Gästekartei Gästekartei Reiter "Texthistory"
Texthistory |
Front Office Gästekartei Gästekartei Reiter "Texthistory"
|
Inhalt Ausblenden |
In der Texthistory verwalten Sie die Korrespondenz, die über diese Gästekartei geführt wurde.
|
HINWEIS:
"Rech. Texte" bezieht sich auf den in der Karteikarte hinterlegten Ansprechpartner für Rechnungen, "Res. Texte" auf den Ansprechpartner rundum die getätigten Reservierungen. |
Alle Reservierungstexte, Kundentexte, Serienbriefe & Mahnungen werden hier mit Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Erstellernamen, Formularnamen und Pfadangabe aufgelistet.
Weiterhin können Sie in neues Textdokument für die aufgerufene Gästekartei anlegen, ein Textdokument in der Liste markieren um es zu bearbeiten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Listenbereich öffnet sich das Kontextmenü.
Mit "Neu" kann ein neues Textdokument erzeugt werden, mit "Bearbeiten" wird ein markiertes Textdokument zur Bearbeitung geöffnet.
HTML Text aus Zwischenablage einfügen
Ist nur aktiv, wenn Text aus einem Word- oder HTML-Dokument in die Zwischenablage kopiert wurde. Es wird ein Dokument im htm-Format mit dem Text aus der Zwischenablage angelegt.
Rich Text aus Zwischenablage einfügen
Ist nur aktiv, wenn Text aus einem Word- oder HTML-Dokument in die Zwischenablage kopiert wurde. Es wird ein Dokument im rtf-Format mit dem Text aus der Zwischenablage angelegt.
Text aus Zwischenablage einfügen
Es wird ein Dokument im txt-Format mit dem Text aus der Zwischenablage angelegt.
Datei hinzufügen
Importieren Sie eine komplette Datei in die Texthistory (siehe "Externe Texte hinzufügen").
Front Office Gästekartei Gästekartei Reiter "Texthistory" Button-Leiste
|
|
Neues Textdokument anlegenWurde die Gästekartei aus dem Navigator heraus aufgerufen, erhalten Sie eine Auswahl aller Formulare vom Typ "Kundentext". Mit einem Doppelklick oder durch Markieren des gewünschten Formulars und Klick auf [ wird ein entsprechendes Textdokument angelegt. Wurde der Button "Res.-Texte" im Navigator aufgerufen, werden alle Formulare vom Typ "Reservierungstexte" aufgerufen.
Mit dem neuen Textersetzungsschlüssel $y118 fügen Sie das in der Gästekartei hinterlegte Geschlecht in Ihre Reservierungstexte ein. Hierfür muss in protel SD der Ersetzungsschlüssel in das betreffende Dokument eingefügt werden: Starten Sie die Stammdaten und öffnen das Menü "Texte > Formularverwaltung". Wählen Sie links im Fenster eine Gruppe aus und doppelklicken SIe rechts im Fenster das Formular, das Sie bearbeiten wollen. Fügen Sie den Ersetzungsschlüssel $y118 an gewünschter Stelle ein und speichern Sie die Änderung mit [OK]. |
||
|
|
Textdokument bearbeitenUm einen bereits erzeugtes Textdokument noch einmal anzusehen, kann es mit diesem Button noch einmal aufgerufen und gegebenenfalls bearbeitet werden. |
||
|
|
Textdokument löschenEntfernt einen Text aus der History: Markieren Sie das betreffende Dokument in der Auflistung und klicken auf [Text löschen]. |
||
|
|
Bezeichnung ändernMit diesem Button können Sie interne Bemerkungen zu einem Dokument hinterlegen. Markieren Sie den Text, geben die Bemerkung in das Eingabefeld "Bezeichnung" ein und klicken Sie auf [Ändern].
|
||
|
|
VorschauDieser Button dient zur Überprüfung, ob alle notwendigen Daten vorhanden sind. Es erscheint ein Fenster, das den Briefkopf mit den Eingaben aus dem Reiter "Adresse" anzeigt. |
||
|
|
Textdokument per E-Mail versendenMarkieren Sie ein Textdokument, um es als Anhang an die E-Mail-Adresse der aufgerufenen Gästekartei zu senden.
TIPP! (
|
Es besteht die Möglichkeit, auch Texte, die nicht über die interne Textverarbeitung des protel HMS geschrieben wurden, in die History einzufügen. Wird z.B. eine Anfrage oder ein Angebot per E-Mail versendet, kann die betreffende E-Mail in der Kartei des Gastes abgelegt werden.
Die Übernahme der Texte kann über die Zwischenablage erfolgen. Wird als externe Textverarbeitung MS Word verwendet, kann die Ablage als "Rich Text" unter Word geschehen. Ist das Programm auf den Arbeitsstationen nicht verfügbar, besteht die Möglichkeit der Ablage als Textdatei.
Für eine Übernahme einer E-Mail kann die Ablage in der Gästekartei über die Zwischenablage erfolgen.
Markieren des Textes im E-Mail-Programm (z.B. Outlook)
Öffnen der Texthistory des Gastes (Firma, Reisebüro, Source, Gruppe) im protel HMS
Rechte Maustaste in den Listenbereich
a) Rich Text aus Zwischenablage einfügen: Ablage des Textes aus der Zwischenablage als rtf-Dokument.
b) Text aus Zwischenablage einfügen: Ablage des Textes aus der Zwischenablage im txt-Format.
c) HTML-Text aus Zwischenablage einfügen: Wurde ein Text aus einem Browser kopiert, kann dieser im HTML-Format hinzugefügt werden.
Der Vorteil einer Ablage im txt-Format gegenüber dem von MS Word verwendeten doc-Format ist der geringe Speicherbedarf.
Einfügen von Dateien
Rechte Maustaste im Listenbereich
Aus dem erscheinenden Kontextmenü "Datei hinzufügen" wählen
Es erscheint der Dialog "Datei öffnen". Dort in das Verzeichnis wechseln, in dem das Dokument/die Datei abgelegt wurde.
Mit Markieren und Öffnen oder per Doppelklick die Datei auswählen.
Die darauf folgende Meldung gibt die Auswahl
a) zur Speicherung der Datei in einem Verzeichnis von protel (Zugriff von allen Workstations möglich)
b) Erstellung einer Verknüpfung zur Datei. Sollte die Datei lokal abgelegt worden sein oder in ein bestimmtes Verzeichnis auf dem Server, kann ggf. nicht jede Workstation darauf zugreifen.
Wird das Dokument aufgerufen, wird auch das entsprechende Programm (z. B. Word) automatisch gestartet.
Das Standard-Verzeichnis für die Ablage von Kundentexten lautet \protel\kunden\texte. Bei Bedarf kann ein alternativer Speicherort eingestellt werden. Setzen Sie sich hierfür mit Ihrem protel Vertriebshändler oder dem protel Support in Verbindung.
In den Karteitypen "Firma", "Reisebüro", "Source" und "Gruppe" werden anstelle des Reiters "Texthistory" die beiden Reiter "Rech. Texte" und "Res. Texte" angezeigt:
.
