Kontingentverwaltung

Front Office Reservierung Kontingentverwaltung

Ein Kontingent ist eine vertraglich zugesicherte Anzahl von Zimmern, die ein Vertragspartner (z. B. eine Reiseveranstalter) für einen bestimmten Vertragszeitraum blocken und fest reservieren kann. Nicht in Anspruch genommene Kapazitäten können innerhalb einer vertraglich vereinbarten Frist ohne Stornogebühr zurückgegeben werden (dynamisches Kontingent). Nach Ablauf des Vertragszeitraums (Schlussdatum) verfällt das Kontigent, so dass nicht abgerufene Zimmer in den freien Verkauf zurückfallen.

protel unterscheidet zwei Arten von Kontingenten: Das absolute Kontingent, d.h. eine bestimmte Anzahl von Zimmern ist bis zu einem bestimmten Datum fest für einen Reiseveranstalter blockiert.

Das dynamische Kontingent, d.h. eine bestimmte Anzahl von Zimmern ist für einen längeren Zeitraum für einen Reiseveranstalter blockiert, z.B. für den 01.06.12 bis 31.12.12. Der Reiseveranstalter hat die Möglichkeit, die blockierten Zimmer innerhalb einer vereinbarten Frist zurückzugeben.

Kontingente werden nur im Kategoriespiegel, nicht aber im Zimmerplan dargestellt. Reservierungen aus einem Kontingent hingegen werden im Zimmerplan durch die rosafarbene Anzeige des Gastnamens gekennzeichnet.

Kontingente können zwei unterschiedliche Eigenschaften besitzen:

• Kategorieplan blockierend: Die Zimmer des Kontingents werden in den entsprechenden Kategorien generell von der Verfügbarkeit abgezogen, unabhängig davon, ob Reservierungen für dieses Kontingent vorliegen oder nicht. In der Kontingentzeile des Kategoriespiegels werden diese Kontingente nicht angegeben.

• Kategorieplan nicht blockierend: Die Zimmer werden nicht aus der Verfügbarkeit abgezogen. Dafür wird die Anzahl der Zimmer aller Kontingente im Kategoriespiegel in der Kontingentzeile kumuliert angezeigt. Reservierungen aus diesen Kontingenten werden direkt aus der Verfügbarkeit abgezogen, in den Kontingenten aber nicht mehr angezeigt. Damit lässt sich die genaue Anzahl verfügbarer Zimmer ermitteln.

Grundsätzlich werden Kontingente nur im Kategoriespiegel angezeigt. Bei nicht blockierenden Kontingenten werden die Zimmer in der Zeile "Kontingent" angezeigt; bei blockierenden Kontingenten werden die Zimmer direkt von der Verfügbarkeit abgezogen.

Wir empfehlen den Gebrauch von nicht blockierenden Kontingenten.

Da ein Kontingent keine feste Reservierung ist, werden die Kontingente auch nicht in den Forecasts, wie z. B. der Hausstatusliste oder anderen Listen berücksichtigt.

Kontingente verwalten

Öffnen Sie die Kontingentverwaltung mit Klick auf das Menü Reservierung > Kontingentverwaltung.

Im Dialog "Kontingentverwaltung" können Sie Kontingente neu anlegen (Button Hinzufügen), bearbeiten (Button Bearbeiten) oder löschen (Button Löschen). Per Button [Kontingenthistory] erhalten Sie eine detaillierte Auflistung aller Aktionen, die im Zusammenhang mit einem markierten Kontingent durchgeführt worden sind. Der Button [Budget] ruft die Budgetverwaltung eines markierten Kontingents auf. Dort können Sie monatsweise die Werte für das Kontingent definieren.

Ein vorhandenes Kontingent kann mit eine Doppelklick geöffnet bzw. bearbeitet werden.

Anzeigeoptionen:

Kontingente anlegen

Klicken Sie auf den Button [Hinzufügen] um ein neues Kontingent anzulegen.

