Der Mehr-Dialog

Über den Button [Mehr...] können weitere Informationen und Zusätze für die Reservierung eingegeben werden.

Reservierung löschen

Setzen Sie ein Häkchen  bei "Reservierung löschen" und klicken Sie anschließend auf [OK], wird die Reservierung nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht. Das Löschen einer Reservierung ist nur möglich, wenn ausreichende Benutzerrechte vorhanden sind, noch keine Umsätze oder Zahlungen für diese Reservierung gebucht wurden und kein Tagesabschluss im Zeitraum dieser Reservierung durchgeführt wurde.

Mehr ...

Zahlungsinstruktionen

Navigator Button [Mehr] Zahlungsinstruktionen

Die Zahlungsinstruktionen dienen dem automatisierten Transfer von Leistungen innerhalb verschiedener Gastkonten.

Die Nutzung dieser Funktion erleichtert unter anderem auch die Rechnungsstellung bei Gruppenreservierungen, da hier neben der Sammelrechnung zumeist auch separate Einzelrechnungen angelegt werden, auf die ein Teil der Umsätze umgeleitet wird. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine Firma bei Firmenbuchungen sämtliche Kosten für Logis und Verpflegung übernimmt, während die Mitarbeiter alle weiteren Kosten (z. B. für Extras) tragen. Beim Check-Out sind die Rechnungen somit bereits bestens vorbereitet, da alle Umsätze gemäß der in den Zahlungsinstruktionen hinterlegten Regeln verbucht werden.

So erstellen Sie eine Zahlungsinstruktion

1. Öffnen Sie die jeweilige Reservierung im Navigator und klicken Sie auf [Mehr...] > Zahlungsinstruktionen.

2. Zahlungsinstruktion erfassen: Klicken Sie auf [Neu]. Sie gelangen in den Detail-Dialog zur Neuanlage einer Zahlungsinstruktion.

3. Umsatzkontenliste aufrufen: Klicken Sie wiederum auf [Neu] um die Liste der Umsatzkonten aufzurufen.

Die Liste zeigt Ihnen alle Umsatzkonten sowie die speziell für häufig genutzte Zahlungsinstruktionen eingerichteten Umbuchungscodes. Bei den mit einem Sternchen* gekennzeichneten Umsatzkonten handelt es sich um die systemseitig vorgegebenen Standard-Umsatzkonten:

Bei den mit einem "+" gekennzeichneten Konten handelt es sich um die selbst konfigurierten Umbuchungscodes.
Zuletzt erscheinen die in den Stammdaten hinterlegten Umsatzkonten.

4. Umsatzkonto wählen: Wählen Sie ein Konto mit Doppelklick oder aus. Mithilfe der Mehrfachauswahl können Sie auch mehrere Konten markieren und mit [OK] übernehmen.
   Alle Umsätze, die über die hier gewählten Konten laufen, werden auf das weiter unten im Fenster zu wählende Umleitungsziel gebucht.

Tastatureingabe: Alternativ können Sie die Umsatzkonten auch manuell über das Feld "Tastatureingabe" erfassen. Mehrere Umsatzkontennummern können mit einem Komma getrennt werden. Per Button [Hinzufügen] werden die Konten übernommen.

5. Gültigkeit der Umleitung bestimmen: Mithilfe der folgenden Optionen können Sie die Gültigkeit der Zahlungsinstruktion näher eingrenzen. Damit bestimmen Sie den genauen Zeitpunkt der Umleitung.

6. Umleitungsziel bestimmen:

7. Einstellungen übernehmen: Klicken Sie auf [OK], werden alle Einstellungen übernommen und in den Zahlungsinstruktionen angezeigt:

WT = Wochentag;  Zielrechnung = Angabe der Zielrechnung (A-F für interne, Standard für externe Umleitungen)

Umleitung auf: Keine Umleitung = Umsätze werden innerhalb der Reservierung umgeleitet.
Bei externen Umleitungen: Angabe des Rechnungsempfängers der jeweiligen Reservierung.

