Kasse Rechnungen
Rechnungen |
Front Office Kasse Rechnungen
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Der Menüpunkt Kasse > Rechnung erlaubt den Direktaufruf von Rechnungen, d. h. es muss nicht vorher der Zimmerplan oder der Navigator aufgerufen werden, um die Rechnung für eine bestimmte Reservierung zu öffnen.
Über die Eingabe des Namens oder der Zimmernummer wird der Rechnungsdialog für die jeweilige Reservierung direkt aufgerufen.
Sollte noch keine Kasse aktiv sein, erscheint das Kassenauswahlfenster, in dem Sie die gewünschte Kassen-Nr. und - sofern dies in den Stammdaten so angelegt wurde - auch ein Passwort eingeben können. Wenn das Kassenauswahlfenster nicht erscheint, ist bereits eine Kasse angemeldet. Der Name dieser Kasse wird in der Statuszeile des protel Hauptfensters angezeigt.
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HINWEIS:
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Für eine Reservierung können bis zu sechs unterschiedliche Rechnungen (A - F) vorgesehen werden, die über jeweils verschiedene Rechnungsadressen und Zahlungsvereinbarungen (Button "Mehr - Zahlungsinstruktionen") verfügen können. Sollten diese sechs Rechnungsfenster nicht genügen, lassen sich zusätzlich Pseudokonten für den Gast / die Firma / die Gruppe anlegen.
Alternativ zum Menü "Kasse > Rechnung" können Sie die jeweilige Gastrechnung auch über den Navigator (rechter Mausklick in den Rechnungsbereich) oder bei markierter Reservierung im Zimmerplan mit Klick auf das CO-Icon (Check Out) in der Iconleiste aufrufen.
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Verfügbare Benutzerrechte |
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FO Rechnung |
Reguliert den Zugriff auf den Menüpunkt "Kasse > Rechnungen". |
Der Rechnungsdialog ist in drei Teile gegliedert:
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Im oberen Bereich werden die Gastinformationen und der Gesamtsaldo angezeigt. |
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Im mittleren Bereich befinden sich die Teilrechnungsfenster. |
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Unten finden Sie eine Zusammenfassung der jeweiligen Salden und die Buttons zur Bearbeitung. |
GastinformationenDie hier angezeigten Daten sind nicht editierbar. Sie zeigen das Zimmer und den Gast an, für den die anfallenden Leistungen gebucht werden. Auch der Reservierungsstatus wird hier angezeigt (CI / CO / RES etc.) Gehört der Gast zu einer Firma oder einer Gruppe, werden der Firmen-/ oder Gruppenname entsprechend angezeigt. Bei Gruppenreservierungen erscheint im Feld "Zi.-Nr." die Gruppenkontonummer.
Teilrechnungsfenster
Standardmäßig werden im Rechnungsdialog zwei Teilrechnungsfenster angezeigt, wobei jedes Teilrechnungsfenster eine eigene Teilrechnung repräsentiert. Existiert für einen Gast eine einzige Rechnung, bleiben die Informationen im zweiten Teilrechnungsfenster leer. Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden maximal drei Teilrechnungsfenster gleichzeitig dargestellt.
In jedem Teilfenster sind die einzelnen Buchungen zu sehen.
Datum: Datum und Uhrzeit der Buchung (wann wurde die Leistung gebucht?)
Version 2014.18.401 | RDatum: Rechnungsdatum (wann wurde die Rechnung erstellt?)
Ein " : " (Doppelpunkt) vor der Anzahl zeigt an, dass es sich bei der Buchung um ein Package handelt. Auf der gedruckten Rechnung erscheint zusätzlich ein " + "-Zeichen vor dem Buchungstext, falls die Leistung von einem anderen Zimmer umgeleitet wurde.
Ein " * " vor dem Buchungstext kennzeichnet die Buchung als eine Fixleistung (also als eine Leistung, die automatisch beim Tagesabschluss verbucht worden ist.
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Jedes Teilrechnungsfenster ist mit einem Buchstaben (A - F) gekennzeichnet, daneben sind der Name des Rechnungsempfängers und die vereinbarte Zahlart zu sehen.
