Reservierungssuche und Neuanlage

Die Neuanlage von Reservierungen ist immer mit der Gästesuche verbunden, damit der neuen Reservierung ein Bucher zugeordnet werden kann. Eine detaillierte Anleitung zur Gästesuche finden Sie im Kapitel "Gästekartei suchen".

Wenn Sie eine Reservierung direkt über den Zimmerplan oder Kategoriespiegel anlegen, wird automatisch die Suche nach vorhandenen Karteien gestartet, sobald Sie im Reservierungsdialog ein Wort oder eine Zeichenfolge in die Felder "Name", "Firma", "RB", "Source" oder "Gruppe" eingeben. Gefundene Übereinstimmungen werden im Suchergebnis-Dialog angezeigt.

Gästekartei über Eingabe der Kundennummer aufrufen

Ab Version 2015.19.030

Im Reservierungsdialog können Sie die Daten einer bestimmten Kartei auch direkt über Eingabe der Kundennummer (#kdnr) aufrufen.

Angenommen, Sie legen eine neue Reservierung über den Zimmerplan oder den Kategoriespiegel an. Um die passende Kartei aufzurufen, geben Sie im Reservierungsdialog die Kundennummer in das Namensfeld ein, zum Beispiel: #6319.

Abbildung: Reservierungsdialog (neue Reservierung): Eingabe der Kundennummer

Anschließend übernimmt protel direkt die Daten der jeweiligen Gästekartei.

Abbildung: Nach Eingabe der Kundennummer werden die Daten der jeweiligen
Gästekartei direkt in den Reservierungsdialog übernommen.

Dieselbe Methode funktioniert übrigens auch im Reservierungsassistenten (F11). Wichtig ist, dass Sie das Rautezeichen # (hashtag) vor die Kundennummer setzen.

TIPP: Bei Bedarf können Sie protel so einstellen, dass anstelle des Rautezeichens ein anderes Zeichen als Schlüssel verwendet wird (zum Beispiel ein Sternchen * oder ein Fragezeichen ?). Ihr protel Support-Team nimmt gern die entsprechenden Einstellungen für Sie vor. Sprechen Sie uns an!

Erweiterte Schnellsuche mit Präfix

Ab Version 2019.20.209; Dies ist eine Erweiterung zur oben erwähnten Funktion "Gästekartei über Eingabe der Kundennummer aufrufen".

Um bei der Suche nach protel-Kundennummern oder Hotel-Member-IDs Verwechslungen zu vermeiden, haben wir die Schnellsuche mit Präfix erweitert. So können Sie nun entscheiden, mit welchen Suchpräfixen Sie die Suche entweder auf "Kundennummern" oder auf "Hotel-Member-IDs" einschränken wollen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Schnellsuche auf andere Daten zu erweitern, unter anderem auf die Suche nach bestimmten E-Mailadressen.

Neuerdings können Sie die notwendigen Konfigurationen nun auch selbst vornehmen. Bisher hat unser Support-Team dies für Sie erledigt. Natürlich können Sie sich weiterhin an das protel Support-Team wenden, falls Sie bei der Einstellung dieses Features Unterstützung benötigen.

Schnellsuche mit Präfix verwenden

Sie können die Schnellsuche bei einer Karteisuche innerhalb eines Reservierungsdialogs oder im F11 – Reservierungsassistent verwenden.

Um die gewünschte Kartei zu finden, setzen Sie im Namensfeld eines der folgenden Präfixe ein, gefolgt vom entsprechenden Suchbegriff. Die Suche startet sobald Sie entweder mit [Enter] bestätigen oder in ein anderes Feld klicken. protel füllt alle relevanten Felder mit den entsprechenden Infos aus der gefundenen Gästekartei. Passen mehrere Gästekarteien zu den Suchkriterien, öffnet protel den gewohnten Dialog mit den Suchergebnissen.

Präfix	Suchbegriff-Beispiel	Anmerkung
$Hotel Member ID	$8919
#KundenNr	#6319
*Schnellsuche	*44269	SQL-Abfragen, siehe Hinweis-Box "Gästekartei SQL Abfragen"
*E-Mailadresse	*info@protel.net	Sofern in den protel Stammdaten aktiviert

Hierbei handelt es sich um die standardmäßig eingestellten Präfixe. Beachten Sie die Hinweis-Box "Alternative Präfixe" weiter unten, wenn Sie alternative Präfixe verwenden möchten.

