Buchhaltung StornosStammdaten Buchhaltung Stornos
protel HMS kann mit Hilfe der Bedienerverwaltung so konfiguriert werden, dass bei Stornierungen von gebuchten Leistungen ein Grund angegeben werden muss. Über diese Gründe können Sie sich Berichte ausdrucken lassen. In diesem Dialog können Sie die Gründe anlegen.
Vergeben Sie eine Abkürzung und einen Langtext für den Grund. Wenn Sie verschiedene Gründe für z.B. Berichte zu Gruppen zusammenfassen wollen, können Sie im Feld "Gruppe" ein gemeinsames Gruppenkennzeichen vergeben. Über das Feld "Sortierung" legen Sie die Reihenfolge der Einträge im Front Office fest, indem Sie Nummern vergeben. Die Einträge werden nach Inhalt dieses Feldes alphanumerisch sortiert.
Wenn Sie die Checkbox 
Nicht im Front Office anzeigen aktivieren, ist dieser Adresstyp im Front Office nicht mehr verfügbar. Durch Aktivieren der Checkbox Im Internet verfügbar erscheint diese Option in der Web Booking Engine, sofern sie installiert ist.
Bestätigen Sie nach Tätigen der Eingaben mit dem Button . Ändern können Sie angelegte Einträge, indem Sie diese markieren und die Änderungen in den Feldern durchführen. Bestätigen Sie dann per Button . Analog dazu können nicht mehr benötigte Gründe gelöscht werden: Markieren Sie den zu löschenden Eintrag und betätigen Sie den Button .
Die Funktion der Storno- und Leerbettgebühren dient zur Berechnung, bzw. Darstellung dieser auf einem Tagesabschlussbericht. Daraufhin können Sie selber entscheiden, ob die Stornierung/das Leerbett berechnet werden oder diese aus Kulanzgründen dem Gast erlassen werden. protel verbucht Gebühren nicht selbstständig!
Die Codes werden innerhalb der Gästekartei unter dem Karteikartenreiter "Preise" zugewiesen. Sobald diese Kartei bei einer Reservierung zugeteilt wird, erfolgt die Berechnung der Gebühren.
Stornogebühren werden berechnet, wenn der Gast kurzfristig vor Anreise die Reservierung storniert, Leerbettgebühren werden berechnet, wenn der Gast schon eingecheckt hat, jedoch vorzeitig abreist.
Wichtig bei Leerbettgebühren: Damit diese Gäste erfasst werden, muss das Abreisedatum unbedingt am gleichen Tag über das 4er-Menü geändert werden. Reservierungen, die über den Zimmerplan, das Doppelklickmenü oder über "vorzeitige Abreise" innerhalb der Rechnung geändert werden, werden auf diesem Bericht nicht erfasst!
In diesem Dialog können die Codes für die Storno- und Leerbettgebühren angelegt und definiert werden. Dies können beliebig viele sein.
Im oberen Teil werden die Parameter für die Stornogebühren angelegt.
Wählen Sie zuerst aus der Auswahlbox einen Stornogebührencode aus. Möchten Sie einen neuen Code anlegen, öffnen Sie durch Betätigen des Buttons den Dialog zur Neuanlage und Bearbeitung der Codes. Weiteres dazu lesen Sie im folgenden Kapitel.
Legen Sie fest, ab wie vielen Tage der dem Anreisetag die Stornogebühr fällig werden soll und wie viele Übernachtungen mindestens berechnet werden sollen. Der Nachlass-Wert ist ein Prozentwert.
Das Feld "Haltezeit am Anreisetag" und die Checkbox Deposit rückerstattbar finden nur Verwendung bei einer Anbindung an ein Reservierungssystem über ein GDS-Interface.
Betätigen Sie zum Abschluss den Button , um den Eintrag anzulegen. Ändern können Sie bestehende Einträge, indem Sie den gewünschten Eintrag markieren, die Änderung vornehmen und danach den Button betätigen. Zum Löschen markieren Sie den gewünschten Eintrag und betätigen den Button .
Im unteren Teil werden die Parameter für die Leerbettgebühren angelegt.
Die Bearbeitung erfolgt analog zu den Stornogebühren. Möchten Sie einen neuen Leerbettgebührencode anlegen, betätigen Sie hier ebenfalls den Button , um den Dialog zur Neuanlage und Bearbeitung der Codes zu öffnen, der im folgenden Kapitel beschrieben wird.
Neue Codes anlegen
Durch Betätigen der Buttons gelangen Sie zu den Dialogen zur Neuanlage und Bearbeitung der Codes, dessen Funktionen für Storno- und Leerbettgebührencodes identisch sind. Die Funktionen werden hier erklärt anhand der Stornogebührencodes.
Vergeben Sie eine Abkürzung und eine Bezeichnung für den Code. Wenn Sie verschiedene Codes für z.B. Berichte zu Gruppen zusammenfassen wollen, können Sie im Feld "Gruppe" ein gemeinsames Gruppenkennzeichen vergeben. Über das Feld "Sortierung" legen Sie die Reihenfolge der Einträge im Front Office fest. Die Einträge werden nach Inhalt dieses Feldes alphanumerisch sortiert.
Wenn Sie die Checkbox Nicht im Front Office anzeigen aktivieren, ist dieser Adresstyp im Front Office nicht mehr verfügbar. Durch Aktivieren der Checkbox Im Internet verfügbar erscheint diese Option in der Web Booking Engine, sofern sie installiert ist.
Bestätigen Sie nach Tätigen der Eingaben mit dem Button . Ändern können Sie angelegte Einträge, indem Sie diese markieren und die Änderungen in den Feldern durchführen. Bestätigen Sie dann per Button . Analog dazu können nicht mehr benötigte Codes gelöscht werden: Markieren Sie den zu löschenden Eintrag und betätigen Sie den Button .