Klicken Sie auf den Buchstaben der Rechnung, werden alle Rechnungspositionen markiert und können zusammen über das Kontextmenü (siehe unten) bearbeitet werden. Einzelne Rechnungspositionen können mit einem einfachen Mausklick markiert werden.
Klicken Sie auf den Button des , gelangen Sie in dessen Gästekartei. Sollte für eine Teilrechnung noch keine zusätzliche Rechnungsadresse eingegeben worden sein, wird mit Klick auf den leeren Button eine Gastsuche durchgeführt, um die gewünschte Adresse zuzuordnen.
Klicken Sie auf die (z. B. Bar Euro), gelangen Sie in den Dialog "Zahlungsinstruktionen". Dort können Sie Zahlungsinstruktionen hinterlegen, oder auch den Rechnungsempfänger oder die Zahlart ändern.
Direkt unterhalb der Teilfenster befinden sich die jeweiligen Salden.
SaldenanzeigeIm unteren Fensterbereich werden hinter den grünen Pfeilbuttons die Salden der jeweiligen Teilrechung (A - F) angezeigt. Sollte in diesem Feld die Ziffer "0,00" zu sehen sein, ist diese Rechnung entweder ausgeglichen, nicht angelegt oder es wurden noch keine Leistungen aufgebucht.
Sobald für eine Reservierung mehr als zwei Rechnungen existieren, erscheinen im unteren Bereich des Rechnungsdialogs zusätzliche Bedienelemente:
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Durch Aktivieren der Checkbox |
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Mit Klick auf die Pfeilbuttons [<] und [>] können Sie zwischen den Rechnungen hin- und herblättern. |
Wenn Sie in einem Teilrechnungsfenster mit der rechten Maustaste auf eine Rechnungsposition klicken, erscheint ein Kontextmenü. Die Möglichkeiten, die Sie in diesem Menü haben, sind sehr vielfältig - insbesondere, wenn Sie mit Packages arbeiten.
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Buchungsdetail |
Sollte das Buchungsdetail einer gewöhnlichen Leistung aufgerufen werden, so erscheint das Fenster "Buchungs-Detail" (weitere Informationen siehe Abschnitt "Buchungsdetails Leistung". Handelt es sich um eine Package-Buchung (zu erkennen an dem Doppelpunkt " : " vor der Anzahl), wird das Fenster "Package/Split" aufgerufen. |
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Markierte Bg. bearbeiten |
Es erscheint ein Untermenü, in dem Sie die markierte(n) Buchung(en) stornieren können. Zusätzlich ist es möglich, aus den markierten Buchungen ein neues Package zu erstellen. Aus Package- und Zahlartbuchungen können keine neuen Packages gebildet werden!
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Markierte Bg. umbuchen |
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Alle Bg. umbuchen auf neue Rechnung |
Über die Auswahlbox unten rechts im Fenster können Sie bequem auf separat erstellte Rechnungen zugreifen:
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Rabatt |
Mit Hilfe dieses Punktes kann der Rabatt, der in der Gästekartei anhand eines Rabattcodes festgelegt wurde, auch schon vor Check Out berechnet und gebucht werden. Wurde der Rabatt gebucht, ist keine weitere Rabattberechnung möglich. Durch "Rabattberechnung zurücksetzen" wird diese Möglichkeit wieder gegeben und der Rabatt kann ein weiteres Mal gebucht werden. Die erste Rabattbuchung bleibt bestehen. |
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Gutscheineinlösung |
Erscheint nur bei aktiviertem Gutscheinmodul. Der Wert des Gutscheins wird der Rechnung gutgeschrieben. |
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Mehr... |
Ruft den Mehr-Dialog auf.. |
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Bearbeiten... |
Ruft den Rechnung-Bearbeiten-Dialog auf, z.B. um eine Anzahlung zu buchen. |
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Check Out |
Ruft das Check-Out-Fenster auf. (siehe Abschnitt "Zwischenrechnung / Vorausrechnung / vorzeitige Abreise"). |