HINWEIS: Alternative Präfixe

Diese Präfixe können Sie in den protel Stammdaten für die Hotel Member ID, KundenNr und Schnellsuche definieren, indem Sie über protel SD -> Karteien -> Schnellsuche den Dialog "Schnellsuche Einstellungen" aufrufen. Zudem können Sie hier auch die E-Mailsuche aktivieren bzw. deaktivieren.

Hierfür muss Ihrem Benutzer das Benutzerrecht "437 – SD Schnellsuche editieren" zugewiesen sein.

HINWEIS: Gästekartei SQL Abfragen

TIPP: Die folgenden Änderungen können nur mit einem Masterpasswort vorgenommen werden. Ihr protel Support-Team nimmt gerne die entsprechenden Einstellungen für Sie vor. Sprechen Sie uns an!

Sie haben die Möglichkeit, die Abfrage der Schnellsuche Ihren Bedürfnissen entsprechend anzupassen.

Hierfür finden Sie unter protel Front Office -> Optionen -> protel Construction Kit -> Gästekartei SQL Abfragen die SQL Abfragen der Reservierungstypen. Sie können diese anpassen und mit [Speichern] bestätigen. Sollten Sie alle Änderungen rückgängig machen wollen, klicken Sie auf [Standard wiederherstellen].

Standardmäßig können Sie nach der Kundennummer, Hotel Member ID, IATA-Nummer, Telefonnummer, Handynummer, Postleitzahl und– sofern zuvor in den protel Stammdaten konfiguriert – nach der E-Mailadresse suchen.

Bitte beachten Sie, dass nur eine Komplettsuche möglich ist. Eine Teilsuche funktioniert hingegen nicht in Kombination mit der Schnellsuche. Die Suche mit Kundennummer beschränkt sich auf den entsprechenden Karteityp.

Reservierungssuche

Über das Reservierungsmenü (z. B. Reservierung > Privatreservierung) können Sie gezielt nach bereits vorhandenen Reservierungen suchen oder neue Reservierungen anlegen. Unabhängig von Ihrer Absicht öffnet sich zuerst der Dialog "Suche in Gästekartei".

Geben Sie hier den Namen des Gastes ein (oder einen Teil davon) und bestätigen Sie mit Enter oder [OK]. Im Suchergebnis erscheinen alle Gäste, die mit dem eingegebenen Suchwort übereinstimmen. Wählen Sie den gewünschten Gast mit einem Doppelklick aus.

Es erscheint der Dialog "Reservierungen", der alle Reservierungen mit allen relevanten Informationen angezeigt, die für den ausgewählten Gast angelegt worden sind.

Folgende Funktionen stehen hier zur Auswahl:

Neu	Ruft den Reservierungsdialog zur Neuanlage einer Reservierung für diesen Gast auf.
Storno	Storniert die markierte Reservierung.
Wiedereinsetzen	Setzt eine zuvor stornierte Reservierung wieder ein.
Drucken	Druckt die Liste der Reservierungen aus.
Zusatz	Zeigt Zusatzinfos zur Reservierung an
Erweiterte Tooltip Infos	Aktivieren Sie die Checkbox Erweiterte Tooltip-Infos, werden im Tooltip zusätzliche Informationen angezeigt, die in der PROTEL.INI definiert werden können.

Neuanlage

Ist die Kartei des Gastes noch nicht vorhanden, rufen Sie durch Betätigen des Buttons Neu im Suchergebnis-Dialog den eine leere Gästekartei auf, um die Daten des neuen Gastes zu erfassen.

Sollte nach Ihren Sucheingaben kein Suchergebnis gefunden werden, erscheint automatisch die Frage zur Anlage einer neuen Kartei.

Nachdem Sie die Kartei angelegt haben, gelangen Sie in den oben gezeigten Dialog, über den Sie per Button Neu zum Reservierungsdialog gelangen.

	Verfügbare Benutzerrechte
310	FO Reservierungseingabe	Berechtigt den Anwender, Reservierungen anzulegen.