Reservierungsassistent

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Ein Gast ruft an und möchte für sich und einen weiteren Gast zwei Einzelzimmer bestellen. Mit dem Reservierungsassistenten legen Sie die Reservierung noch direkt während des Verkaufsgesprächs an. Die Anfrage überprüft für den gewünschten Aufenthalt die Verfügbarkeiten und zeigt in einer übersichtlichen Matrix die freien Kategorien und Preise zu den unterschiedlichen Hotelraten an. So sehen Sie auf einen Blick, welche Kategorie Sie dem Gast zu welchem Preis anbieten können.

Drücken Sie die F11-Taste auf der Tastatur, um den Reservierungsassistenten aufzurufen:

Abbildung: Der Reservierungsassistent

 

HINWEIS:

Da der Aufruf des Reservierungsassistenten über F11 erfolgt, wird der Dialog auch gerne F11-Dialog genannt.

Der F11-Dialog kann aus jedem beliebigen Programmkontext heraus aufgerufen werden. Egal, wo im Programm Sie sich gerade befinden - Sie können jederzeit Ihre aktuelle Tätigkeit unterbrechen und ein Verkaufsgespräch für eine Reservierung führen. Bei der Reservierung, die Sie mit dem Reservierungsassistenten ausführen, handelt es sich immer um eine Kategoriespiegelreservierung, d. h., Sie legen nur die Kategorie fest, die reserviert werden soll. Das konkrete Zimmer in der gewählten Kategorie wird erst später zugeteilt.

So führen Sie eine Reservierungsanfrage durch

1. Wie ist Ihr Name?

Im Eingabefeld Name tragen Sie den Namen der Person ein, mit der das Verkaufsgespräch geführt wird. Bei unverbindlichen Anfragen können Sie dieses Feld auch leer lassen. In solchen Fällen reicht es, wenn der Name eingetragen wird, sobald es zur Buchung kommt.

2. Für welches Datum wünschen Sie das Zimmer?

Anreise: Eingabe des gewünschten Anreisedatums

Abreise: Eingabe des gewünschten Abreisedatums

Nächte: Wahlweise kann anstelle des Abreisedatums auch die Anzahl der gewünschten Übernachtungen eingetragen werden, das Abreisedatum wird dann automatisch berechnet.

3. Wie viele Zimmer benötigen Sie? Für wie viele Personen?

Anzahl Zimmer: Eingabe der Anzahl der benötigten Zimmer

Anzahl Personen: Eingabe der Personenanzahl pro Zimmer, d.h. wenn 5 DZ à 2 Personen insgesamt 10 Personen also reserviert werden sollen, wäre die korrekte Eingabe: Anzahl Zimmer 5, Anzahl Personen 2.

4. Button [Anfrage starten] - Ich kann Ihnen folgendes Zimmer anbieten

Abbildung: Anzeige der verfügbaren Zimmerkategorien, Raten und Preise
in der Preismatrix.

Neben der Kategorie steht in Klammern () die noch zur Verfügung stehende Anzahl der Zimmer. Ist kein Zimmer in der Kategorie verfügbar, wird auch kein Preis angezeigt (***). Der angezeigte Preis bezieht sich in der Regel auf die erste Nacht der Reservierung pro Zimmer.

HINWEIS:

Bei mehreren angefragten Zimmern kann hier auf Wunsch auch die Gesamtsumme (Preis der Reservierung multipliziert mit der Anzahl Zimmer) dargestellt werden. Diese Einstellung wird durch Ihren Vertriebspartner oder den protel Support vorgenommen.

In roter Schrift dargestellte Preise sind nicht verfügbar oder ungültig.

In blauer Schrift dargestellte Preise sind eigentlich ausgebucht, können aber über die Warteliste reserviert werden.

Ein Sternchen * vor dem Preistyp bedeutet, dass es sich um einen Sonderpreis aus der Gästekartei handelt.

Eine Überbuchung der Kategorie ist in diesem Dialog nicht möglich.

Verändern Sie während des Verkaufsgesprächs die Daten (z. B. An-/Abreise oder Anzahl Zimmer), drücken Sie für die Aktualisierung der Anfrage bitte immer den Button [Anfrage starten].