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Info-Rechnung |
Druckt eine Info-Rechnung. |
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Buchen |
Ruft den Buchungsdialog auf. |
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Taschenrechner |
Ruft den Standard-Windows-Taschenrechner auf. |
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Posten neu übersetzen |
Sind Umsatzkonten in verschiedenen Sprachen hinterlegt und wird während des Aufenthaltes die Sprache des Gastes gewechselt, können auf der Rechnung z.B. Leistungen mit englischer und deutscher Sprache stehen. Um alle Buchungen in einer Sprache erscheinen zu lassen, werden z.B. die deutschen Posten markiert und mit dieser Funktion entsprechend der in der Gästekartei hinterlegten Sprache übersetzt. |
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Verfügbare Benutzerrechte |
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125 |
FO Buchungsdetail |
Reguliert den Zugriff auf den Menüpunkt "Buchungsdetail" im Kontextmenü des Teilrechnungsfensters. |
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FO Debitorenforderung umbuchen |
Steuert das Umbuchen einer debitorischen Zahlart innerhalb einer noch offenen Gastrechnung. Wenn in einer Rechnung zum Beispiel auf Rechnungsfenster A eine Debitor-Zahlung aufgebucht wurde, steuert das Recht, ob die Zahlung auf ein anderes Rechnungsfenster/eine andere Gastrechnung umgebucht werden darf. |
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139 |
FO Leistungen zusammenfassen |
Reguliert den Zugriff auf den Menüpunkt "Markierte Bg. bearbeiten > Zusammenfassen zu Package" im Kontextmenü des Teilrechnungsfensters. |
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181 |
FO Externe Steuern neu buchen |
Reguliert den Zugriff auf den Menüpunkt "Markierte Bg. bearbeiten > Externe Steuern neu buchen" im Kontextmenü des Teilrechnungsfensters. |
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157 |
FO Rabatt buchen |
Reguliert den Zugriff auf den Menüpunkt "Rabatt > Rabatt buchen" im Kontextmenü des Teilrechnungsfensters. |
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154 |
FO Rechnung uebersetzen |
Reguliert den Zugriff auf den Menüpunkt "Posten neu übersetzen" im Kontextmenü des Teilrechnungsfensters. |
[Rechnungsdialog Teilrechnungsfenster]
Zu den Grundlagen einer ordentlichen Buchhaltung gehört es, dass alle vorhandenen Buchungen eine lückenlose Nummerierung aufweisen. Leistungen können deshalb nicht einfach gelöscht werden, stattdessen kommt buchhalterisch korrekt die Funktion „Stornieren“ zum Einsatz. Damit bleiben sämtliche Leistungen dokumentiert und in der Datenbank nachvollziehbar.
Öffnen Sie den Rechnungsdialog für den jeweiligen Gast und suchen Sie die gebuchte Position im betreffenden Teilrechnungsfenster heraus.
Markieren Sie die zu stornierende Buchung (eine oder mehrere), drücken die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü die Option "markierte Bg. bearbeiten". Wählen Sie dort die Option "Stornieren". Oder markieren Sie die Leistung und klicken unten rechts im Fenster auf den Button [Stornieren].
Die Buchungen werden storniert, d. h. es werden automatisch die entsprechenden negativen Gegenbuchungen durchgeführt.
Bei Zahlartenstornos wird in der Kasse die positive sowie die negative Buchung aufgeführt. Hat eine Zahlart den Charakter "Debitor" oder "Kreditkarte", so wird die Gegenbuchung auch in die Debitorenverwaltung übertragen.
Das Stornieren kann auch manuell erfolgen: Geben Sie per Button [ einen negativen Wert entweder bei Anzahl oder bei Betrag ein und bestätigt dann mit [. Achten Sie darauf, dass Sie das gleiche Umsatzkonto angeben wie das, welches Sie stornieren möchten.
