Über den Button hinter den jeweiligen Veranstaltungsräumen im Reservierungsdialog haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zu der Buchung vorzunehmen.
Über die verschiedenen Reiter können Sie Informationen zu
Veranstaltung (Ablauf)
Medien
Bemerkungen
Teilnehmer und Gruppen
Raumplan
Leistungen
der Veranstaltung zuordnen.
Veranstaltungsdaten
Im oberen Bereich werden die Daten der Reservierung angegeben. Sie können hier einen separaten Veranstaltungsnamen vergeben, der dann - im Gegensatz zum globalen Veranstaltungsnamen - nur für diese Detailveranstaltung gilt.
Rechts daneben werden in einer Baumstruktur noch weitere Informationen bereitgestellt. Die Bestätigungsnummer wird von protel vergeben. Sie können z.B. über die Bankettliste nach ihr suchen oder Sie in Briefen oder Berichten ausgeben. Das gleich gilt für die Reservierungsnummer, die ebenfalls von protel vergeben wird.
Über die Funktion "In andere Details kopieren" können sich wiederholende Abläufe einer mehrtägigen oder in mehreren Räumen stattfindenden Veranstaltung in andere Veranstaltungsdetails übertragen werden. Dazu werden die gewünschten Daten im Veranstaltungsablauf markiert und über diese Funktion kopiert. Es erscheint eine Auswahlliste aller zu dieser Veranstaltung zugehörigen Buchungen. Die gewünschten werden markiert und es erfolgt die Übernahme der Abläufe.
Über den Eintrag "Texte" gelangen Sie in den Reiter "Texthistory" der Gästekartei, um dort vorhandene Texte zu bearbeiten oder neue Texte anzulegen.
Veranstaltungsablauf
Um einzelne Punkte zum Ablauf einzugeben, geben Sie in den Eingabefeldern unterhalb der Liste die Uhrzeiten "von" und "bis" ein. Sie haben einerseits die Möglichkeit, die entsprechende Aktion in das dahinter befindliche Feld per Hand einzugeben oder Sie wählen aus der Auswahlbox, die sich durch Betätigen des Buttons 
öffnet, eine in den Stammdaten angelegte Aktion aus und geben die entsprechende Teilnehmerzahl in dem Feld "Tln" ein. Um eine Sortierung zu erhalten, die nicht abhängig von der eingegebenen Uhrzeit ist, kann für eine Auflistung die Eingabe einer Nummer erfolgen. Im Textfeld daneben wird der erweiterte Text des Ablaufs aus den Stammdaten angezeigt, es kann aber auch jederzeit ein Text individuell eingegeben werden.
Wurden die Eingaben getätigt, wird mit dem Button die Eingabe übernommen.
Um ein Ablaufdetail zu ändern, wird es markiert. Damit trägt es sich wieder in die Felder ein. Die Änderungen wie Zeit, Text, Sortierung können vorgenommen und mit dem Button in die Liste übernommen werden.
Fällt ein Ablaufdetail weg, wird es markiert und mit dem Button aus der Auflistung entfernt.
Templates
Damit übliche Abläufe nicht ständig neu eingegeben werden müssen, gibt es die Möglichkeit, in den Stammdaten Templates anzulegen. So kann ein kompletter Ablauf incl. Zeiten angelegt werden.
Das gewünschte Template wird aus der Auswahlbox ausgewählt und durch den Button aktiviert. Im oberen Teil sind nun die Abläufe aus dem Template eingetragen worden.
Müssen Änderungen vorgenommen werden, so kann dies durch Markieren des entsprechenden Eintrags erfolgen. Die Informationen tragen sich in das Eingabefeld ein und können editiert werden. Durch Drücken des Buttons werden die Änderungen übernommen.
Setup Zeiten Dauer
Um die Zeit für den Aufbau mit einplanen zu können, kann diese in der Veranstaltung zugewiesen werden. In die Eingabefelder werden die Zeiten eingetragen, die für den Auf- und Abbau benötigt werden. Die Setup-Zeit wird zu der eingegebenen Veranstaltungszeit hinzugezählt, d.h. ist die Veranstaltung von 08:00 Uhr bis 19:00 Uhr und die Setup-Zeit ist für Auf- und Abbau 1 Stunde wird die Veranstaltung von 07:00 bis 20:00 Uhr durch das System automatisch und je eine Stunde nach vorn und hinten verlängert.
Die Darstellung der Setup-Zeiten im Bankettplan erfolgt durch die Kennzeichnung des Zeitraumes in der dargestellten Reservierung in grün.
Zimmerpreis
Wird ein Sonderpreis für Übernachtungen gewährt, kann dieser zur Information eingegeben werden. Bei Anlage einer Zimmerreservierung muss dieser Betrag der Reservierung manuell zugeteilt werden.
Checkbox 
Veranstaltung löschen:
Soll die Bankettreservierung gelöscht werden, da z.B. der Raum nicht mehr benötigt wird, aktiviert man die Checkbox und bestätigt mit dem Button .
