Formularverwaltung

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Hier werden Musterformulare erstellt, die als Grundlage für den Schriftverkehr mit dem Gast genutzt werden können. Das können Formulare für die Bestätigungsbriefe, die auf Wunsch auch sprachabhängig sein können, oder auch Texte sein, die in der Gästekartei genutzt werden können (z. B. für die Erstellung des Individual-Schriftverkehrs, für Prospektanfragen etc.).

Der Dialog der Formularverwaltung ist zweigeteilt. Auf der linken Seite befinden sich die Formulargruppen, auf der rechten Seite die einzelnen Formulare. Man legt zuerst die Gruppen an und ordnet dann innerhalb der Gruppen die neuen Formulare zu.

Geben Sie im Feld "Gruppe" einen Namen ein, wählen durch Aktivieren der Checkbox einen Charakter aus und betätigen den Button Neu. Die Gruppe wird dann oben links in der Listbox angezeigt. Die einzelnen Charaktere haben folgende Bedeutung:

Reservierungstexte	In dieser Gruppe werden alle unterschiedlichen Bestätigungsformulare (bzw. alle Formulare, die mit Reservierungsdaten zusammenhängen) zusammengefasst. Über den Button "Res.-Texte" bei einer bestehenden Reservierung können Sie aus diesen Texten wählen.
Rechnung	Alle Formulare, die eine Rechnung darstellen (z.B. Gruppen-, Firmen-, Appartmentrechnungen)
Kundentexte	Alle Briefe, die dieser Gruppe zugeordnet sind, können in der Gästekartei (mittels des Buttons Texte) zur Erstellung von Briefen genutzt werden.
Ohne Charakter	zur Zeit ohne Funktion
Mahnungstexte	Formulare für die Mahnverwaltung
Banketttexte	Texte, die in der Bankettverwaltung aufgerufen werden. Die Ersetzungscode und Modi finden Sie in der Hilfe zum Bankettmodul.
Zahlscheine	Texte für die protel HMS Version der Schweiz
Commission	Die hier angelegten Texte können in der Kommissionsabrechnung genutzt werden.
Sortenquittung	Im Dialog "Scheck/Devisenwechsel" kann eine Sortenquittung ausgedruckt werden.
Artikeltexte	Legen Sie hier Texte ab, die in Artikeln verwendet werden.

Zum Ändern einer Gruppe markieren Sie die Gruppe, führen die Änderungen wie gewünscht durch und betätigen zum Abschluss den Button Ändern.

Zum Löschen markieren Sie die gewünschte Gruppe und betätigen den Button Löschen. Die Zuordnung zu den jeweiligen Dateien geht verloren, die Textdateien selbst werden dadurch aber nicht gelöscht.

Als zweiten Schritt erstellt man die Formulare und weist sie den Gruppen zu. Sie werden auf der rechten Seite je nach markierter Gruppe angezeigt. In der Spalte "Formulare" ist der Formularname und in der Spalte "Dateiname" der DOS-Dateiname zu sehen.

Um neue Formulare zu erstellen, markieren Sie eine Formulargruppe, für die Sie ein neues Formular erstellen möchte, und betätigen dann den Button Bearbeiten. Im daraufhin erscheinenden Fenster können Sie den Text eingeben.

Auf Wunsch können Sie mittels der Menüleiste oben mit “Extras” eine Grafik (Endung des Dateinamens: .BMP/.PCX/.GIF/.TIF/.TGA/.WMF) einfügen.

Den Inhalt einer anderen HED-Datei können sie mittels der Menüleiste mit “Datei” an die Stelle einfügen, an der sich gerade der Cursor befindet. (Eine HED-Datei ist eine Datei, die mit dem mitgelieferten Textprogramm High Edit erstellt wurde, sie hat die Endung “.HED”.)

Drucken können Sie den Text über “Datei” - “Drucken”. Einen manuellen Seitenumbruch können Sie über “Extras” - “Seitenumbruch” definieren.

