CRS eine Bestätigungsnummer, die in protel gespeichert und angezeigt wird. Auch Stornierungen in protel werden unmittelbar an das CRS gesendet, wo eine Stornonummer erzeugt und an protel übermittelt wird. Zusätzlich werden alle relevanten Reservierungs- und Gästedaten beim Tagesabschluss miteinander abgeglichen.

Pre-Implementation Package

Bereits im Vorfeld prüft Best Western zusammen mit dem Hotel die Aktualität und Korrektheit der Daten. Hierfür erhält jedes Hotel von der Best Western Servicezentrale ein Pre-Implementation-Package, das alle wichtigen Daten für die Anpassung der Stammdaten und Aktivierung der Zwei-Wege-Schnittstelle enthält. Da das Pre-Implementation-Package in den wichtigsten Punkten einen Auszug aus dem CRS darstellt, können viele Informationen im Vorfeld über das Member Web eingesehen und entsprechend verarbeitet werden. Verbindlich für die Einrichtung der Stammdaten ist allerdings das finale und vom Hotel unterschriebene Pre-Implementation-Package, welches das Hotel dem Installateur zur Verfügung stellen muss.

Stammdaten

Die Stammdaten müssen in allen Best Western Hotels an den Best Western Standard angepasst werden. protel oder Ihr protel Partner wird hierfür zwei Termine mit Ihnen vereinbaren, um Sie möglichst umfassend über die Vorgehensweise zu informieren. Einige Beispiele:

• protel und das Best Western-CRS müssen die gleiche Art und Anzahl von Zimmerkategorien haben. Daher müssen alle Kategorien in protel mit den CRS-Kategorien "gemappt" werden.

• Alle aktiven Raten in protel müssen eine eindeutige Zuordnung zu einer aktiven Rate im Best Western-CRS haben.

• Neben den Best Western Preisen kann jedes Hotel sogenannte Hauspreise einsetzen, das sind lokale Preise, die nicht über das CRS verkauft werden.

• Von Best Western vorgegebene Zahlarten müssen eingerichtet werden

• ...und vieles mehr

Erfahren Sie mehr im Dokument Vorbereitung der Installation im Hotel oder alternativ im Abschnitt BWI Stammdaten!

Reservierungen

Wegen der Umstellung der Kategorien und Raten muss vor der Inbetriebnahme jede bereits eingegebene zukünftige Reservierung manuell bearbeitet werden. Auch hierüber werden Sie im Detail von protel Dortmund / Ihrem protel Partner informiert. Einige Beispiele:

• Alle Best Western-Reservierungen, die bereits in protel angelegt sind, benötigen vor der Inbetriebnahme der Schnittstelle eine CRS-Nummer, damit sie bei der ersten Datensynchronisation nicht nochmals eingelesen werden. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Front Office > BWI Confirmation Number".

• Außer der CRS Nummer werden auch die neuen Kategorien und Preise eingegeben.

• Auch Reservierungen mit unterschiedlichen Preistypen müssen im Vorfeld händisch angepasst werden, weil das Best Western CRS nur einen Preistyp pro Reservierung zulässt.

• Dasselbe gilt für zukünftige Reservierungen mit Umzügen.

Erfahren Sie mehr im Dokument Vorbereitung der Installation im Hotel (Seite 7, Seiten 34 ff.)!

Systemvoraussetzungen

Beachten Sie frühzeitig die Systemvoraussetzungen. Alle Anforderungen müssen bis zum Installationstermin erfüllt sein.

Mit der Zweiwege-Schnittstelle bietet protel allen Best Western Hotels die vollständige Integration ihres PMS in das Best Western CRS und das Member Web - mit allen daraus resultierenden Vorteilen:

Zentrale Datenpflege

• Direkte Anbindung des Front Office an das Best Western CRS.

• Reservierungen und Gästedaten werden ständig zwischen protel und Best Western abgeglichen: Neue Reservierungen, Änderungen und Stornierungen werden direkt von Best Western an das PMS übertragen. Zimmer, die im Front Office verkauft werden, reduzieren unmittelbar die Verfügbarkeit im CRS – und somit auch in allen angeschlossenen Best Western Vertriebskanälen.