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Verfügbare Benutzerrechte |
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90 |
FO Leistung stornieren |
Reguliert den Zugriff auf den Menüpunkt "Markierte BG. bearbeiten > Stornieren" im Kontextmenü des Teilrechnungsfensters. |
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141 |
FO Leistung stornieren ohne Grund |
Nachdem eine markierte Leistung storniert wird, erscheint das Fenster "Bitte Stornogrund eingeben". |
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858 |
FO Leistung stornieren (Schaltflaeche in Rechnungsdialog) |
Reguliert den Zugriff auf die Schaltfläche "Stornieren" im Rechnungsdialog. |
[Rechnungsdialog Teilrechnungsfenster]
Öffnen Sie den Rechnungsdialog für den jeweiligen Gast und suchen die Buchung, die umgebucht werden soll, im betreffenden Teilrechnungsfenster heraus.
Um eine Buchung auf eine andere Detailrechnung umzubuchen, markieren Sie einfach die entsprechende(n) Buchung(en) und ziehen sie per Drag and Drop in die andere Teilrechnung.
Alternativ können Sie eine markierte Buchungen durch Betätigen der grünen Pfeiltasten im unteren Bereich des Rechnungsdialogs umbuchen:
Markieren Sie die jeweilige Rechnungsposition im Teilrechnungsfenster und klicken anschließend auf die grüne Pfeiltaste der Zielrechnung, z. B.: 
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Zusätzlich kann eine markierte Leistungen über die Kontextmenü-Option "Markierte Bg. umbuchen" umgebucht werden.
[Rechnungsdialog Teilrechnungsfenster]
Sollten Sie beispielsweise eine dritte Rechnung für eine Reservierung eröffnen wollen, markieren Sie die entsprechenden Buchungen im Rechnungsdialog der Reservierung und ziehen die markierte(n) Buchung(en) einfach per Drag and Drop auf eine der grünen Pfeiltasten, z. B. auf 
.
Das System legt automatisch eine neue Teilrechnung an.
Der Aufruf der Buchungsdetails erfolgt, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Leistung klicken. Wenn sich das Kontextmenü öffnet, wählen Sie die Option "Buchungsdetail" aus.
Im rechten Fensterbereich können Buchungstexte und Beträge geändert und Buchungen gesplittet werden. Das Ändern von Beträgen ist nur am Buchungstag möglich. Änderungen des Textes dagegen können auch unabhängig vom Buchungstag vorgenommen werden.
Unten rechts im Fenster befinden sich drei Buttons, die folgende Funktionen bereitstellen:
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Die Buchung wird storniert. Dabei wird eine Negativ-Buchung erzeugt, die auf der Rechnung erscheint. |
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Der Buchungstext wird entsprechend der Eingabe geändert. |
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Es gibt zwei Möglichkeiten, eine bestehende Buchung in zwei Teile zu splitten: Entweder Sie splitten den Betrag oder die Menge. Ändern Sie die betreffende Zahl und drücken dann den Button [. Daraufhin erscheint eine zusätzliche Buchung in der Rechnung und die ursprüngliche Buchung ist entsprechend verändert worden. Zahlungsbuchungen können natürlich nur betragsmäßig gesplittet werden. Es ist erforderlich, dass die Kasse angemeldet ist, mit der die Zahlung gebucht worden ist. Da ein Splitten nicht den Wert der gebuchten Leistungen verändert, kann auch bei alten Buchungen gesplittet werden. Beispiele: Buchung: 17 Einheiten Telefon à -,70 €. Hiervon sollen 10 Einheiten abgesplittet werden (um sie z. B. auf eine andere Rechnung umzubuchen): Ändern Sie die Menge und überschreiben die 17 mit der 10. Klicken Sie auf [Splitten]; es stehen nun 2 Telefonbuchungen auf der Rechnung, einmal 10 und einmal 7 Einheiten Telefon. Buchung: Doppelzimmer 220,- €, hiervon sollen 100,- € abgesplittet werden (da dies z. B. der Einzelzimmerpreis ist und die Fa. nur den EZ-Preis ersetzt): Änderung des Preises - Überschreiben Sie die 220,- € mit 100,- €. Klicken Sie auf [Splitten]; es stehen nun zwei Logisbuchungen auf der Rechnung, einmal 100,- € und einmal 120,- € Logis. Bei Bedarf kann natürlich auch noch der Text in "Einzelzimmer" geändert werden. |
Überschreiben Sie den Preis im Preisfeld und klicken auf [OK]. Die ursprüngliche Buchung wird zurückgebucht und der Artikel zum neuen Preis verbucht:
Bei mehrfach gebuchten Artikeln (Menge > 1) bezieht sich der geänderte Preis immer auf den Einzelpreis des Artikels!
