Zimmerplan

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Der Zimmerplan gehört zu den wichtigsten Werkzeugen im protel HMS. Hier reservieren Sie in kürzester Zeit Zimmer für einzelne Reisende oder ganze Reisegruppen, ändern Buchungen nach Belieben und greifen direkt auf sämtliche Gastdaten zu. Selbst ein Zimmerwechsel bedeutet für Sie keine zusätzliche Arbeit. Verlegen Sie den Gast einfach in seine neuen vier Wände – protel berücksichtigt automatisch veränderte Details wie Zimmerstatus, Rechnungslegung und Verfügbarkeit.

Aufbau des Zimmerplans

Der Zimmerplan ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt:

Die Zeitleiste

Die erste Spalte nennt den Zeitraum, der aktuell angezeigt wird, in unserem Beispiel ist das der Monat Juni 2012. Daneben werden die Wochentage angezeigt, wobei der aktuelle Tag grün hinterlegt ist. Der laufende Monat (hier: Juni) ist blau hinterlegt, der darauf folgende grün. Die oberhalb des Wochentages angezeigte Zahlgibt die Kalenderwoche wieder (in der Beispielabbildung 23 und 24).

TT : Aktivieren der ToolTips: Wenn Sie mit der Maus über eine angelegte Reservierung fahren, werden Ihnen zusätzliche Informationen zur Reservierung angezeigt, wie zum Beispiel Datum der Anlage und Name des Mitarbeiters, der die Reservierung erstellt hat, Angabe der Flugnummer und vieles mehr. Welche Informationen angezeigt werden, wird in der PROTEL.INI festgelegt.

Button [Filter]: Bei Aufruf zeigt der Zimmerplan standardmäßig alle Zimmer & Kategorien an. Sollen z.B. nur Einzelzimmerkategorien mit dem Status "überprüft" angezeigt werden, können diese herausgefiltert werden (siehe Kapitel "Filter Zimmerplan").

Den Zeitraum festlegen

Verschieben Sie die Zeitleiste nach links - in die Vergangenheit - oder nach rechts - in die Zukunft -, um sich genau den Zeitraum anzeigen zu lassen, in dem Sie z.B. eine Reservierung vornehmen wollen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Verrücken Sie den gesamten dargestellten Zeitraum in die Zukunft, indem Sie auf das letzte Datum ganz rechts klicken und es dadurch auf die erste Position der Zeitleiste verschieben.
2. Durch Klicks auf ein Datum innerhalb des dargestellten Zeitraums bewegen Sie sich in kleineren Sprüngen in die Zukunft.
3. Mithilfe der Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur verschieben Sie die Zeitleiste tageweise nach vorn bzw. nach hinten .
4. Größere Zeitsprünge bewerkstelligen Sie am einfachsten mithilfe der Monatsreiter am unteren Fensterrand:

Ein Klick auf den gewünschten Monat verschiebt die Zeitleiste zum ersten Tag dieses Monats.

Wenn Sie einen Zeitraum jenseits der dort aufgeführten Monate aufrufen möchten, führen Sie einfach einen Rechtsklick auf einen beliebigen Reiter aus und wählen dann im Dialog "Auswahl Monate" den gewünschten Monat aus.

Die Auflösungsanzeige

Legen Sie fest, in welcher Auflösung Sie mit dem Kategoriespiegel arbeiten möchten. Über die Schaltflächen in der oberen rechten Ecke des Dialogfensters wählen Sie eine Ansicht in einfacher bis vierfacher Vergrößerung.

Hinweis: Je größer die Anzeige, desto kleiner der dargestellte Zeitraum!

Der Zimmerbereich

Links wird die Zimmernummer angezeigt, daneben die entsprechende Kategorie.

Der farbige Punkt neben der Kategorie gibt Aufschluss über den Zimmerstatus.

Die Farben des Zimmerstatus haben folgende Bedeutung:

Filter Zimmerplan

Mithilfe des Filters können Sie eine genaue Auswahl treffen, welche Zimmer im Zimmerplan angezeigt werden sollen.

Klicken Sie oben links auf den Button [Filter].

Sie können nach FO Status, Kategorie, Stockwerk, Features, Zimmerstatus und Reservierungsstatus filtern oder  einzelne Zimmer zur Anzeige auswählen. Die Buttons [Alle markieren] und [Keine markieren] helfen Ihnen, schnell die gewünschte Auswahl vorzunehmen.