Detailinfo

Sie möchten die Preisdetails sowie die Gesamtsumme für den Aufenthalt der angefragten Reservierung einsehen? Mit einem rechten Mausklick auf einen Preis in der Preismatrix öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie hier "Preisinfo Detail".

Abbildung: Preisinfo-Detail

Im angezeigten Fenster wird der Buchungsverlauf des Zimmerpreises dargestellt. Für jeden Tag der Reservierung wird der zu buchende Preis aufgelistet. Hier wird auch angezeigt, falls sich die Preise während des Reservierungszeitraumes ändern, z.B. bei besonderen Wochenendpreisen.

5. Button [Reservierung] - Für wen darf ich reservieren?

Soll eine Reservierung vorgenommen werden, markieren Sie den gewünschten Preis in der Preismatrix und klicken anschließend auf [Reservierung]. Oder führen Sie einfach einen Doppelklick auf den gewünschten Preis aus.

In beiden Fällen erscheint der Reservierungsdialog mit den Angaben aus F11. Hier können Sie alle weiteren Details zur Reservierung angeben.

Falls keine Reservierung getätigt werden soll, beenden Sie den Dialog mit Schritt 6.

6. Button [nicht reserviert, weil]

Abbildung: Warum wurde nicht reserviert?

Wählen Sie in der Listbox den Grund aus, warum keine Reservierung zustande kam, und klicken anschließend auf [nicht reserviert, weil]. Die zur Auswahl stehenden Gründe werden in den Stammdaten gepflegt (Stammdaten > Reservierung > Reservierungscodes > Turnaway-Gründe) und können über Reports ausgewertet werden.

So legen Sie mehrere Reservierungen in F11 an

Legen Sie in F11 mehrere Reservierungen mit unterschiedlichen Daten an, z.B.  wenn ein Doppelzimmer für 2 Personen + ein Einzelzimmer gebucht werden soll.

  1. Geben Sie alle Eckdaten für die erste Reservierung ein und starten Sie die Reservierungsanfrage mit Klick auf [Anfrage starten]

  2. Markieren Sie in der Preismatrix den gewünschten Preis und öffnen das Kontextmenü (rechter Mausklick).

  3. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Reservierung speichern". Alternativ können Preis & Kategorie auch per Drag and Drop aus der Preismatrix in den Fensterbereich "Gespeicherte Reservierungen" gezogen werden.

  1. Die Reservierung erscheint im F11-Dialog unter "Gespeicherte Reservierungen".

Abbildung: Reservierungen ohne zugeteilte Zimmern und Gäste

  1. Geben Sie jetzt die Eckdaten für die nächste Reservierung ein, speichern Sie die Reservierung, usw.

  2. Klicken Sie auf den Button [Reservierung] um alle gespeicherten Reservierungen in den Reservierungsdialog zu übernehmen.

  3. Bei Bedarf können Sie einzelne Reservierungen aus dem Fensterbereich "Gespeicherte Reservierungen" entfernen: Markieren Sie die betreffende Reservierung, öffnen das Kontextmenü (rechter Mausklick) und wählen im Kontextmenü den Eintrag "Löschen".

Preistyp-Beschreibung

In den Stammdaten kann über die Preistypdetails eine Beschreibung eingegeben werden. Diese Beschreibung kann - sofern sie hinterlegt wurde - in der Preismatrix für jeden Preis geöffnet werden:

Markieren Sie den jeweiligen Preis in der Preismatrix, öffnen Sie das Kontextmenü (rechter Mausklick) und wählen im Kontextmenü den Eintrag "Preistypbeschreibung". Beispiel für eine Preistypbeschreibung:

Abbildung: Dialog Preistypbeschreibung

Filter

Mit Klick auf den Button [Filter] können Sie die Zimmersuche auf weitere Kriterien, zum Beispiel bestimmte Kategorien, einschränken (vielleicht möchte der Gast ausdrücklich eine Suite buchen).

 


Systemeinstellungen für den Reservierungsassistenten (F11)

Für den F11-Dialog gibt es eine Reihe von Sonderfunktionen und viele nützliche Einstellungen, die für jedes Hotel individuell freigeschaltet werden können. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem protel Vertriebshändler oder mit dem protel Support-Team in Verbindung, wenn Sie eine der hier genannten Funktionen benutzen möchten.

