Gästekartei Gästekartei Reiter "Sales Daten"Bei Verwendung des Sales-Moduls integrieren sich zusätzliche Funktionen in die protel-Gästekartei in Form von weiteren Reitern.
Front Office Gästekartei Gästekartei Reiter "Sales Daten"
Im Reiter "Sales Daten“ werden die Sales-Informationen der jeweiligen Kartei zugewiesen.
Geben Sie dem Kontakt eine Funktion. Wählen Sie dazu eine in dem Stammdaten angelegte Funktion aus der Auswahlbox aus. Diese Funktion wird z.B. innerhalb der Kontaktstruktur angegeben. Zusätzlich können Sie eine Quelle und/oder Region angeben, um den Kontakt näher zu spezifizieren.. Diese Informationen wurden ebenfalls zuvor in den Stammdaten angelegt.
Ist die Checkbox 
Kontakt ist inaktiv aktiviert, wird dieser Gast bei Mailings nicht berücksichtigt. In dem Feld "Bemerkung" können Sie optional einen Freitext eingeben.
Auf der rechten Seite befinden sich in einer Baumstruktur weitere Möglichkeiten, dem Kontakt Sales-Informationen zuzuweisen.
Jeder Kontakt kann höchstens einen Marketing- und VIP-Hauptcode aber mehrere Untercodes haben. Die Hauptcodes wählen Sie per -Button oder Doppelklick aus der Liste aus, die beim Mausklick auf den Eintrag erscheint. Die Untercodes wählen Sie durch Drag and Drop aus. Ziehen Sie die gewünschten Features mit der Maus aus der Liste der möglichen Features in die Liste der zugeteilten Features. Die Zuweisung kann ebenfalls durch einen Doppelklick auf das jeweilige Feature erfolgen.
Ebenso verfahren Sie mit den Segmenten, Branchen, Vertragsarten, Potentialen und Mitarbeitern.
Front Office Gästekartei "Sales Kontakte"
protel Sales and Marketing unterscheidet Front Office- und Sales-Kontakte, wobei Sales-Kontakte eine Untermenge der Front Office-Kontakte darstellen. Ein Front Office-Kontakt wird Sales-Kontakt, indem ihm ein Sales-Mitarbeiter zugewiesen wird. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass z.B. keine Pauschal-Gruppenreisende im Sales Navigator angezeigt werden.
Mit dieser Funktion werden Sales-Kontakte den jeweiligen Accounts zugeordnet. Zusätzlich können über das Kontextmenü Kontakte angesehen und Zuweisungen aufgehoben werden. Das Aufheben einer Zuweisung löscht NICHT den jeweiligen Kontakt, sondern ausschließlich die Verknüpfung zwischen Account und Kontakt.
Es ist nicht möglich, Kontakte direkt an eine Masterkartei zu binden.
Automatische Übernahme der Account Adresse
Kontakte sind sehr häufig Mitarbeiter einer Firma, die als postalische Adresse die Firmenadresse verwenden. Auf diese Weise enthalten alle Kontakte identische Adressinformationen, die bei Änderungen an der Adresse nachgearbeitet werden müssten.
Ist die automatische Übernahme aktiviert (Button ), kopiert protel Änderungen an den Adressfeldern der Account-Kartei in die jeweiligen Felder der Kontaktadresse. Eine Nachbearbeitung ist so nicht mehr erforderlich.
Eine aktivierte Übernahmefunktion erkennen Sie an dem Wort "Copy“ in der ersten Spalte der dargestellten Kontakte. Zum Deaktivieren der Funktion wählen Sie bitte den Kontakt und Betätigen den Button .
Front Office Gästekartei Gästekartei Reiter "Sales Aktivität"
Die Funktion "Sales Aktivität" gewährt einen Überblick über sämtliche Kontaktaufnahmen zum jeweiligen Account. Der Sales Report der markierten Aktivität erscheint jeweils im Textfeld unten.
Sie können die Ansicht filtern, indem Sie sich über die Checkboxen nur die erledigten oder nur die offenen Aktivitäten anzeigen lassen. Außerdem können Sie über die Datumfelder auf der rechten Seite einen Zeitraum bestimmen, für den die Aktivitäten angezeigt werden.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag in der Liste klicken, erscheint das Kontextmenü. Über die Optionen können Sie den vorhandenen Eintrag öffnen, um die Details einzusehen, oder ihn aus der Liste entfernen. Ebenso können Sie von dieser Stelle eine neue Aktivität planen. Es erscheint der Dialog zur Neuanlage einer Aktivität, den Sie bereits vom Sales Aktivitäten Manager kennen. Verfahren Sie wir dort beschrieben (Kapitel "Sales Aktivitäten Manager").
Front Office Gästekartei Gästekartei Reiter "Sales Umsatz"
Der Reiter "Sales Umsatz“ bietet eine Komplettübersicht über alle umsatzrelevanten Informationen dieses Accounts in der ausgewählten Periode.
Die obere Liste zeigt eine periodengenaue Aufstellung der jeweiligen Umsatzzahlen, die untere Liste eine Aufstellung der zugesagten Umsätze.
Je nach Auswahl aus der Auswahlbox "Umsatz produziert im Bereich" enthalten beide Listen die gewählten Daten von Anreisen, Roomnights oder Umsatz. Bei Auswahl von Roomnights erscheinen zugesagte und tatsächlich gebuchte Roomnights in den Listen. Im Falle von Roomnights zeigt die obere Liste auch zukünftige Reservierungen an, im Falle von Umsatz nur den tatsächlich gebuchten Umsatz bis heute.
Wird diese Funktion von einem Account aufgerufen, stellen die angezeigten Werte die Summe aller Kontakte dieses Accounts dar, wird die Funktion von einem Master Account aufgerufen, werden die Daten aller Accounts inklusive aller Kontakte dargestellt. Auf diese Weise ist eine One-Klick Auswertung der Kontaktstruktur ebenso möglich wie im Sales Navigator.
Als Eingabehilfe für den zugesagten Umsatz stehen die Schalter , , ,,, zur Verfügung. Eine Umsatzzusage in Höhe von 100.000 Euro "bis Jahresende“ kann also durch
Eingabe 100.000 im Feld "Total"
Drücken des Schalters
Drücken der Taste
erstellt werden. Protel verteilt die 100.000 Euro in diesem Fall auf die verbleibenden Monate (taggenau) des Jahres.
Über das Kontextmenü kann der Bericht "Sales Informationen“ gedruckt werden.