Gruppenmaster für Kontingent erzeugen

Sie können für das Kontingent einen Gruppenmaster erzeugen. In diesem Fall kann über den Button [Zahlungsinstruktionen] eine Gesamtrechnung aller Reservierungen aus dem Kontingent angelegt werden (siehe Kapitel "Button Mehr – Zahlungsinstruktionen").

Über den Button [Memo] können bei Bedarf weitere Informationen zum Kontingent eingegeben werden.

Zusätzliche Infos

[Reservierungen > Kontingentverwaltung > Kontingent bearbeiten / Zusätzliche Infos]

Hinterlegen Sie bei Bedarf einen Market- oder Sourcecode für das Kontingent, einen Hear- und Come-Reason (Woher/Warum) sowie einen Reservierungsstatus.

Jede Reservierung, die über dieses Kontingent angelegt werden wird, erhält automatisch die hier eingestellten Merkmale.

Kontingentstatus hinterlegen

"Offen": Im offenen Zustand kann die Anzahl der Zimmer für den Kontingentzeitraum noch frei verändert werden.

"Geschlossen": Wird das Kontingent geschlossen, wird ein Snapshot der zu diesem Zeitpunkt gebuchten Zimmer erstellt. Diese Originaldaten können dann im Reiter 'Kontingent Übersicht' per rechter Maustaste (Ursprüngliche Anzahl anzeigen) sichtbar gemacht werden.

Kontingent Übersicht

[Reservierungen > Kontingentverwaltung > Kontingent bearbeiten / Kontingent Übersicht]

Die Anzahl der zur Verfügung stehenden Zimmer können individuell für einen Zeitraum oder bestimmte Tage erhöht oder verringert werden. Dies geschieht in der Kontingentübersicht.

Die Spalte Total" zeigt an, wieviele Zimmer am jeweiligen Tag im Rahmen des Kontingents geblockt sind, wieviele davon belegt und wieviele noch frei sind (Anzahl/Belegt/Frei).

Ab Version 2018.20.172 (23. November 2018) verdeutlicht die Tabelle weitere Zusammenhänge:

• Die Werte für freie Zimmer werden für Tage, an denen das Kontingent bereits verfallen ist, auf "0" gesetzt.

• Tage, an denen das Kontingent bereits verfallen ist, werden in grau dargestellt.

Die Kontextmenüs im Reiter "Kontingent Übersicht"

Die Kontingent-Übersicht verfügt über zwei Kontextmenüs mit vielen nützlichen Funktionen.

Kontextmenü 1

Klicken Sie auf einen beliebigen Spaltenkopf in der Übersicht, erscheint folgendes Kontextmenü:

Über das Kontextmenü können Sie

• die Kontingentübersicht in verschiedenen Schriftgrößen ausdrucken (klein/mittel/groß):
  Beachten Sie, dass in der Tabelle keine Zeile markiert ist, wenn Sie die gesamte Übersicht ausdrucken möchten.
  Markieren Sie eine Zeile in der Tabelle, öffnen dann das Kontextmenü und wählen Druck klein/mittel/groß, um nur diese eine Zeile auszudrucken.

• die Kontingentübersicht als Excel- oder HTML-Datei exportieren

• die Spaltenbreite in der Übersicht anpassen

• in der Übersicht Suchen

• den Edit-Modus aktivieren ("Bearbeiten an"):
  Die Kontingentanzahl im Kontingentübersichtsdialog kann direkt editiert werden, wenn Sie im Kontextmenü den Menüpunkt 'Bearbeiten An' aktivieren. In der Übersicht können Sie dann direkt eine Anzahl anklicken und diese bearbeiten . Mit [TAB], Pfeil rechts, Pfeil links oder der ENTER-Taste können Sie zum jeweils nächsten Feld springen. Die neu eingegeben Werte werden direkt geändert. Damit die Summen pro Tag neu berechnet werden, ist <F5> (Refresh) zu benutzen.