• Zimmer, Preise und Strategien werden in protel verwaltet und stehen zugleich im CRS zur Verfügung.

Prozessoptimierung

• Die Hotelangestellten arbeiten wie gewohnt in protel, während die Schnittstelle dafür sorgt, dass alle Daten „live“ mit dem CRS abgeglichen werden. („Verkaufen Sie jederzeit das richtige Zimmer zum richtigen Preis…“)

• Einfachere Pflege und Verwaltung der Daten von Best Western Rewards Firmenkunden und Gästen.

Mehr Buchungen und höhere Erträge

• Das Best Western Interface verknüpft protel direkt mit der Best Western Distributionswelt: Die im PMS gepflegten Verfügbarkeiten werden tagesaktuell über sämtliche Best Western-Vertriebskanäle angeboten, was zu höheren Buchungszahlen und einer besseren Auslastung führen kann.

• In protel vorgenommene Preisänderungen werden automatisch an alle verbundenen Kanäle übertragen. Das sorgt für den bestmöglichen Zimmerpreis.

Fazit: Die Einführung der Best Western Schnittstelle stärkt die Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit des Hotels.

Nach der Inbetriebnahme der Schnittstelle werden an vielen Stellen in protel Änderungen auffallen. Einige Abläufe ändern sich, andere fallen ganz weg, dafür kommen etliche neue dazu.

Nach Inbetriebnahme der Schnittstelle wird ein Training stattfinden, das die Hotelmitarbeiter mit allen wichtigen Änderungen vertraut machen wird — Einige Beispiele:

Reservierungen

Die Best Western spezifischen „Central Bill“-Reservierungen, die aus dem Best Western CRS nach protel übertragen werden, können im Nachhinein nur eingeschränkt bearbeitet werden. Das von protel-Profis sehr geschätzte „Doppelklick“-Menü steht bei solchen Reservierungen nicht zur Verfügung. Änderungen an Kerndaten wie An- oder Abreisedatum oder auch am Preistyp werden direkt bei BW vorgenommen.

Vorsicht ist bei der Stornierung einer solchen Reservierung geboten: Ist sie einmal storniert, kann sie im Hotel nicht wieder eingesetzt werden.

Blockreservierungen

Blockreservierungen (eine Reservierung mit mehreren Zimmern ohne Gruppenmaster) werden bei Einsatz der BWI-Schnittstelle nicht unterstützt.

Umzüge

Das zentrale Reservierungssystem von Best Western benötigt für jede Zimmerreservierung eine eigene Bestätigungsnummer. Für Sie heißt das, dass Sie zukünftig keine Umzüge innerhalb eines Aufenthaltes eingeben können. Stattdessen wird die Reservierung in Zukunft am Umzugstag ausgecheckt und dann neu angelegt.

Gästekarteien

Gästekarteien von Gästen, die am Best Western Reward Programm teilnehmen, werden von Best Western direkt verwaltet. Ihr Vorteil: Bei deiner telefonischen Reservierung oder auch beim Check-in/Walk-in werden die Gästedaten inklusive des BWR-Statuslevels einfach aus dem CRS ins PMS heruntergeladen. Der Mitarbeiter kann sofort auf alle Informationen zugreifen und zum Beispiel entsprechende Vorkehrungen für dem Empfang eines Diamond Elite Gastes treffen.

Der Hilfe-Abschnitt "Reservierungen" beschreibt im Detail, was sich bei der täglichen Arbeit im "BWI-Modus" ändern wird.

Kontingente

Wenn in protel Kontingente verwaltet werden, wird empfohlen, mit blockenden Kontingenten zu arbeiten.

Nicht blockende Kontingente – also Kontingente, die nicht die Verfügbarkeit reduzieren – werden NICHT an das Best Western Member Web exportiert!

Erfahren Sie mehr im Hilfe-Abschnitt Kontingente.

Verbindungsprobleme zwischen dem CRS und protel oder sonstige Meldungen werden durch die rot blinkende Interface-Ampel signalisiert – siehe Abbildung 1.

Abbildung 1: Interface-Meldungen

Klicken Sie auf das Symbol  um den Interface-Status aufzurufen.

Eine Liste möglicher Fehlermeldungen mit Vorschlägen zur Fehlerbehebung finden Sie hier!