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Adressen |
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Die Ansicht des Reiters "Adresse" hängt davon ab, ob es sich um eine Privat- oder um eine Nicht-Privatkartei handelt:
Im Adress-Reiter der privaten Gästekartei werden alle Informationen zu der Adresse eines privaten Gastes eingetragen. Darüberhinaus werden in der rechten Baumansicht zusätzliche Gastinformationen angezeigt.
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Nachname |
Der Nachname des Gastes. |
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Vorname |
Der Vorname des Gastes. |
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Sprache |
Sprache des Gastes. Wichtig z.B. für die korrekte Anrede, für den Weckruf (bei Telefonanlagen.) etc. Hinweis: Die Reservierungsbestätigung wird nicht automatisch in der Sprache des Gastes gedruckt. In den Stammdaten sollte man bei Bedarf für jede Sprache ein Formular anlegen. Bei Erzeugen eines neuen Textes für diesen Gast werden nur die Formulare, die für die hier ausgewählte Sprache hinterlegt wurden, zur Auswahl gestellt. |
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Anrede |
Bei Druck auf den -Button wird ein Fenster angezeigt, aus dem man die entsprechende Anrede - wie in den Stammdaten hinterlegt - auswählen kann. Je nach gewähltem Länderkürzel im Feld Land wird die Anrede sprachabhängig angezeigt. |
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Geschlecht |
Das Geschlecht des Gastes. |
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Titel |
Der akademische Titel. Dieser kann in der Adresse gedruckt werden (alternativ kann man auch in den Stammdaten entsprechende Anreden definieren). |
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Per. Anrede |
Die persönliche Anrede wird automatisch ausgefüllt, wenn man im Feld "Anrede" eine Auswahl trifft. Sie findet Verwendung beim Druck von Korrespondenz und kann bei Bedarf überschrieben werden. Je nach gewähltem Länderkürzel im Feld "Land" wird auch die persönliche Anrede sprachabhängig angezeigt. |
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Nationalität |
Nationalität (Staatsangehörigkeit), wählbar aus einer Liste der in den Stammdaten angelegten Kennzeichen. Sie wird zur Erstellung der monatlichen Nationalitätenstatistik für das statistische Bundesamt benötigt. Die Nationalität muss nicht unbedingt dem Wohnort (Land) entsprechen. |
Adressen |
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Adresse |
Auswahl des Adresstyps. Für die allgemeine Korrespondenz wird die Hauptadresse verwendet. Alle weiteren Adresstypen werden zur Information abgespeichert. So wäre z.B. die Hauptadresse einer Firma die Postfachanschrift und die 2. Adresse die Hausanschrift. Die verschiedenen Adresstypen werden in den Stammdaten hinterlegt. |
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Straße1 |
Die Straße der Gastadresse. |
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Straße2 / |
Häufig wird bei ausländischen Adressen ein zweites oder drittes Feld für die Straße benötigt. |
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Land |
Wählen Sie hier aus der Auswahlbox ein Land aus. Die Länder werden in den Stammdaten angelegt. Wenn ein gesuchtes Land nicht in der Liste steht, können Sie im nachfolgenden Feld den Ländernamen von Hand eintragen. |
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PLZ |
Die Postleitzahl ohne Angabe des Ländercodes. protel "merkt" sich alle eingegebenen Orte und Postleitzahlen, d.h. wurde einmal eine Plz in Kombination mit einem Ort eingegeben, setzt protel bei wiederholter Eingabe der PLZ den "gelernten" Ort automatisch ein. |
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Ort |
Der Ort der Gastadresse. |
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Region |
Die Wohnregion des Gastes. Dieses Feld wird üblicherweise nur für andere Formate als das deutsche benötigt. |
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Über den Button [ können Sie die eingegebene Adresse speichern, wenn Sie eine zweite Adresse eingeben wollen. Wählen Sie für die zweite Adresse einen anderen Adresstyp aus (z.B. Firmenadresse). |
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Löschen Sie die Einträge zu einer Adresse (zu beachten ist in diesem Zusammenhang der ausgewählte Adresstyp: Haupt-/Firmenadresse usw.). |
Ausländische Adressen werden häufig in einem anderen Format als in Deutschland üblich gedruckt. protel erkennt dies automatisch anhand des zugewiesenen Ländereintrags. Aufgrund der unterschiedlichen Formate enthält die Eingabemaske mehr Felder als Sie üblicherweise für eine deutsche Adresse benötigen. Lassen Sie nicht benötigte Felder einfach leer.