BAR-Funktion

Die BAR Funktion führt für jeden Tag des Aufenthalts eine Preistypberechnung durch und zeigt den günstigsten Preistyp pro Tag an. Wird die Reservierung im BAR-Modus gebucht, werden in der zeitabhängigen Preisübersicht automatisch die entsprechenden Preistypen eingetragen. Auf Wunsch kann im BAR-Modus für jede verfügbare Preisgruppe eine Summenzeile eingeblendet werden. Die Summenzeile gibt Auskunft über den anfallenden Preis für den kompletten Gastaufenthalt. Sind mehrere Preisgruppen für den angefragten Zeitraum verfügbar, können diese unmittelbar miteinander verglichen werden:

Abbildung: BAR-Modus: Zusätzliche Summenzeile in der Preismatrix

Ratengruppenauswahl aktivieren (BAR-Funktion)

Neu ab Version 2013.17.400 vom 12.09.2013

Die Ratengruppenauswahl kann separat als Teil der BAR-Funktion im Reservierungsassistenten freigeschaltet werden.

So gehen Sie vor:

Entziehen Sie dem jeweiligen Benutzer das Recht „367 - FO Reservierungen Best Available Rate“. Dadurch wird der Zugriff auf die BAR-Funktionen zunächst gesperrt.

Eine neue Systemeinstellung übersteuert das entzogene Recht und stellt das Feld zur Ratengruppenauswahl separat im F11 Dialog zur Verfügung:

Abbildung: Ratengruppenauswahl im BAR-Modus

Ihr protel Support nimmt gern die genannten Einstellungen für Sie vor. Sprechen Sie uns an!

Geschlossene BAR-Raten in rot darstellen

Ab Version 2014.18.122

Wenn Sie den F11-Dialog im BAR Modus aufrufen und der angemeldete Benutzer die Preisverfügbarkeit übersteuern darf, werden geschlossene BAR-Raten in rot dargestellt.

Beispiel

Die Bar-Rate ist in der Preisverfügbarkeit geschlossen:

Dem Anwender wird die Rate trotzdem in F11 angezeigt:

Voraussetzung ist, dass in der Bedienerverwaltung die Option Preisverfügbarkeit übersteuern aktiviert wurde:

Anzeige der Mehrwertsteuer in der Preisinfo

Ab Version 2015.18.860

Wurde für ein Umsatzkonto ein verminderter oder erhöhter Mehrwertsteuersatz veranschlagt, wird der Preis in der Preisinfo auf Grundlage des veränderten Steuer-Satzes berechnet und angezeigt. Im abgebildeten Beispiel erhöht sich der Brutto-Preis  ab dem dritten Tag:

Anzeige von Wochentagen

Ab Version 2015.19.030

Auf Wunsch besteht die Möglichkeit, den Namen der angefragten Wochentage im Reservierungsassistenten (F11) anzuzeigen. Beispiel:

Abbildung: Anzeige von Wochentagen im Reservierungsassistenten (F11)

Gästekartei über Eingabe der Kundennummer aufrufen

Ab Version 2015.19.030

Im Reservierungsassistent können Sie die Daten einer bestimmten Kartei auch direkt über Eingabe der Kundennummer (#kdnr) aufrufen. Um die passende Kartei aufzurufen, geben Sie die Kundennummer einfach in das Namensfeld ein, zum Beispiel: #6319.

Klicken Sie anschließend auf [Suche].

Abbildung: Reservierungsdialog (neue Reservierung): Eingabe der Kundennummer

Dieselbe Methode funktioniert übrigens auch im Reservierungsdialog. Wichtig ist, dass Sie das Rautezeichen # (hashtag) vor die Kundennummer setzen.

TIPP:  Bei Bedarf können Sie protel so einstellen, dass anstelle des Rautezeichens ein anderes Zeichen als Schlüssel verwendet wird (zum Beispiel ein Sternchen * oder ein Fragezeichen ?). Ihr protel Support-Team nimmt gern die entsprechenden Einstellungen für Sie vor. Sprechen Sie uns an!

Weitere Features für F11

Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren protel Vertriebshändler oder das protel Support-Team.

 

Verfügbare Benutzerrechte (F11)

430

FO Reservierungsassistent BAR deaktivieren

Wird dem Benutzer dieses Recht entzogen, werden die BAR Funktionen ausgeblendet (ab Version 2014.18.755)