Rechnungszahlart und Rechnungsempfänger

[Navigator Button [Mehr] Zahlungsinstruktionen]

Im unteren Bereich des Fensters "Zahlungsinstruktionen" sehen Sie die hinterlegten Rechnungsempfänger und zugewiesenen Zahlarten. Wird bei der Reservierung eine Firmenkartei oder Reisebürokartei zugewiesen, wird diese für den Rechnungsteil B angelegt. Der Rechnungsteil A ist immer der Kartei des Gastes zugeordnet. Eine Änderung ist nicht möglich.

Neu ab Version 2013.17.4358 vom 01.10.2013 : Existiert für den Gast ein Umbuchungscode, wird dieser in der Spalte Umbuchungscode aus Kartei angezeigt.

Zahlart ändern: Wird bei der Reservierung eine Zahlart ausgewählt, wird diese für den Rechnungsteil A angelegt. Um die Zahlart eines Rechnungsteils zu ändern, markieren Sie diese und klicken auf  [Zahlart ändern]. Wählen Sie anschließend aus der Auflistung die gewünschte neue Zahlart aus.

Rechnungsempfänger: Der Button [Rechnungsempfänger] ruft den Dialog zur Auswahl der Gästekartei auf. Dort können Sie einen neuen Rechnungsempfänger für die Teilrechnung auswählen.

Unteradresse: Wenn in der Gästekartei eine andere Adressform als die Hauptadresse (z.B. Firmenadresse) hinterlegt wurde, kann diese hier auch als "Unteradresse" ausgewählt werden.

Häufig benutzte Instruktionen

Über den Button [Häufig benutzte Instruktionen] können Sie auf ein Repertoire von Standard-Umleitungscodes und frei konfigurierbaren Umbuchungscodes zugreifen.

Standard-Umleitungscodes sind systemseitig vorgegebene Umleitungen, die in der Regel in fast jedem Hotel angewendet werden, zum Beispiel bei Firmenbuchungen. In diesem Falle würden alle Kosten für Logis auf die -Rechnung B gebucht - zur gesonderten Abrechnung durch die Firma.

Umbuchungscodes sind Umleitungen, die Sie individuell anlegen können, z.B. wenn mehrere Umsätze aus ganz unterschiedlichen Konten (z.B. Logis, Telefon, Wellness, Parkplatz) in einem Umbuchungscode zusammengefasst werden sollen. Einmal angelegt können Umbuchungscodes jederzeit für Ihre Zahlungsinstruktionen wiederverwendet werden.

Zur Anlage der Umbuchungscodes siehe protel Stammdaten Handbuch.

Die mit Kurzform "100" - "205" hinterlegten Instruktionen sind eine Vorgabe des Systems und stehen standardmäßig zur Verfügung.

Fixleistungen

Navigator Button [Mehr] Fixleistungen

In diesem Fenster können Leistungen eingegeben werden, die zusätzlich beim Tagesabschluss zum Zimmerpreis verbucht werden sollen. Beispiel: An jedem Tag sollen zwei Euro extra für die Tageszeitung verbucht werden.

Eingabe bzw. Auswahl der Konten erfolgt im unteren Teil des Fensters.

 Klicken Sie auf [Y] um aus allen im System hinterlegten Konten auswählen zu können.

 Klicken Sie auf [Neu] um das ausgewählte Konto/ den ausgewählten Artikel als Fixleistung zu übernehmen.

Kommissionsempfänger

Navigator Button [Mehr] Kommissionsempfänger

Mittels dieser Funktion können einer Reservierung mehrere Kommissionsempfänger des gleichen Karteityps zugeordnet werden.

Kommissionsempfänger durch Karteizuweisung

In diesem Bereich werden die Kommissionsempfänger aufgeführt, die der Reservierung automatisch über die verknüpfte Gästekartei zugeordnet sind (max. 4: Reisebüro, Firma, Source, Gruppe). Es werden die Kundennummer, der Name und der zugewiesene Kommissionscode angezeigt.

Zusätzliche Kommissionsempfänger

Klicken Sie auf [Neu] um weitere Kommissionsempfänger hinzuzufügen. Der Button [Löschen] hebt die Zuweisung der markierten Kartei zu dieser Reservierung auf.

Deposit

Navigator Button [Mehr] Deposit

Wenn Sie mit Deposits oder Vorauszahlungen arbeiten, können Sie diese mithilfe der Deposit-Funktion verwalten.

