Alle Informationen, die für eine Veranstaltung benötigt werden, werden über diesen Dialog eingegeben.
Haupteingabefelder
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Veranstalter |
Hier wird der Namens des Veranstalter hinterlegt. Wurde eine Zuordnung vorgenommen, kann über den Button die Gästekartei angezeigt werden. |
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Rechnungsempfänger |
Eingabe des Rechnungsempfängers, wenn er vom Veranstalter abweicht. Über den Button kann die Gästekartei angezeigt werden. Die Daten der Kartei werden beim Rechnungsdruck automatisch übernommen. Ist kein Rechnungsempfänger hinterlegt, wird der Veranstalter für die Rechnung übernommen. |
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Source |
Soll die Quelle der Reservierung, wie z.B. der Reiseveranstalter mit hinterlegt werden, kann hier der Name eingegeben werden. Über den Button kann die Gästekartei angezeigt werden. |
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Kontakt |
Es kann eine weitere Kartei, z.B. der Ansprechpartner vor Ort - wenn er vom Veranstalter abweicht - hinterlegt werden. |
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Globaler Veranstaltungsname |
Eingabe des Namens der Veranstaltung, der für alle zugeteilten Räume gilt. |
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Tree View |
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Liste |
Aufruf einer Liste mit allen Räumen, die zu dieser Veranstaltung gehören |
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Best. Nr. |
Von protel vergebene Bestätigungsnummer |
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Details für Hauptraum |
Ist einer der Räume als Hauptraum markiert, können über diesen Menüpunkt die Details aufgerufen werden. |
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Traces |
Wie auch im Front Office können für eine Bankett-Veranstaltung Traces hinterlegt werden. Durch einen Mausklick auf den Eintrag wird eine Liste aufgerufen. Genauere Informationen zur Anlage von Traces finden Sie im Front Office-Handbuch im Kapitel "Traces". |
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Veranstaltungsdaten |
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Raumname |
Wurde der Raum über den Bankettplan markiert, wird automatisch der Name angezeigt. Soll die Reservierung um einen Bankettraum erweitert werden, kann dieser in der nächsten Zeile aus der Auswahlbox ausgewählt werden. |
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Datum |
Wurde der Raum über den Bankettplan markiert, wird das Datum automatisch in den Dialog übernommen. Soll ein zusätzlicher Raum angelegt werden, muss das Datum in der zweiten Zeile hier eingegeben, bzw. geändert werden. Klickt man mit der rechten Maustaste in das Datumseingabefeld, erhält man einen Kalender, aus dem das Datum ausgewählt werden kann. |
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An /Ab |
Hier erscheint die ausgewählte Uhrzeit von Veranstaltungsbeginn und -ende. Diese kann geändert werden oder muss bei der Eingabe eines zusätzlichen Raumes eingegeben werden. |
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Art der Veranstaltung |
In den Stammdaten wurden die verschiedenen Veranstaltungsarten hinterlegt, die über die Auswahlbox zugeteilt werden können. |
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Tln |
Anzahl der Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen. Wird die in den Stammdaten max. zulässige Personenzahl für die ausgewählte Veranstaltung überschritten, erfolgt bei Verlassen des Reservierungsdialoges sowie beim Aufruf eines weiteren Dialoges eine entsprechenden Meldung. |
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Def |
Anzahl der Personen, die tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen haben. |
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Gebucht |
Anzahl der für die Veranstaltung gebuchten Personen. |
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Setup: |
Auswahl über die Auswahlbox für die in den Stammdaten hinterlegten Setup-Arten. Wird ein Setup ausgewählt, für das in den Stammdaten keine Details hinterlegt wurde (Personenzahl), wird bei Verlassen des Dialoges oder Aufruf eines weiteren Dialoges eine entsprechende Meldung angezeigt. |
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Status |
Der Status einer Bankettveranstaltung kann fest oder optional sein. Optionale Reservierungen werden auch im Bankettplan in weiß dargestellt. |
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Optionsdatum |
Eingabe des Datums, bis zu dem die Reservierung gehalten werden soll, wenn der Status "optional" ist. |
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Wird diese Checkbox aktiviert, wird der entsprechende Raum als Hauptraum definiert. |
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Über diesen Button rufen Sie die Veranstaltungsdetails zum entsprechenden Raum auf. |
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Soll die Veranstaltung mit allen zugeteilten Räumen gelöscht werden, muss hier die Checkbox aktiviert werden. Nach Verlassen des Diaolgs über den Button wird die Veranstaltung gelöscht. |
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Marketcode |
Für eine statistische Auswertung (Was habe ich für einen Gast?), können die in den Stammdaten hinterlegten Marketcodes verwendet werden. Es stehen alle Marketcodes zur Verfügung, die auch für die Reservierungen genutzt werden. Der Marketcode kann als Pflichteingabe festgelegt werden. |
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Sourcecode |
Für eine statistische Auswertung (Woher kommt der Gast?), können die in den Stammdaten hinterlegten Sourcecodes verwendet werden, die auch für die Reservierungen genutzt werden. Der Sourcecode kann als Pflichteingabe festgelegt werden. |
Die Buttons
Über die Buttons am rechten Rand des Dialogs können Sie weitere Dialoge zur Bearbeitung der Reservierung oder zur Einsicht weiterer Informationen zur Reservierung aufrufen, die in den weiteren Kapiteln erläutert werden.