Auf der rechten Seite können weitere Informationen zum Gast eingetragen oder aufgerufen werden. Über die Plus- und Minussymbole können Sie die Verzeichniszweige öffnen und wieder schließen.
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Karteistatus für xxxx |
xxxx steht für die fortlaufende Kundennummer, die protel vergibt. Darunter wird angezeigt, wann und durch welchen User diese Kartei angelegt wurde. "Geändert am" zeigt den Tag, Uhrzeit und User der letzten Änderung. "Zugeordnet" zeigt, in welchem Hotel diese Kartei angelegt wurde (nur bei MPE).
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Wenn Sie eine Kartei regelmäßig aufrufen oder die Kartei aus anderen Gründen für Sie wichtig ist, können Sie die Kartei als "Favorit" kennzeichnen. Klicken Sie hierfür auf "Gehört nicht zu meinen Favoriten" und ändern den Status in "Ja - Kartei gehört zu meinen Favoriten":
So rufen Sie Ihre Favoriten auf: Als Favoriten gekennzeichnete Karteien werden über den protel Explorer aufgerufen. Sie öffnen den Explorer • über das Menü "Gästekartei > Meine Karteien" • über alle "Suche in Gästekartei"-Dialoge (Button [Meine Karteien]) • von einer beliebigen Suchergebnisliste aus (Button [Meine Karteien]) • indem Sie eine Suche über die protel "Search & Command Bar" durchführen.
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Adressen |
Die verschiedenen für diese Kartei hinterlegten Adresstypen können hier noch mal angezeigt werden. |
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Adresse ist verifiziert / nicht verifiziert (Zusatzmodul!) |
Das protel Add-on "protel Address Check" stellt bereits beim Erstellen von Gästekarteien sicher, dass neue Adressdaten vollständig und korrekt angelegt werden – und das mit bis zu 40% Zeitersparnis. Auch Adressen, die bei Online-Buchungen einfließen, werden automatisch geprüft und falls nötig ergänzt oder korrigiert. Mehr Informationen auf der protel Webseite: www.protel.net/de/product/protel-addresscheck/ |
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Mailingstatus |
Mithilfe des Mailingstatus legen Sie fest, ob der Gast Mailings erhalten möchte oder nicht:
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Kontakt Opt-In/Out (optional) |
( Ist ein Gast einverstanden, dass wir ihn per E-Mail kontaktieren? Oder nicht? Oder haben wir ihn noch nicht gefragt? –Diese drei Möglichkeiten hält die protel Gästekartei standardmäßig bereit (siehe Mailingstatus). Darüber hinaus kann für jeden Gast spezifiziert werden, ob er zu Reservierungen, Rechnungen oder zu Werbezwecken kontaktiert werden möchte. Obendrein kann zwischen den Kontaktmethoden Brief, Anruf, E-Mailund SMS gewählt werden:
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Karteischutz |
Sie können eine Kartei mit einem Schreibschutz versehen, indem Sie den Eintrag von "nicht geschützt" auf "geschützt" ändern:
Geschützte Karteien können nicht mehr bearbeitet werden.
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Suchname |
Der Suchname hat den Vorteil, dass Sie unabhängig vom tatsächlichen Namen eine weitere Bezeichnung vergeben können, die für das Auffinden der Kartei hilfreich ist (Beispiel: Name = Borussia Dortmund GmbH & Co. KGaA, Suchname = BVB). Standardmäßig wird der eingegebene Name als Suchname übernommen. Um einen eigenen Suchnamen zu vergeben, klicken Sie einfach auf den Eintrag "Suchname" und tragen den gewünschten Begriff ein:
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Adressen |
Sind für eine Kartei mehrere Adressen hinterlegt, werde alle gespeicherten Einträge mit Klick auf "Adressen" angezeigt:
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Kommunikationsmethoden |
Geben Sie hier die verschiedenen Kontaktmöglichkeiten wie Telefon, E-Mail, Fax etc. ein:
Der Aufruf zur Eingabe kann über einen linken Mausklick auf den Eintrag "Kommunikationsmethoden" erfolgen. Wenn nur eine einzelne Verbindungsart, z. B. nur die Telefonnummer, aufgerufen werden soll, kann per linker Maustaste auf "Telefon“ die Einzelanlage erfolgen. Analog dazu kann eine Einzelangabe der Faxnummer, Funktelefonnummer sowie der Email-Adresse vorgenommen werden. Die Art der Einträge kann über die Stammdaten "Reservierung/Gästekarteicodes/Gast Kommunikationsarten" definiert werden.
