Gästekartei Privat / Firmen / Reisebüros / Gruppen / Source / Alle
Suche in Gästekartei |
Front Office Gästekartei Privat / Firmen / Reisebüros / Gruppen / Source / Alle
|
Inhalt Ausblenden |
Wenn in protel der Gast in den Fokus rückt, wird Ihnen in aller Regel die Gästekarteisuche begegnen. So zum Beispiel, wenn Sie bei neuen Reservierungen den Gast zuordnen, den Rechnungsempfänger einer Reservierung ändern oder Infos zu einem bestimmten Gast erfassen möchten (z.B. Gastwünsche).
Die Gästekarteisuche wird an vielen verschiedenen Orten im Programm aufgerufen - oder gezielt über den Menüpunkt "Gästekartei". Wählen Sie hier einen Typ aus, wenn Sie nur nach bestimmten Kartei-Typen suchen (z.B. "Firmen"). Über den Eintrag "Alle" wird über alle Typen hinweg gesucht.
In der Eingabemaske können Sie die genauen Suchkriterien Ihrer Anfrage festlegen.
Sie können nach dem Nachnamen, Vornamen oder Wohnort des Gastes suchen oder - falls vorhanden - nach seiner Member-Nummer.
Suchen Sie über alle Karteitypen, können Sie zusätzlich nach der IATA- oder der FIBU-Debitoren-Nummer suchen.
Sind sie sich der Schreibweise nicht sicher, reicht es aus, die ersten Buchstaben einzugeben. Das System sucht alle Einträge, die mit diesen Buchstaben beginnen.
Eine Suche für den Gast "Hördemann", Vorname "Paul", aus Dortmund könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
siehe Abschnitt "Gästekartei > Meine Karteien".
Über eine erweiterte Suchfunktion kann man in SQL-Versionen auch eine Suche über Gästekarteien ausführen, bei denen der Anfang des Namens oder Ortes nicht bekannt ist.
Diese Suche wird gestartet, indem vor dem bekannten Teil des Namens ein "%"-Zeichen eingegeben wird.
Beispiel:
Wird in das Namensfeld z.B. "%mann" eingetragen, so werden alle Karteien angezeigt, deren Name die Zeichenfolge "mann" enthält (Hörmann, Emmelmann, Feldmann usw).
Nach Eingabe der Suchkriterien erscheinen alle Gästekarteien, auf welche die eingegebenen Kriterien zutreffen.
Wird ein Gastname in rot angezeigt, ist eine Bemerkung in der Gästekartei hinterlegt (nicht bei SQL).
Die Spalteninhalte unterscheiden sich, je nachdem nach welchem Karteityp Sie gesucht haben. Obiges Beispiel zeigt das Suchergebnis nach privaten Karteien. Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Kartei wird diese zum Bearbeiten ausgewählt.
Am unteren Rand des Fensters sind neben dem Button [OK], Abrechen und Hilfe weitere Funktionen aufrufbar.
|
|
Ist die Kartei noch nicht vorhanden, kann mit diesem Button eine neue Kartei angelegt werden. |
|
|
Wird eine Kartei nicht mehr benötigt, kann sie mit diesem Button gelöscht werden. |
|
|
Wurde eine Kartei mit einem falschen Typ angelegt, kann mit diesem Button der Karteityp geändert werden. Es erscheint eine Auswahlbox mit allen zur Verfügung stehenden Typen. Markieren Sie den neuen Karteityp und bestätigen Sie mit . |
|
|
Werden mehr Informationen für die Auswahl der Gästekartei benötigt, kann hier die Kartei angesehen werden. |
|
|
Aufruf des Reiters "Rechnungen" in der Gästekartei. Es werden alle Rechnungen angezeigt, die mit dieser Kartei als Adresse erzeugt wurden. |
|
|
Aufruf des Reiters "History". Es werden alle Reservierungen des Gastes aus der Vergangenheit angezeigt. |
|
|
Aufruf des Reiters "Future" aus der Gästekartei. Es werden alle Reservierungen des Gastes angezeigt, die in der Zukunft liegen oder bereits eingecheckt sind. |
|
/ |
Aufruf des Reiters "Texthistory" aus der Gästekartei. Es können neue Texte erzeugt werden, bzw. bereits erzeugte Texte angesehen oder geändert werden. Durch verschiedene Ansprechpartner für Reservierungen und Rechnungen in den Firmen-, Reisebüro-, Source- und Gruppenkarteien sind die Reservierungs- und Rechnungstexte separat aufrufbar. |
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine im Suchergebnis angezeigte Kartei,öffnet sich das Kontext-Menü mit vielen weiteren Funktionen:
|
Gast übernehmen |
Die Karteikarte wird geöffnet und das Suchergebnisfenster geschlossen. |
|
Kartei ansehen |
Die Karteikarte wird zusätzlich geöffnet, das Suchergebnisfenster bleibt geöffnet. |
|
Neue Kartei anlegen |
Eine neue Kartei wird angelegt. |
|
Neue Kartei als Kopie anlegen |
Soll eine identische Kartei angelegt werden, z.B. Firmenkartei mit anderer Abteilung oder anderem Ansprechpartner, so kann dieser Menüpunkt genutzt werden. Es wird dadurch eine Kopie der geöffneten Kartei angelegt. Die Informationen zur Statistik werden dabei nicht kopiert. |
|
Neue Kartei anlegen und nur Adresse übernehmen |
Gleiche Funktion wie bei "Neue Kartei als Kopie anlegen", allerdings werden hier die Namen nicht kopiert. |
|
Kartei löschen |
Löscht die markierte Kartei. |
|
Typ ändern |
Hiermit können Sie den Typen einer Kartei ändern. Bitte beachten Sie, dass Informationen verloren gehen, wenn aus einer Gästekartei eine Firmen-, Reisebüro-, Source-, oder Gruppenkartei wird oder umgekehrt. |
|
Umsatzhistory |
Der Reiter "Umsatz" aus der Gästekartei wird aufgerufen, es wird die Umsatz- und Belegungsstatistik angezeigt. |
|
Rechnungshistory |
Der Reiter "Rechnungen" der Gästekartei wird aufgerufen. Alle Rechnungen aus der Vergangenheit erscheinen, bei denen die Kartei als Anschrift genutzt wurde. |
|
Future |
Aufruf des Reiters "Future" aus der Gästekartei. Es werden alle Reservierungen des Gastes, die in der Zukunft liegen oder bereits eingecheckt sind, angezeigt. |
|
Marketing |
Der Reiter "Marketing" der Gästekartei wird aufgerufen. Zugeordnete Marketingcodes und VIP-Codes werden angezeigt. |
|
Texte an Res. Kontaktperson/Texte an Rech. Kontaktperson |
Aufruf des Reiters "Texthistory" aus der Gästekartei. Es können neue Texte erzeugt werden bzw. bereits erzeugt Texte angesehen oder geändert werden. |
|
|
Verfügbare Benutzerrechte |
|
|
68 |
FO Gaestekartei/Typ aendern |
Berechtigt den Anwender, den Karteityp einer Gästekartei nachträglich zu ändern. |
|
69 |
FO Gaestekartei/Gast loeschen |
Ermöglicht dem Anwender, eine im Suchergebnis angezeigte Gästekartei zu löschen. |