Um die Eingabe des Textes abzuschließen, drücken Sie den Button OK. Es wird ein neues Fenster (“Speichern unter”) angezeigt, um die neue Datei mit einem von Ihnen zu vergebenden Namen zu speichern. Der Name unterliegt den DOS-Konventionen: Maximal 8 Zeichen lang, keine Umlaute etc. Die Endung ist automatisch mit “.HED” vorgegeben und sollte nicht verändert werden. Nachdem Sie den Namen eingegeben haben, drücken sie OK, es erscheint dann wieder der Dialog "Formularverwaltung". Im Feld "Dateiname" ist der Pfad und der DOS-Dateiname bereits eingetragen.

Geben Sie nun im Feld "Formularname" eine Bezeichnung ein, die den Text eindeutig beschreibt (z.B. “Prospektanfrage 2005”). Dieser Name wird auch später zum Auswählen in der Gästekartei angezeigt. Zusätzliche optionale Eingaben im Feld "Beschreibung" können helfen, die Formulare voneinander zu unterscheiden.

Das Feld "Modus" bietet verschiedene Möglichkeiten des Ausdrucks. Die einzelnen Modi werden weiter unten erklärt.

Sie sollten den Formularen unterschiedliche Sprachen zuordnen. Das ist insbesondere nötig, wenn Sie Reservierungsbestätigungen in verschiedenen Sprachen drucken möchten. Dazu legen Sie pro Sprache ein Bestätigungsformular an und weisen jeweils die entsprechende Sprache per Selektion der Sprache aus der Auswahlbox "Sprache" zu. Benennen Sie diese Formulare bitte eindeutig, sodass man von der Bezeichnung auf die Sprache schließen kann ("Engl. Best." / "Franz. Best." etc). Vorher sollten Sie natürlich alle benötigten Bezeichnungen (z. B. für die Kategorien, für die Preise etc., siehe in den jeweiligen Stammdatenbereichen) in allen gewünschten Sprachen eingegeben haben. Die Ersetzungscodes (z.B. "$Katbez", "$PersAnrede" etc.) bleiben so bestehen, wie sie im deutschen sind, protel ersetzt sie automatisch.

Möchten Sie ein anderes Rechnungsformular als das unter "Texte", "Standardrechnung" angelegte als Standard definieren, können Sie dieses per Aktivieren die Checkbox Standardrechnung tun.

Zum Abschluss drücken Sie den Button Neu in der Formularverwaltung, das Formular wird oben in die Liste eingetragen.

Um bestehende Textdateien (*.HED) als Formular zu benutzen, können Sie den Dateinamen direkt im Feld "Dateiname" eingeben. Hilfreich dafür ist auch der Button Suchen. Im dann folgenden Fenster können Sie nach allen Dateien mit der Endung .HED in allen DOS-Verzeichnissen suchen und auswählen. Texte können ebenfalls mit Microsoft Word angelegt werden. Lesen Sie mehr darüber im Kapitel "Texte anlegen mit MS Word".

Führen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Eintrag aus oder markieren Sie den Eintrag und klicken auf Bearbeiten. Führen Sie nun die Änderungen durch und bestätigen im Textfenster mit OK.

Um ein Formular mit einem anderen Formularnamen zu versehen, markieren Sie das Formular, ändern den darunter eingeblendeten Formularnamen und klicken auf Ändern.

Markieren Sie den zu löschenden Eintrag und betätigen den Button Löschen. Nach positiver Beantwortung der folgenden Sicherheitsabfrage wird das Formular aus der Formularverwaltung gelöscht.

Entsprechend des Charakters kann man bei Reservierungstexten unterschiedliche Modi wählen:

Reservierung Einzeln: jedes Zimmer wird detailliert in einer Zeile bestätigt
Reservierung Zusammen: Zimmer, bei denen An-, Abreise, Kategorie, Preistyp und Preis übereinstimmen, werden zusammengefasst (z.B. 5 EZ vom - bis...)
Reservierung Zusammen (Preis): Zimmer, bei denen An-, Abreise und Preis übereinstimmen, werden zusammengefasst
Reservierung Zusammen (Kat): Zimmer, bei denen An-, Abreise und Kategorie übereinstimmen, werden zusammengefasst
Reservierung Zusammen (Geschl./Kat.): Zimmer, bei denen An-, Abreise, Geschlecht der hinterlegten Kartei und Kategorie übereinstimmen, werden zusammengefasst