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Verfügbare Benutzerrechte |
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823 |
FO Leistungen: Buchungstext aendern |
Reguliert den Zugriff auf die Funktion "Text ändern" in den Buchungsdetails. |
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824 |
FO Leistungen: Zusatztext aendern |
Reguliert den Zugriff auf die Funktion "Text ändern" > "Zusatztext ändern" in den Buchungsdetails. |
[Rechnungsdialog Teilrechnungsfenster]
Packages sind Pakete, in denen mehrere Leistungen (Umsatzkonten) enthalten sind.
Die Verbuchung eines Packages kann in zwei verschiedenen Formen erfolgen:
Zum einen bei der Verbuchung eines Preistypen, da dort die Logis und Zusatzleistung wie Frühstück, Halbpension, usw. enthalten sind oder sein können.
Zum anderen bei Buchungen von Packages, die über Umsatzkonten angelegt werden.
Beispiel: Ein Tennispaket kostet 48,- € und besteht aus folgenden Umsatzkonten
15,- € Miete Tennisplatz
28,- € Trainerstunde
5,- € Iso-Drink
Dieses Package kann wie ein Umsatzkonto verbucht werden und unterscheidet sich deshalb von einem Preistyp, der nur durch einen Tagesabschluss oder die Funktion "Manuelle Logisbuchung" verbucht werden kann.
Mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Buchung gelangen Sie in den Dialog "Packages/Split".
Im oberen Teil ("Packagename/Rechnungstext") werden der Name des Packages und der Zusatztext angezeigt. Die hier eingegebenen Bezeichnungen werden auf die Rechnung gedruckt. Bei Bedarf können die Texte überschrieben werden. Nach Klick auf den Button [ werden die Änderungen der Texte gespeichert.
Im linken Fensterbereich werden die im Package enthaltenen Leistungen mit den Einzelpreisen angezeigt. Ein rechter Mausklick auf eine Leistung öffnet das entsprechende Buchungsdetail, wo Sie die einzelne Leistung bearbeiten können.
Button [Aus Rechnung übernehmen]: Sie können markierte Leistungen zum aktuellen Package hinzufügen. Sie werden als Einzelleistungen aus der Rechnung genommen (also nicht mehr angezeigt/gedruckt) und der Preis des Packages wird entsprechend erhöht.
Button [Aus Package herausnehmen]: Sie können markierte Leistungen a, sodass sie wie gewöhnliche Buchungen auf der Rechnung erscheinen und gedruckt werden.
Klicken Sie auf einen der Buttons [, [, [, [ [ ein Sechstel vom Gesamtbetrag abgesplittet.
Möchten Sie einen bestimmten Betrag absplitten, können Sie den Betrag direkt in das hierfür vorgesehene Eingabefeld schreiben. Klicken Sie anschließend auf den Button [Betrag absplitten].
In allen Fällen werden die Leistungen des Packages automatisch anteilmäßig geteilt.
Um das Package zu stornieren, klicken Sie den Button [.
Für die Leistungen, die innerhalb des Package/Split angezeigt werden, kann ebenfalls das Buchungsdetail aufgerufen werden. Die Veränderungen, die durch Splitten oder Stornieren vorgenommen werden, können den angezeigten Betrag des Packages verändern.
Beispiel:
Bei Zimmerpreisbuchungen wurde ein falscher Betrag verbucht. Der Preis ist zu hoch und Sie wollen den Betrag reduzieren. Splitten Sie einen Anteil über das Package ab, wird von allen enthaltenen Leistungen der entsprechende Anteil prozentual abgesplittet.