Seit Version 2013.17.672 Sobald der Gast eincheckt, wird das Deposit in der Saldenkontrolle als „benutzt“ gekennzeichnet, der Buchungsstatus des Deposits ändert sich somit auf „ist in Verwendung“.

Die Eingabe des Deposits teilt sich in zwei Bereiche: Zum einen in das zu zahlende Deposit (links) und zum anderen in das gezahlte Deposit.

Deposit eintragen (linker Bereich)

Tragen im linken Fensterbereich das "Zahlungsziel" ein:

1. Währung: Geben Sie hier die Währung des Deposits an.

2. Datum: Geben Sie hier das Fälligkeitsdatum des Deposits ein (bis wann ist das Deposit zu zahlen)?

3. Betrag: Geben Sie den geforderten Deposit-Betrag ein.

4. [Neu]: Übernehmen Sie die eingegebenen Werte mit Klick auf den Button [Neu].

Wenn nötig, können Sie auf diese Art mehrere Forderungen eingeben.

Zahlschein drucken (nur bei installierter DTA-Lizenz möglich!)

Vom Gast überwiesene Anzahlungen können mithilfe des Datenträgeraustauschverfahrens (DTA) automatisch von einer Banksoftware (z.B. "Multicash") an das protel HMS übertragen und dort als Zahlung hinterlegt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Zahlschein drucken] können Sie dem Gast den für die Einzahlung notwendigen Zahlschein/Überweisungsvordruck erstellen.

Markieren Sie das zu zahlende Deposit im oberen Bereich und klicken anschließend auf [Zahlschein].

Deposit ändern

Wenn der Betrag oder die Zahlungsfrist geändert werden sollen, markieren Sie die Zeile im oberen Bereich und geben anschließend die Änderungen ein und klicken Sie anschließend auf [Ändern].

Anzahlung verbuchen (rechter Bereich)

1. Klicken Sie in der rechten Fensterhälfte auf den Button [Zahlung] um den Zahlungsdialog aufrufen.

2. Geben Sie die Zahlart (wichtig für die korrekte Verbuchung des Deposits) und den Zahlungsbetrag ein. Bei mehreren Eingängen wird mit Klick auf die Schaltfläche [Addieren] die Summe gebildet.

3. Klicken Sie auf [OK] um die eingegebene Anzahlung zu verbuchen.

Selbstverständlich können mit Klick auf [CC lesen] bzw. [CC aus Kartei] auch Kreditkartenzahlungen entgegengenommen werden.

Nach Verbuchen des Deposits hat der Gast nun einen "Kredit" in der entsprechend verbuchten Höhe des Betrages. Gegen diesen "Kredit" werden nun die in Anspruch genommen Leistungen gebucht.

Depositrechnung drucken

Benötigt der Gast einen Beleg für das Deposit, können Sie für eingegangene Zahlungen eine Depositrechnung drucken. Achten Sie darauf, dass Sie für den Rechnungsdruck das entsprechend hinterlegte Depositformular auswählen.

Zeitabhängige Preisübersicht (ZPÜ)

Navigator Button [Mehr] Zeitabhängige Preisübersicht

In der ZPÜ können Sie für einzelne Tage des Gastaufenthaltes unterschiedliche Preistypen oder (Sonder-)Preise hinterlegen (z.B., wenn ein Gast für einen einzelnen Tag ein Package gebucht hat oder eine Übernachtung zu Sonderkonditionen erhält). Ebenso können hier weitere Reservierungsparameter wie Personenzahl, Market Code, Garantiecode usw. für einzelne Tage der Reservierung geändert werden.

Beispiele Einträge in der ZPÜ:

• Ein Tagungsleiter reist einen Tag früher an, außerdem erhält er für diesen Tag eine Preisermäßigung

• Ein Gast bekommt am Wochenende Besuch von seiner Frau und bucht an diesem Wochenende Halbpension (anstelle des sonst gebuchten Frühstücks)

Änderungen wie diese können Sie sehr einfach in der ZPÜ eingeben. Die hier hinterlegten Informationen werden von protel automatisch und tagesgenau verbucht.