Kontextmenü 2

Klicken Sie mit der rechten Maustaste  in einen beliebeigen Bereich der tabellarischen Übersicht, erscheint folgendes Kontextmenü:

Über dieses Kontextmenü können Sie

• den Bericht "Kontingentbelegung" erstellen und ausdrucken

• eine anschauliche Grafik zur Kontingentauslastung erstellen und ausdrucken

• eine neue Kontingent-Reservierung erstellen:
  Markieren Sie zuerst im unteren Teil des Dialogs die gewünschte Kategorie. Markieren Sie dann in der Übersicht den gewünschten Tag, öffnen anschließend das Kontextmenü und klicken dort auf "Neue Reservierung". Alle weiteren Informationen wie Anzahl der Zimmer etc. können direkt im Anschluss im Reservierungsdialog eingegeben werden.

• zwischen unterschiedlichen Anzeigeoptionen wählen

• die ursprüngliche Anzahl anzeigen:
  - zeigt die Originaldaten des "Snaphots" an (sieh oben: Zusätzliche Infos / Kontingentstatus hinterlegen).
   

Reservierungseingabe

[Reservierungen > Kontingentverwaltung > Kontingent bearbeiten / Reservierungseingabe]

In der Reservierungseingabe können Sie Reservierungen für ein Kontingent durchführen.

1. Geben Sie den Namen des Gastes ein (oder die Anfangsbuchstaben) und klicken Sie auf die Schaltfläche daneben um die Gästekarteisuche zu öffnen oder eine neue Gästekartei anzulegen.

2. Geben Sie anschließend die Anzahl Erwachsener ein und wählen rechts daneben die Kategorie.
3. Geben Sie Anreise- und Abreisedatum ein (muss innerhalb des Kontingents liegen)
4. Geben Sie die Anzahl der Zimmer ein (Feld "#").
5. Klicken Sie abschließend auf .

Sharer-Reservierungen

Bei Sharer-Reservierungen muss zuerst der Sharer angelegt und mit Klick auf übernommen werden. Verfahren Sie danach wie oben beschrieben.

Kontingent-Reservierungen

[Reservierungen > Kontingentverwaltung > Kontingent bearbeiten / Reservierungseingabe]

In dem Reiter "Kontingent Reservierungen" werden alle vorhandenen Reservierungen aus dem Kontingent dargestellt. Die aufgerufene Liste gibt einen Überblick über den Belegungsstand. Mit der rechten Maustaste gelangen Sie in den Navigator der einzelnen Reservierungen.

Über den Button [Drucken] ist ein Ausdruck der Liste aller vorhandenen Reservierungen möglich.

Kontingentreservierung im Zimmerplan oder Kat.-Spiegel anlegen

Die Reservierung aus einem Kontingent kann wie eine "normale" Reservierung erfolgen. Über den Kategoriespiegel oder Zimmerplan wird der Zeitraum markiert, anschließend im Reservierungsdialog über die Auswahlbox "Kontingent" das entsprechende Kontingent ausgewählt und zugeteilt.

Der Name des Gastes erscheint im Zimmerplan rosafarben:

Alle zugeteilten Karteien (Source, Reisebüro, Gruppe, Firma) werden automatisch der Reservierung zugewiesen. Angelegte Preistypen und Zahlungsinstruktionen werden ebenfalls übernommen.

Kontingente Belegungsübersicht

Klicken Sie im Kategoriespiegel mit der linken Maustaste in einen bestimmten Tag in der Kontingentzeile und Sie erhalten folgende Übersicht:

Die Belegungsübersicht gibt den aktuellen Buchungsstand der eingegebenen Kontingente für einen ausgewählten Tag an. Mit den Pfeiltasten am unteren rechten Rand kann in den Tagen weiter "geblättert" werden.

Mit einem rechten Mausklick auf ein Kontingent gelangen Sie in die Kontingent-Übersicht des ausgewählten Kontingentes (s.o.). Das Verfallsdatum gibt den entsprechenden Tag an, ab dem das Kontingent nicht mehr buchbar ist.

Durch Betätigen des Buttons [Kontingentspiegel] öffnet sich ein Fenster, in dem alle Kontingente pro Kategorie aufgelistet werden.

Aktivieren Sie die Checkbox um eine detaillierte Aufschlüsselung je Kategorie und Kontingent zu erhalten  Allerdings werden dort die einzelnen im Kontingent enthaltenen Kategorien aufgeschlüsselt.