Wenn die Reduzierung nur über den Logisanteil erfolgen soll, rufen Sie mit der rechten Maustaste das Buchungsdetail "Package/Split" auf. Dann rufen Sie das Buchungsdetail der Leistung auf, die reduziert werden soll. Sie können nun den entsprechen Anteil aus der Leistung absplitten, deren Umsatz reduziert werden soll.
[Rechnungsdialog Check Out]
Rechnungen können am Abreisetag oder bereits vor der Abreise ausgecheckt werden. Der Check-Out erfolgt im Rechnungsdialog mit Klick auf die Schaltfläche [Check-Out].
Klicken Sie am Abreisetag des Gastes auf den Button [Check Out], um die Rechnung abzuschließen und für die enthaltenen Rechnungsposten eine Zahlung zu verbuchen. Existieren mehrere Teilrechnungen, muss jede Teilrechnung separat ausgecheckt werden.
Im oberen Bereich sehen Sie links den Namen des Gastes, die Zimmernummer, den Buchstaben der Rechnung (A-F) und den Rechnungsempfänger. Rechts daneben werden die Summen der Belastung, der Zahlung und der sich daraus ergebende Saldo angezeigt. Auch Kreditkarten-Autorisierungen sind hier zu sehen.
Im Datumsfeld "Valuta" kann das Datum der Wertstellung eingegeben werden, falls es vom Tagesdatum abweicht (Das Valutadatum ist das Datum, für das die Zahlung auf der Rechnung erscheint).
Um mehrere unterschiedliche Zahlarten eingeben zu können, sind im mittleren Fensterbereich vier Zeilen zu sehen, in denen Sie die gewünschte Zahlart und den jeweiligen Betrag eingeben können.
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Zahlart |
Anzeige der Zahlart, Standard ist "Barzahlung", wenn nicht in der Reservierung eine andere Zahlart für diesen Gast hinterlegt wurde. Wählen Sie aus der Auswahlbox die gewünschte Zahlart aus. |
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Betrag |
Die Summe des offenen Saldos wird automatisch angezeigt, sie kann überschrieben werden, je nachdem, wie der Gast die Zahlung leistet. Sollte der Betrag überschrieben werden, wird der sich daraus ergebende Differenz-Betrag in der nächsten Zeile angezeigt, für den eine andere Zahlart ausgewählt werden kann. Bei Zahlung mit Fremdwährungen wird der Betrag automatisch umgerechnet und angezeigt (entsprechend des in den Stammdaten hinterlegten Wechselkurses). Sie können auch einen höheren Betrag eingeben (z. B. Saldo = 72,- Dollar, Gast gibt einen 100,- Dollar-Schein), der Wechselbetrag wird automatisch errechnet und in der nächsten Zeile angezeigt. |
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Zusatztext/CC |
Es kann optional ein Zusatztext eingegeben werden, der auf der Rechnung gedruckt wird. Wurden Kreditkartendaten bei der Reservierung angelegt, erscheint in diesem Feld die Kreditkartennummer und im folgenden Feld "Gültig" das Gültigkeitsdatum der Kreditkarte. |
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Kurs/Karteninhaber bei CC |
Bei Fremdwährungen wird der hinterlegte Wechselkurs angezeigt bzw. bei einer Kreditkarte der hinterlegte Karteninhaber. |
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Bestimmen Sie die Anzahl der Rechnungskopien. |
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Ist die Checkbox Bei deaktivierter Checkbox wird die Rechnung direkt gedruckt. |
Soll ein anderes Formular als das Standardformular gedruckt werden, kann hier das gewünschte Formular ausgewählt werden. Wenn ein anderes als das Standardformular angezeigt wird, ist bereits über die Funktion "Modus Rechnungsdruck" ein anderes zugewiesen worden. (Voraussetzung für die Verwendung unterschiedlicher Rechnungsformulare ist, dass in den Stammdaten diverse Formulare definiert worden sind).
In der Auswahlbox darunter kann der Druckmodus (detailliert, zusammengefasst, etc.) für diese Rechnung verändert werden.
Wurde ein Rechnungsformular mit verschiedenen Währungen angelegt, kann hier entschieden werden, in welcher Währung das Formular gedruckt wird.
Sollte der Gast einen Safe gemietet haben, wird beim Check Out ein Erinnerungsfeld angezeigt.