Im oberen Fensterbereich werden alle Tage des Aufenthaltes zeilenweise angezeigt. Für bereits eingecheckte Gäste zeigt protel nur die noch zu verbuchenden Tage an.

Option "Preise berechnen"

Ist die Checkbox "Preise berechnen" aktiv, werden Preisänderungen, die aus einem geänderten Reservierungsparameter resultieren, direkt berechnet und im Fenster angezeigt. Das Abschalten der Preisberechnung kann die Anzeige der Daten im ZPÜ-Fenster erheblich beschleunigen. Um die Preisberechnung abzuschalten, entfernen Sie das Häkchen aus der Checkbox. Das Häkchen ist standardmäßig gesetzt. Auf Wunsch kann die Preisberechnung in der ZPÜ auch standardmäßig deaktiviert werden.

Daten ändern/eingeben

1. Markieren Sie für den gewünschten Tag des Gastaufenthaltes die jeweilige Tabellenzeile. Bei Bedarf können auch mehrere Tage markiert werden.

2. Aktivieren Sie die Checkbox vor dem Eintrag, den Sie verändern möchten und tragen die gewünschten Werte ein (oder wählen einen Wert aus der Liste).

Klicken Sie auf die Schaltfläche [Setzen] um die Änderungen zu übernehmen.

Personenzahl / Anzahl der Zustell- oder Kinderbetten ändern

Preis ändern

Markieren Sie zunächst den Tag (oder mehrere Tage), für den Sie den Preis ändern möchten.

Weiteres

Zusätzliche Informationen

Per Rechtsklick auf ein Datum können Sie die jeweiligen Berechnungsinformationen oder die Personenpreisinformationen einsehen. Wählen Sie die gewünschte Information aus dem Kontextmenü aus.

Begleiter

Navigator Button [Mehr] Begleiter

Die Meldegesetze der Länder sehen vor, dass der Gast bei Ankunft im Hotel einen Meldeschein ausfüllt. Die hierfür erforderlichen Daten können Sie im Programm "Begleiter" hinterlegen, indem Sie dort alle mitreisenden &meldepflichtigen Personen eintragen (Beispiel: Bucher der Reservierung ist Herr Müller, Begleiter sind seine Frau und sein meldepflichtiger Sohn). Im Idealfall füllen Sie die Begleiter bereits bei der Reservierung aus - dann können die Meldescheine bereits vor Ankunft der Gäste vorbereitet werden.

Neuen Begleiter eintragen

Öffnen Sie die jeweilige Reservierung im Navigator und klicken Sie auf [Mehr...] > Begleiter

1. Tragen Sie im Reiter "Begleiter" Informationen wie Name, Geburtsdatum & Passnummer ein.
   Informationen wie Nationalität und Sprache werden direkt aus der Gästekartei, die der Reservierung zugeordnet ist, übernommen. Sollten Nationalität oder Sprache vom buchenden Gast abweichen, können Sie dies hier ändern.

Ab Version 2015.19.030

Bei angeschlossener Visitenkartenscanner-Schnittstelle: Ein Klick auf den Button [Visitenkartenscanner] steuert den angebundenen Visitenkartenscanner an, so dass die Felder für den Begleiter direkt per Scan gefüllt werden können

2. Klicken Sie auf [OK] um den Begleiter zu übernehmen.

Schaltfläche [Familie]

Familienmitglieder können über die Gästekartei eingegeben und anschließend als Begleiter in die Reservierung übernommen werden. Bei der nächsten Anreise des Gastes mit der Familie erspart dies die erneute Eingabe der Namen und Geburtstage.

1. Klicken Sie auf den Button [Familie]. Wurden in der Gästekartei Familienmitglieder eingetragen, können diese mit nur einem Mausklick übernommen werden.

Reiter Aufenthalte

Über den Reiter "Aufenthalte" können für die Begleiter von der Gesamtreservierung abweichenden Aufenthaltsdaten eingegeben werden.

Telefonprotokoll

Navigator Button [Mehr] Telefonprotokoll

Falls eine Schnittstelle zu einer Telefonanlage besteht, werden hier alle Gespräche des Gastes protokolliert. Hier werden das Datum und die Uhrzeit, die Anzahl der Einheiten, der Betrag und die Rufnummer des geführten Gespräches angezeigt. Anhand der Auswahlbox können Sie auswählen, ob Telefonbuchungen aller Rechnungen oder eines bestimmten Rechnungsfensters  angezeigt werden sollen.