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Ruft einen weiteren Dialog auf, mit dem die Veranstaltung auf andere Termine kopiert wird (Serieneingabe) (siehe Kapitel "Kopieren von Veranstaltungen"). |
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Entspricht der Reservierungshistory aus dem 4er-Menü: Alle Aktionen, die mit dieser Reservierung vorgenommen wurden, werden festgehalten (siehe Kapitel "Veranstaltungshistory"). |
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Aufruf der Texthistory der Gästekartei des Veranstalters: Erstellen neuer Texte aus den Textvorlagen für die gebuchte Veranstaltung (siehe Kapitel "Texte"). |
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Übersicht über alle Bankettreservierungen des zugeteilten Veranstalters aus der Vergangenheit (siehe Kapitel "Gasthistory"). |
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Übersicht über alle Bankettreservierungen des zugeteilten Veranstalters, die für die Zukunft angelegt sind. (siehe Kapitel "Gast Future") |
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Eingabe von Leistungen, die für den Aufenthalt verbucht werden sollen. Mit der Anlage erfolgt keine Verbuchung, der Umsatz wird nicht beeinflusst. Dieser Dialog dient zur Zuteilung von Leistungen, die während des Aufenthaltes in Anspruch genommen werden sollen (siehe Kapitel "Leistung"). |
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Erzeugen der Rechnung. Mit diesem Button kann die Verbuchung der Leistungen, die über den vorhergehenden Button eingeben wurden, erfolgen. Es wird eine Rechnung auf einem hotelinternen Konto erzeugt und der Umsatz wird verbucht (siehe Kapitel "Rechnung"). |
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Soll die Veranstaltung eine spezielle Farbe erhalten, kann diese über diesen Button ausgewählt werden. |
Wird eine Veranstaltung mehrfach im Jahr stattfinden, kann diese Veranstaltung mit bestimmten Rhythmen kopiert werden, um nicht jeder Veranstaltung einzeln eingeben zu müssen.
Geben Sie eine Veranstaltung mit allen Details ein und klicken Sie dann auf den Button .
Wählen Sie aus der Auswahlbox einen Kopierrhythmus aus und bestimmen Sie das Enddatum, bis zu dem die Veranstaltung kopiert werden soll.
Wählen Sie dann die Kopieroptionen per Aktivieren der Checkboxen:
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Ist der Ablauf der Veranstaltung für alle Termine gleich, kann dieser mit Aktivieren der Checkbox direkt mit übernommen werden. |
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Werden für alle Termine die gleichen Medien benötigt und sind diese bereits in der zu kopierenden Veranstaltung hinterlegt, muss diese Checkbox aktiviert werden. |
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Wurden Bemerkungen für die Abteilungen hinterlegt, können diese mit Aktivieren der Checkbox übernommen werden. |
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Wurden bereits Leistungen festgelegt, die für alle Veranstaltungen gültig sind, werden diese mit Aktivieren der Checkbox auf die angelegten Reservierungen übertragen. |
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Soll die Veranstaltung eine Gruppenveranstaltung werden, so muss diese Checkbox aktiviert sein. |
Betätigen Sie dann den Button . In der darunter befindlichen Liste werden nun alle Termine aufgelistet, an denen die Veranstaltung erneut reserviert wird. Standardmäßig sind alle Termine markiert. Sie können diese Auswahl verändern, indem Sie einzelne Einträge demarkieren. Der Button markiert wieder alle vorhandenen Einträge, der Button demarkiert alle zuvor markierten. Per Bestätigung mit wird die Veranstaltung mit allen gewünschten Details auf alle markierten Termine kopiert.
Über den Button gelangt man in das Aktionsprotokoll dieser Veranstaltung. Alle Aktionen, die mit der Veranstaltung zusammenhängen, werden hier festgehalten. Dadurch kann festgestellt werden, wann und von wem welche Eingaben erfolgten oder Änderungen vorgenommen wurden.
Wurden in den Stammdaten Texte mit dem Charakter "Bankett-Texte" angelegt, können diese über diesen Button erstellt und ausgedruckt werden. Man gelangt in die Texthistory des Veranstalters und kann von dort über den Button aus den angelegten Vorlagen das zu erzeugende Formular auswählen und bearbeiten.
Diese Funktion ruft den Reiter "Bankett History" der Gästekartei des eingetragenen Veranstalters auf.