Klicken Sie unten im Fenster auf [Tweets anzeigen] und protel stellt eine Verbindung zum eingegebenen Twitter-Account her. |
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Hotel Member ID |
Ein linker Mausklick auf "Hotel Member ID" gibt die Möglichkeit zur Eingabe einer Mitgliedsnummer und eines Kennwortes. Die Member-Id wird z.B. für die protel Web Booking Engine genutzt: Firmenkunden, Reisebüros oder private Stammgäste können sich somit schnell und unkompliziert per Log-in beim System anmelden. Persönliche Daten werden für die Online-Buchung dann aus der protel-Gästekartei übernommen und müssen nicht neu eingegeben werden. |
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AVS Meldeschein |
Nur verfügbar bei eingerichteter AVS Meldescheinschnittstelle. Kontaktieren Sie das protel Sales Team oder Ihren protel Vertriebshändler für weitere Informationen. |
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Funktionen: |
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Neue Kartei anlegen |
Speichert die Eingaben in der geöffneten Kartei ab und ruft eine leere Kartei auf. |
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protel Match and Merge |
Siehe Abschnitt Gästekartei > Doublettenkontrolle. |
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Externe Applikation aufrufen |
Spezielle Schnittstelle für externe Anwendungen, die über die Kartei gestartet werden können. |
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Kartei drucken |
Damit werden die Adresse, Kommunikationsmethode und Bemerkungen dieser Kartei gedruckt. |
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Microsoft MapPoint Routenplaner |
Ruft ein externes Programm auf, mit dem eine Wegbeschreibung automatisiert wird. Derzeit unterstützt protel Microsoft MapPoint 2004 und 2009. Für weitere Informationen setzen Sie sich bitte mit dem protel Sales Team oder Ihrem protel Vertriebshändler in Verbindung. |
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Microsoft Outlook Interface |
Damit können Adressen und Termine aus Outlook mit protel bzw. Adressen und Termine von protel mit Outlook abgeglichen werden. Für weitere Informationen setzen Sie sich bitte mit dem protel Sales Team oder Ihrem protel Vertriebshändler in Verbindung. |
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Bildschirmtastatur |
Eine Bildschirmtastatur wird geöffnet. Somit können auch alle Eingaben mit der Maus vorgenommen werden. |
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Visitenkartenscanner |
Nur verfügbar bei eingerichteter Visitenkartenscanner-Schnittstelle. Der Programmpunkt steuert den angebundenen Visitenkartenscanner an. Gästedaten werden von der Visitenkarte eingelesen und automatisch an die korrekten Felder der protel Gästekartei übergeben. Für den Einsatz der Visitenkartenscanner-Schnittstelle ist eine besondere Lizenz erforderlich. Für weitere Informationen setzen Sie sich bitte mit dem protel Sales Team oder Ihrem protel Vertriebshändler in Verbindung. |
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Verfügbare Benutzerrechte |
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132 |
FO Gaestekartei Kennwort aendern |
Reguliert den Zugriff auf Zugriff auf die Hotel Member ID (FO - Gaestekartei - Reiter Adressen - Tree View - Hotel Member ID) |
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817 |
FO Masterkartei bearbeiten |
Mit dem Entzug des Rechts 817 kann ein Mitarbeiter keine Masterkarteien bearbeiten. |
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818 |
FO Geschuetzte Kartei bearbeiten |
Berechtigt den Anwender,eine geschützte Gästekartei zu bearbeiten. |
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851 |
FO Gaestekartei persoenliche Daten bei geschuetzter Kartei bearbeiten |
Ermöglicht dem Anwender, die persönlichen Daten einer geschützten Kartei zu bearbeiten. |
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852 |
FO Gaestekartei Gastwuensche bei geschuetzter Kartei bearbeiten |
Aktiviert den Tab "Wünsche" trotz Schutz der Kartei. |
Das Aktivieren der Checkbox 
Kartei sobald wie möglich löschen bewirkt, dass eine angelegte Gästekartei nur so lange im System gespeichert wird, wie eine Referenz zu einer Reservierung oder einem Debitor besteht. Spätestens mit dem Monatsabschluss (bei SQL mit dem Tagesabschluss) wird die Kartei endgültig gelöscht.