Rechnung automatisch in der Sprache des Gastes erstellen ( ab Version 2013.16.816 )
[Invoice dialog box Check Out Layout der Rechnung]
Legen Sie fest, dass das Rechnungsformular automatisch in der Sprache des Rechnungsempfängers angezeigt wird. Eine nachträgliche manuelle Anpassung des Formulars über die Funktion „Mehr/Modus Rechnungsdruck“ kann dann nur noch in der jeweiligen Sprache erfolgen.
Falls Sie diese Funktion nutzen möchten, richtet unser Support-Team Ihr protel gern entsprechend für Sie ein. Sprechen Sie uns an!
Trennlinie einfügen ( ab Version 2013.16.816 )
[Rechnungsdialog Check Out Layout der Rechnung]
Auf Wunsch ist es möglich, im Rechnungsformular z. B. zwischen den Einträgen von Leistungen und Zahlungen eine Trennlinie einzufügen. Als Separator können beliebige Zeichen verwendet werden
[UsePaymentSeparator{1}]
[PaymentSeparator{============================}]Offenen Gesamtbetrag anzeigen ( ab Version 2014.18.067)
[Invoice dialog box Check Out Layout der Rechnung]
Über den Ersetzungscode $Total können Sie auf Rechnungsformularen den noch offenen Gesamtbetrag darstellen. Der Betrag wird errechnet aus $Summe - $SumDebit (Summe der Leistungen - debitorische Zahlungen).
Erstellen Sie Kopien Ihrer (Word or HED) Rechnungen und legen Sie diese in der Rechnungsliste der Gästekarteien ab.
Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie das Add-on protel PDF Maker. Bitte sprechen Sie Ihren protel-Support darauf an!
Wenn Sie in einer Rechnung den Button [ betätigen und das Abreisedatum des Gastes noch nicht erreicht ist, erscheint ein Fenster mit folgenden Auswahlmöglichkeiten:
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Es wird eine Rechnung erstellt, die alle Leistungen enthält, die bis jetzt gebucht worden sind. Es erscheint das Fenster "CO / Zahlungen verbuchen“, um die Zahlart einzugeben. Die Zahlung wird verbucht, der Gast bleibt eingecheckt. |
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Alle noch ausstehenden Logisbuchungen und bereits angelegte Fixleistungen werden automatisch für einen wählbaren Zeitraum vorab in das Rechnungsfenster übernommen und aufgebucht. Der Gast bleibt eingecheckt, beim Tagesabschluss werden nur darüber hinaus in Anspruch genommene Leistungen verbucht. Für gewöhnlich wird bis zum geplanten Abreisetag aufgebucht. Bei Bedarf können Sie hier auch einen anderen Zeitraum auswählen (siehe unten: "Zeitraum wählen"). Standardmäßig erscheint nach Klick auf den Button [Vorausrechnung] das Fenster CO / Zahlungen verbuchen, um eine Zahlung für die im Voraus erfassten Leistungen zu verbuchen.
Zeitraum wählen
Bei gesetztem Häkchen werden die Leistungen ohne Zahlungseingang aufgebucht und weiterhin als offene Posten geführt.
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Es erscheint sofort das Fenster "CO / Zahlungen verbuchen“, um die Zahlart einzugeben. Nach Druck auf [ erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die Reservierung auf heute verkürzt werden soll. Der Gast wird anschließend automatisch ausgecheckt. |
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Verfügbare Benutzerrechte |
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FO Vorausrechnung |
Reguliert den Zugriff auf die Funktion "Vorausrechnung". |
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Verfügbare Einstellungen für den Rechnungsdruck |
Ihr protel Vertriebshändler oder der protel Support informieren Sie über die Möglichkeiten und nehmen gerne die entsprechende Einstellung für Sie vor. |
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Das Menü "Rechnung bearbeiten" kann über den Rechnungsdialog mit dem Button [ aufgerufen werden sowie über den Button im Navigator. Weitere Informationen erhalten Sie im jeweiligen Hilfe-Kapitel.
Keinen Zahlvorgang starten