Aktivieren Sie im Bereich "Kategorie" die Checkbox Zi., werden nur reale Zimmer angezeigt, aktivieren Sie die Checkbox Kto. oder beide, werden (auch) die hotelinternen Konten und Gruppenmaster im Zimmerplan angezeigt.

Wird das Häkchen bei Filter beim nächsten Zimmerplanaufruf automatisch anwenden gesetzt, werden die Filteroptionen gespeichert und beim nächsten Aufruf des Zimmerplans wieder verwendet. Klicken Sie auf den Button [Template speichern], "merkt" sich das Programm die im Filter vorgenommenen Einstellungen.

Mit dem Button [OK] wird die Auswahl bestätigt und der Zimmerplan entsprechend der eingestellten Filterkriterien angezeigt.

Farben im Zimmerplan

Die Reservierungen werden im Zimmerplan verschiedenfarbig dargestellt. Die Farben sind fest zugeordnet.

Bedeutung der Balkenfarbe:

Zimmerinfos

Klicken Sie im Zimmerplan mit der linken Maustaste auf ein Zimmer, erhalten Sie weitere Informationen, die zu dem Zimmer in den Stammdaten hinterlegt sind:

Hinzu kommt die Möglichkeit, einen Zusatztext für das Zimmer zu hinterlegen (z. B. "Fernseher defekt" oder ähnliches).

Zimmerstatus ändern: Auf der rechten Seite wird der Zimmerstatus angezeigt. Soll der Status geändert werden, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

Im Feld "Zimmerwartung" werden noch nicht erledigte Aufgaben aus der Zimmerwartung angezeigt.  

Über den Button [History] erreichen Sie die Zimmerwartungsübersicht aus der Hausdamenliste.

Über den Button [Zimmerhistory Aktionen] erhalten Sie eine Übersicht über alle Aktionen, die in dem Zimmer durchgeführt wurden, wie zum Beispiel: wann und von wem eine Reservierung angelegt wurde oder welche Leistungen für das Zimmer gebucht wurden.

Der Button [Zimmerhistory Reservierungen] ruft wiederum ein Fenster zur Zeitraumeingabe auf. In dem darauf folgenden Fenster finden Sie einen Überblick über alle Reservierungen, die in diesem Zimmer angelegt wurden.

Zimmerinfos über das Kontextmenü

Klicken Sie im Zimmerplan mit der rechten Maustaste auf ein Zimmer, öffnet sich ein Kontextmenü, das Ihnen ähnliche  Möglichkeiten bietet, wie der Zimmerinfo-Dialog:

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Arbeiten mit dem Zimmerplan

Anlegen einer Reservierung

1. Wählen Sie im Zimmerplan ein Zimmer aus.

2. Positionieren Sie die Maus auf das Anreisedatum.

3. Drücken Sie die linke Maustaste.

4. Ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste auf das Abreisedatum.

5. Lassen Sie die Maustaste los.

Am Bildschirm sehen Sie jetzt einen grauen Balken:

Abb.: Zimmer 117 soll vom 01. bis zum 03. November 2012 reserviert werden.

6. Drücken Sie anschließend

a)      die ENTER-Taste oder

b)      den Button in der Icon-Zeile oder

c)      mit der rechten Maustaste auf den grauen Balken und im Kontextmenü auf "Reservierung".

7. Geben Sie nun im Reservierungsdialog den Namen des Gastes / Buchers ein.

8. Mit [OK] wird die Reservierung im Zimmerplan sichtbar. Ausnahme: Reservierungen mit dem Reservierungsstatus "Option ohne Abzug" werden im Zimmerplan nicht angezeigt.

Eingabe mehrerer Reservierungen

Es können mehrere Reservierungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten in unterschiedlichen Kategorien für einen Gast direkt hintereinander eingegeben werden.

Markieren Sie nacheinander die verschiedenen Zeiträume oder Kategorien und rufen dann wie oben beschrieben den Reservierungsdialog auf. Dort werden die einzelnen Reservierungen angezeigt, die Reservierung erfolgt auf einen Namen.

Walk-In-Reservierung

Möchte ein Gast ohne vorherige Reservierung einchecken, so kann im Zimmerplan eine Reservierung angelegt werden und der Check In direkt durchgeführt werden.