Übe den Button kann ein Report über die Detailinformationen ausgedruckt werden.
Dieser Dialog dient der Zuordnung von Medien.
In den Stammdaten wurden alle zur Verfügung stehenden Medien angelegt. Dazu wurde ebenfalls die Anzahl der einzelnen Medien vermerkt. Durch diese Eingabe ist es möglich, die Medien so zu verwalten, dass bei einer Zuordnung einer Veranstaltung nur die Medien zur Verfügung gestellt werden, die für diese Veranstaltung genutzt werden können.
Gebuchte Medien
Hier können Sie der Veranstaltung Medien zuordnen. Wählen Sie aus der Auswahlbox das gewünschte Medium aus und bestimmen Sie die Anzahl. Die Anzahl des benötigten Mediums kann zum einen über die Pfeiltasten erhöht bzw. gemindert werden oder direkt über das Eingabefeld geändert werden. In den Feldern "Von" / "Bis" wird die Uhrzeit eingegeben, in der das Medium zur Verfügung gestellt wird. Wird das Medium über den gesamten Zeitraum der Veranstaltung benötigt, müssen die Felder "Von" / "Bis" nicht zwingend ausgefüllt werden. Es werden automatisch Anfangs- und Endzeit der Veranstaltung übernommen.
Wurde die Eingabe getätigt, wird diese mit dem Button in die Liste übernommen.
Mit dem Button kann eine Änderung vorgenommen werden, z.B. von der Anzahl oder des Zeitraums. Klickt man auf das zu ändernde Medium, wird dieses in die Eingabefelder übernommen. Die Änderung kann vorgenommen werden und über den Button wieder in die Liste übernommen werden.
Wird eines der Medien nicht mehr benötigt, kann man dieses aus der Zuteilung löschen. Markiert man das Medium und klickt auf den Button , wird die Eingabe entfernt.
Per Button können Sie die Medienausstattung in andere Veranstaltungsdetails kopieren.
Medienverfügbarkeit
In diesem Dialog erhält man direkt einen Überblick über die verfügbaren Medien. Die Zeiteinteilung ist halbstündlich. Volle Stunden werden in Zahlen dargestellt, halbe Stunden mit einem Punkt. In der Auflistung wird angezeigt, in welcher Anzahl welches Medium noch zur Verfügung steht.
Über das Datumsfeld unten können Sie ein Datum auswählen. Klickt man mit der rechten Maustaste in das Datumsfeld, erhält man einen Kalender, aus dem das gewünschte Datum gewählt werden kann. Mit den Pfeiltasten gelangen Sie tageweise zurück oder in die Zukunft. Es wird automatisch die Medienverfügbarkeit des ausgewählten Datums angezeigt.
Wird die Checkbox Gebuchte Medien aktiviert, kann man über die dann aktive Auswahlbox ein Medium auswählen, nach dem die Anzeige dann gefiltert wird. Die Auflistung zeigt die Veranstaltungen, denen bereits das ausgewählte Medium zugeteilt wurde.
Dieser Dialog dient zum Anzeigen von Informationen zu den einzelnen Abteilungen. Über die erste Auswahlbox wird die Abteilung ausgewählt. Über die zweite Auswahlbox können Sie in den Stammdaten vorangelegte Aktionen auswählen. Sie werden dann in das Textfeld darunter übernommen. Sie können dort auch manuell Text eingeben, wenn Sie auf keine der angelegten Aktionen zurückgreifen wollen. Das nächste Eingabefeld dient zur Sortierung, die sich nicht auf die Reihenfolge der Eingabe bezieht. Vergeben Sie aufsteigende Nummern, um die Einträge zu sortieren. Das rechte Textfeld bietet weiteren Platz für zusätzliche Informationen.
Mit dem Button werden der Informationen in die Liste übernommen.
Zum Ändern von Bemerkungen wird der Text in der Auflistung markiert und trägt sich damit in die Eingabefelder ein. Die Änderung kann vorgenommen werden und wird mit dem Button wieder in die Liste übernommen.
Soll ein Eintrag gelöscht werden, muss dieser markiert werden. Mit dem Button wird dieser aus der Liste entfernt.
Über den Button können weitere Informationen zu dieser Veranstaltung eingegeben werden. Diese werden keiner Abteilung zugeordnet.
In diesem Dialog können Sie die Zuteilung der Teilnehmer zu einer Veranstaltung vornehmen.
Um alle Teilnehmer zu erfassen (auch die, die nicht im Hotel wohnen) kann hier der Name von externen Teilnehmern vermerkt werden. Dabei kann wiederum der Unterschied erfolgen, ob der Teilnehmer nur temporär für diese Veranstaltung erfasst wird, oder ob eine Kartei existiert und diese der Veranstaltung zugeteilt wird. Existiert eine Gruppenreservierung für die Teilnehmer der Veranstaltung, kann auch diese der Veranstaltung zugeteilt werden.