Bei Rechnungen sind die bekannten Rechnungsdruckmodi wählbar:

detaillierte Rechnung: keine Zusammenfassung, jede Buchung wird detailliert gedruckt
Umsatzkonten zusammengefasst pro Tag: die Buchungen des gleichen Umsatzkontos werden pro Tag zusammengefasst
Umsatzkonten zusammengefasst pro Aufenthalt: Standardeinstellung, die Buchungen des gleichen Umsatzkontos werden pro Aufenthalt zusammengefasst (eine Zeile für Logis, eine für Telefon, eine für Minibar etc.)
Umsatzkonten zusammengefasst pro Gast: Diese Einstellung empfiehlt sich vor allem für Gruppenrechnungen, da die einzelnen Leistungen pro Gast geordnet werden
Umsatzkonten zusammengefasst pro Zimmer: Auch diese Einstellung ist sinnvoll bei Gruppenrechnungen
nur automatische Buchungen zusammenfassen: Alle Buchungen, die der Tagesabschluss verbucht (Zimmerpreise, sonstige Fixleistungen) werden zusammengefasst; alle Extrabuchungen werden detailliert gedruckt.
Umsatzkonten zusammengefasst zu Gesamtpackages: Entspricht "UKto zus. pro Aufenthalt", zusätzlich werden alle Konten zu Gesamtpackages, d.h. Anzahl=1, zusammengefasst. Gut für Wochenendarrangements bei täglicher Verbuchung mit unterschiedlichen Tageswerten
Nur automatische Buchungen zu Gesamtpackages: Nur automatische Buchungen werden zu Gesamtpackages zusammengefasst, alle anderen werden detailliert gedruckt.
UKto zusammengef. pro Gast, sortiert nach Res.Nr.: Diese Einstellung ist sinnvoll bei Gruppenrechnungen. Die Leistungen werden pro Gast zugeordnet und die Sortierung erfolgt nach Reservierungsnummer der Gäste
detaillierte Rechnung, sortiert nach Hauptgruppen: keine Zusammenfassung aber Sortierung nach den in den Stammdaten definierten Hauptgruppen wie z.B. Logis, Restaurant, Hotelbar, Wellness etc.
Umsatzkonten pro Tag, sortiert nach Hauptgruppen: die Buchungen des gleichen Umsatzkontos werden pro Tag zusammengefasst und nach den definierten Hauptgruppen sortiert

Möchten Sie ein neues Formular mit Microsoft Word anlegen, aktivieren Sie bevor Sie den Button Bearbeiten betätigen die Checkbox Word. Voraussetzung ist, dass Microsoft Word auf dieser Arbeitsstation installiert ist.

Word öffnet sich und Sie können Ihren Text wie gewohnt mit den Ersetzungscodes erstellen. Speichern Sie das Dokument in dem vorgeschlagenen Ordner "Formular und schließen Sie Word. Geben Sie nun im Feld "Formularname" den gewünschten Namen ein. Klicken Sie jetzt auf den Button Suchen. In diesem Fenster finden Sie nicht nur alle .hed sondern auch die .doc Dateien. Sollten keine .doc Dateien erscheinen, obwohl Sie welche erstellt haben, setzten Sie sich bitte mit der protel hotelsoftware GmbH in Verbindung. Wählen Sie die Datei mit Doppelklick oder mit Markieren und anschließendem Klick auf OK aus. Es erscheint nun im Feld "Dateiname". Durch Betätigen des Buttons Neu fügen Sie das Worddokument der Auflistung hinzu.

Sollten bereits Vorlagen in Word bestehen und Sie möchten diese als Vorlagen nutzen, speichern Sie diese bitte auf Ihrem protel-Server im Ordner "Formular" ab. Rufen Sie sie über den Button Suchen auf und gehen Sie wie oben beschrieben vor.