Hier finden Sie eine Übersicht über alle vorangegangen Veranstaltungen aus dem Bereich Bankett, die dieser Gästekartei zugeordnet waren, mit allen relevanten Veranstaltungsdetails.
Sie können die Ansicht nach einem bestimmten Zeitraum filtern, indem Sie in die von/bis-Felder je ein Datum eingeben und den Button betätigen.
Ruft den Reiter "Bankett Zukunft" aus der Gästekartei des Veranstalters auf.
Dieser Reiter bietet einen Überblick über alle aktuellen und zukünftigen reservierten Veranstaltungen aus dem Bereich Bankett, mit allen relevanten Veranstaltungsdetails.
Sie können die Ansicht nach einem bestimmten Zeitraum filtern, indem Sie in die von/bis-Felder je ein Datum eingeben und den Button betätigen.
Hier können Sie die während der Veranstaltung zu buchenden Leistungen anlegen. Werden z.B. bei der Absprache verschiedene Leistungen festgelegt, können diese bereits bei Anlage der Reservierung eingegeben werden. Diese Leistungen können auf Berichten und Formularen mit angezeigt werden.
Die Zuteilung der einzelnen Leistungen wird über die am unteren Rand befindlichen Eingabefelder vorgenommen.
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Konto |
Eingabe der Umsatzkontennummer. Ist diese Nummer nicht bekannt, wird mit der Tabulatortaste die Liste aller Umsatzkonten angezeigt. Mit Eingabe der ersten Buchstaben des Umsatzkontos wird das gewünschte Umsatzkonto markiert und kann aus der Liste über den Button ausgewählt werden. |
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Preis |
Wurde in den Stammdaten ein Preis für das ausgewählte Umsatzkonto hinterlegt, wird dieser automatisch eingetragen. Der vorgegebene Betrag kann geändert werden. |
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Anz. |
Als Vorschlag wird die Teilnehmerzahl aus der ersten angelegten Veranstaltung in das Feld eingetragen. Die Anzahl kann auf die gewünschte Menge geändert werden. |
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Bezeichnung |
Bezeichnung des Umsatzkontos aus den Stammdaten. Soll diese Bezeichnung nicht für die Verbuchung genutzt werden, kann der Text geändert werden. |
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Zusatztext |
Zur Verbuchung des Umsatzkontos kann ein zusätzlicher Text eingegeben werden. Ob dieser Text auf der Rechnung ausgedruckt wird, ist abhängig von den genutzten Ersetzungscodes aus dem Rechnungsformular. |
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Von / Bis / Datum |
Soll eine zeitliche Begrenzung eingeben werden, kann hier die Uhrzeit und das Datum hinterlegt werden, wann diese Leistung in Anspruch genommen wird. |
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Wird dieses Kästchen angehakt, wird die Leistung nur als Information betrachtet und nicht mit auf die Rechnung übernommen. |
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Abteilung |
Auswahl einer in den Stammdaten hinterlegten Abteilung. Leistungen können so direkt mit einer Abteilung verbunden werden. (siehe dazu auch Kapitel "Veranstaltungsdetails, Bemerkungen") |
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Templatetext |
Wurden in den Stammdaten für bestimmte Abteilungen vorgefertigte Texte hinterlegt, stehen diese über die Auswahlbox zur Verfügung. Die Templatetexte werden in das Textfeld rechts daneben übernommen und können dort geändert oder ergänzt werden. Sie können in das Textfeld auch direkt Text eingeben, der dann auf der Rechnung mit ausgedruckt wird |
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Ord1 |
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Werden Leistungen, Abteilung und Templatetext ausgefüllt, werden diese auf den Rechnungen zusammenhängend dargestellt.
Mit dem Button wird die Leistung in die Liste übernommen. Wurden Daten einer bestehenden Leistung verändert, können diese Änderungen über den Button gespeichert werden. Der Button entfernt eine zuvor selektierte Leistung aus der Liste.
Über den Button gelangen Sie in den Reiter ""Texthistory" der Gästekartei.
Sie können per Button die zu verbuchenden Leistungen einer reservierten Veranstaltung zuordnen. Somit erscheint die Leistung auf der Rechnung, die zu der Veranstaltung erstellt wird.
Um eine Rechnung für die Veranstaltung über die unter "Leistungen" eingegebenen Leistungen zu erzeugen, klickt man auf diesen Button.
Nach einer kurzen Abfrage erscheint das Rechnungsfenster und eine Rechnung wird auf einem hotelinternen Konto erzeugt. Sind der Veranstaltung Leistungen zugeteilt worden, können diese jetzt verbucht werden. Es erscheint der Eingabedialog der Leistungen aus dem die zu verbuchenden Leistungen ausgewählt werden können.
Durch Markieren der Leistungen und Bestätigen mit dem Button werden nur diese Leistungen verbucht. Dadurch kann der Umsatz, wenn die Veranstaltung über mehrere Tage angelegt ist, taggenau erfasst werden.
HA