Dadurch wird es möglich Teilnehmerlisten, Namensschilder oder ähnliches direkt aus dem Programm zu drucken.
Die Teilnehmerliste
Per Button werden Teilnehmer ohne Erfassung der Gästekartei der Veranstaltung hinzugefügt. Es erscheint folgender Dialog:
Es wird der Name, Vorname und die Anrede erfasst. Über das "+“ wird die Liste der angelegten Anreden aus den Stammdaten aufgerufen.
Über wird der Suchen-Dialog für die Gästekartei aufgerufen, um einen Teilnehmer aus der Gästekartei für diese Veranstaltung zu erfassen. Durch Markieren und Bestätigen mit wird der Gast in die Teilnehmerliste übernommen. Soll für einen Teilnehmer eine Gästekartei angelegt werden, kann mit der Gästekarteisuche eine Gästekartei hinzugefügt werden. Über das Suchergebnis und den Button kann eine Gästekartei vollständig angelegt werden.
Um einen Teilnehmer zu erfassen, der aktuell Im Haus ist, wird über den Button die Inhouse-Liste aufgerufen. Aus dieser Liste können beliebige Gäste ausgewählt werden.
Wird ein Teilnehmer nicht an der Veranstaltung teilnehmen, kann dieser aus der Liste entfernt werden. Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf den Button .
Bei Zuteilung einer Gästekartei zu einer Veranstaltung kann dem Teilnehmer ein Text zugesendet werden, der über den Button aufgerufen werden kann. Dieser Text muss in den Stammdaten als Banketttext angelegt sein.
Über das Kontextmenü können Sie bei manuell eingegebenen Teilnehmern nachträgliche Änderungen des Namens durchführen, und bei Teilnehmern mit Gästekartei diese öffnen. Der Teilnehmerstatus wird ebenfalls über das Kontextmenü eingegeben. Kennzeichnen Sie die Teilnehmer mit "Anwesend" oder "Nicht anwesend" und halten Sie fest, mit wie vielen Personen der Gast an der Veranstaltung teilnimmt.
Die Einträge "Alle" und "Keiner" markieren entweder alle oder keinen der Einträge in der Liste. Sie helfen bei der Auswahl der Einträge, die Sie bearbeiten möchten.
Total
In diesem Bereich wird Ihnen eine Übersicht gegeben über die Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen. Es wird unterschieden in Teilnehmer, die von extern kommen und Teilnehmer, die eine Zimmerreservierung im Haus haben. Hinter "Gesamt" kann die Anzahl aller Teilnehmer entnommen werden.
Gruppenzuordnung
In diesem Bereich kann eine Gruppe der Veranstaltung zugeordnet und verwaltet werden.
Möchten Sie eine Gruppe zuordnen, betätigen Sie den Button . Sie erhalten daraufhin eine Auflistung aller Gruppenreservierungen aus dem Zeitraum der Veranstaltung.
Wählen Sie eine Gruppe aus und bestätigen Sie mit . Die Gruppe wird nun der Veranstaltung zugeordnet, der Name der Gruppe erscheint hinter dem Text "Zugeordnet ist:".
Über den Button erhalten Sie die Liste der Gruppenmitglieder.
Über den Button kann die Zuteilung der Gruppe zur Veranstaltung wieder aufgehoben werden.
Reservierung
Über den Button erfolgt direkt aus dem Bankett-Modul eine neue Reservierung im Front Office. Hier wird der Name des Veranstalters automatisch in das Reservierungsfenster übernommen, weitere Daten können individuell angegeben werden.
Um dem Veranstalter die Vorstellung der Aufteilung des Raumes zu vereinfachen, kann ein Raumplan für jedes Detail erstellt werden. In den Stammdaten wurden Vorlagen angelegt, die nun als Grundlage der speziellen Einteilung genutzt werden können.
Wurden in den Stammdaten Raumpläne angelegt, die das Setup und die maximale Teilnehmerzahl berücksichtigen, wird über den Button dieser Raumplan aufgerufen. Dieser Plan kann nun individuell für diese Veranstaltung über das Programm "Visio“ bearbeitet werden. Voraussetzung hierfür ist, dass das Programm "Visio" auf der Arbeitsstation installiert ist.
Wurden diese Änderungen angelegt, bleibt der Plan nach dem Speichern erhalten und kann immer wieder aufgerufen oder nachbearbeitet werden.
Mit dem Button kann der Raumplan gelöscht werden und ggf. neu angelegt werden, auf der Grundlage der in den Stammdaten hinterlegten Vorgaben.
Es können nicht nur generell einer Veranstaltung Leistungen hinterlegt werden, sondern wenn es sich um eine Gruppenveranstaltung handelt, auch jeder einzelnen Veranstaltung. Dies hat den Vorteil, dass auf Berichten und Formularen eine Zuordnung der Leistungen zu den verschiedenen Räumen erfolgen kann.
Eine genaue Erklärung der Eingabe von Leistungen finden Sie im Kapitel "Leistungen" unter "Reservierungsdialog Veranstaltungen".