Legen Sie wie gewohnt eine Reservierung an und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in die Reservierung. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Funktion "Walk In". Es erscheint der Reservierungsdialog zur Eingabe der Daten, bei Bestätigung wird der Gast sofort eingecheckt. Mit der Funktion "Walk In/Meldeschein" wird der Gast nach Bestätigen des Reservierungsdialoges eingecheckt und ein Meldeschein wird gedruckt.

Anlegen einer Reservierung mit Umzug

Sie können eine Reservierung mit Umzug direkt im Zimmerplan eingeben.

1. Markieren Sie für beide Zimmer die Tage auf dem Zimmerplan . Bitte achten Sie darauf, dass das Abreisedatum der ersten Reservierung mit dem Anreisedatum der zweiten Reservierung übereinstimmt:

2. Rufen Sie dann den Reservierungsdialog auf. Dort erscheinen beide Reservierungen.

3. Durch Aktivieren der Checkbox VB (=Verbinden) werden die beiden Reservierungen zu einer zusammengeführt. Mit [OK] werden die Reservierungen miteinander verbunden.

4. Die Reservierung erscheint nun im Zimmerplan als Umzugsreservierung:

Check In

Für den Check-In stellt der Zimmerplan verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung :

• Check In-Button   in der Icon-Zeile:
  Markieren Sie die Reservierung im Zimmerplan (der Name erscheint in rot) und klicken mit der linken Maustaste den Check-In Button.

• Über das Doppelklick-Menü (siehe Kapitel "Doppelklick-Menü"):
  Doppelklicken Sie die Reservierung und klicken im sich öffnenden Fenster auf Check In.

Check Out

Für den Check-Out stellt der Zimmerplan verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• Über den Check-Out-Button   in der Icon-Zeile:
  Markieren Sie die Reservierung im Zimmerplan (der Name erscheint in rot) und klicken mit der linken Maustaste den Button.

• Über das Doppelklick-Menü (siehe Kapitel "Doppelklick-Menü").
  Doppelklicken Sie die Reservierung und klicken im sich öffnenden Fenster auf Check Out / Rechnung.

Im Anschluss öffnet sich der Rechnungsdialog. Dort können weitere Buchungen vorgenommen oder die Zahlung verbucht werden.
Hat eine Rechnung keinen Saldo (Ausgeglichen auf 0,00), dann wird die Reservierung direkt ausgecheckt.

Reservierungen verlängern / verkürzen

Zum Ändern der Reservierungsdaten gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• direkt im Zimmerplan:
  Klicken Sie mit der Maus auf den Abreisetag der Reservierung und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste das Ende der Reservierung auf das gewünschte Datum.

• über den Navigator:
  Das An- oder Abreisedatum kann dort direkt im Reservierungsbereich geändert werden.

• über das Doppelklick-Menü:
  Mit einem Doppelklick auf die Reservierung erhält man das Doppelklick-Menü, in dem die An und Abreisedaten geändert werden können (siehe Kapitel "Doppelklick-Menü").

Umzüge von bestehenden Reservierungen eingeben

Zum Eingeben von Umzügen können verschiedene Funktionen genutzt werden:

• direkt im Zimmerplan:
  Positionieren Sie die Maus auf das Datum, an dem der Umzug stattfinden soll, und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste die Reservierung auf das gewünschte Zimmer.

• über das Doppelklick-Menü:
  Siehe unten, Abschnitt "Doppelklick-Menü".

Zu beachten ist, das der Umzug am Tag des Umzugs angemeldet werden muss (siehe Kapitel "Umzüge anmelden").  

Reservierungen verschieben

Sie können eine Reservierung im Ganzen direkt im Zimmerplan verschieben: Markieren Sie die Reservierung mit der linken Maustaste und ziehen Sie die gesamte Reservierung bei gedrückter Strg-Taste und gedrückter Maustaste auf einen neuen Termin oder ein neues Zimmer.

Doppelklick-Menü

Mit einem Doppelklick auf eine Reservierung im Zimmerplan erhält man dieses Menü. Das Doppelklick-Menü stellt alle Aktionen zu Verfügung, die auch mit der Maus im Zimmerplan durchgeführt werden können sowie weitere Funktionen.

Lesen Sie mehr im Kapitel "Der Navigator, Button DK-Menü".