Beim Anlegen einer Gruppenmasterkartei z.B. sollte man diese Checkbox standardmäßig aktivieren, da diese Kartei nach Auschecken der Gruppe nicht mehr benötigt wird.
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Verfügbare Benutzerrechte |
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130 |
FO Kartei zum Loeschen markieren |
Aktiviert/deaktiviert die Funktion "Kartei sobald wie möglich löschen". |
In diesem Reiter werden alle Informationen zu der Adresse einer Firma/ eines Reisebüros/ einer Source oder Gruppe eingetragen.
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Name1 |
Name1 der Firma |
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Name2 |
Name2 der Firma, meist Firmenzusatz |
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Abteilung |
Bezeichnung der Abteilung |
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Sprache/Nat. |
Sprache des Gastes. Wichtig z.B. für die korrekte Anrede, für den Weckruf (bei Telefonanlagen.) etc. Die Reservierungsbestätigung wird nicht automatisch in der Sprache des Gastes gedruckt. In den Stammdaten sollte man bei Bedarf für jede Sprache ein Formular anlegen. Bei Erzeugen eines neuen Textes für diesen Gast werden nur die Formulare, die für die hier ausgewählte Sprache hinterlegt wurden, zur Auswahl gestellt. Nationalität des Gastes. Wählbar aus einer Liste der in den Stammdaten angelegten Kennzeichen. Sie wird zur Erstellung der monatlichen Nationalitätenstatistik für das statistische Bundesamt benötigt. Die Nationalität muss nicht unbedingt dem Wohnort (Land) entsprechen. |
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Kontakt Res. / Kontakt Rech. |
Für Firmen-, Reisebüro-, Source- und Gruppenkarteien können hier Ansprechpartner für die Reservierung bzw. für die Rechnung hinterlegt werden. Der jeweilige Ansprechpartner wird bei Erstellen der Reservierungsbestätigung oder Rechnung in der Adresse eingefügt. Durch Betätigen des Buttons öffnet sich nachfolgendes Fenster:
Wurde dieser Dialog aufgerufen, kann direkt über die Auswahlbox die Änderung zum Rechnungsansprechpartner vorgenommen werden. Für zusätzliche Informationen zum Ansprechpartner wurde ein weiteres Feld hinzugefügt. Sollte die Telefonnummer abweichen, kann diese hier hinterlegt werden. Ist der Ansprechpartner der Reservierungen der gleiche, der auch als Ansprechpartner für Rechnungen genutzt werden soll, werden die eingegebenen Daten übernommen, wenn die Checkbox |
AdressenHier werden nahezu dieselben Informationen hinterlegt wie bei einer Privatadresse (siehe oben, Abschnitt "Adresse - Privat > Adressen"). Einzige Ausnahme: Das zusätzliche Feld Pf./PLZ: |
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Pf./PLZ |
Postfachnummer und Postleitzahl der Firmenadresse. |
Auf der rechten Seite können noch weitere Informationen zur Firma eingetragen oder aufgerufen werden, siehe Abschnitt oben: Baumansicht.
Mehr zum Thema siehe Abschnitt "Gästekartei > Meine Karteien"
Den Default-Mailingstatus, der standardmäßig bei Neuanlage einer Gästekartei vergeben wird, können Sie für jeden Gästekarteityp einstellen lassen. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren protel Vertriebshändler oder das 
Auch Twitter ist im Angebot: Klicken Sie auf "