Durch Betätigen des Buttons [Drucken] kann die Auflistung gedruckt werden, z. B., wenn der Gast eine Auflistung aller Gespräche zur Abrechnung mit seiner Firma benötigt.

Weckübersicht

Navigator Button [Mehr] Weckübersicht

Die Weckübersicht ist insbesondere interessant für Sie,wenn Sie über ein entsprechend konfiguriertes Telefoninterface verfügen. Die hier eingetragenen Weckaufträge werden automatisch an die Telefonanlage übergeben und ausgeführt. Natürlich können Sie die Weckübersicht auch ohne Telefoninterface nutzen, da über das Berichtswesen Wecklisten ausgedruckt werden können, anhand derer Sie die Weckaufträge manuell durchführen und kontrollieren können. In beiden Fällen besteht kein Unterschied in der Handhabung.

Angezeigt werden nur die Tage des reservierten Aufenthaltes des Gastes. Pro Tag können jeweils bis zu vier verschiedene Weckzeiten hinterlegt werden.

protel setzt ein Häkchen in die entsprechende Checkbox, sobald von der Telefonanlage eine Bestätigung für einen ausgeführten Weckruf erfolgt ist.

Die Informationen, die sich hinter dem Button [Bem.] verbergen, werden ausschließlich vom Telefoninterface benutzt und können nicht bearbeitet werden. Hier hinterlegte Einträge werden vom Interface als Informationen zum Weckruf erfasst.

Klicken Sie auf [Alle löschen], werden alle eingegebenen Weckrufe entfernt.
Soll nur ein einzelner Weckruf gelöscht werden, markieren Sie den jeweiligen Weckruf mit einem Doppelklick und drücken die Taste "Entf".

Zusätzliche IFC-Informationen

Navigator Button [Mehr] Zusätzliche IFC-Informationen

Diese Funktion kann über die protel.ini aktiviert werden.

Wenn verschiedene Schnittstellen vorhanden sind, können Sie hier für die jeweilige Schnittstelle auf den Gast bezogene Einstellungen vornehmen, z.B. zur Internetnutzung, zu angeschlossenen Zutrittssystemen, Telefoneinstellungen, Pay-TV etc.

Traces

Navigator Button [Mehr] Traces

Unter Traces versteht Ihr protel HMS wichtige interne Nachrichten oder Aufgaben für verschiedene Abteilungen des Hauses, die sich auf einen Gast beziehen. Somit kann z.B. der Küche ein Trace gesetzt werden, wenn ein Geburtstagskuchen für einen Gast vorbereitet werden muss oder das Housekeeping einen Blumenstrauß in ein Zimmer stellen soll.

Behalten Sie den Überblick: Die Traceliste ("Listen > Traces") listet alle Traces für ein beliebiges Datum auf. Außerdem ist es möglich, eine Traceliste mit dem Tagesabschluss zu generieren.

Im "Traces"-Dialog werden alle für eine Reservierung hinterlegten Traces aufgelistet. Auf einen Blick ist ersichtlich, für welchen Tag und welche Uhrzeit die Traces gelten, für welche Abteilung, wann und durch welchen User sie eingegeben wurden, um welche Aufgaben es sich handelt, ob diese bereits erledigt wurden, und wenn ja, durch welchen Benutzer.

Traces können auch in der History des Gastes gespeichert werden. Dies ist zu erkennen an dem "X" in der Spalte "History".

Das Kontextmenü

Öffnen Sie mit einem rechten Mausklick das Kontextmenü - hier können Sie auf die Bearbeitungsfunktionen im Traces-Dialog zugreifen:

Neuanlage/Ändern von Traces

Der Dialog zum Ändern / zur Neuanlage von Traces ist in verschiedene Bereiche unterteilt:

Klicken Sie auf [OK] um den Trace-Eintrag zu speichern.

Solange mindestens ein offenes Trace existiert, wird erscheint im Navigator ein Ausrufezeichen:

Verknüpfte Karteien

Navigator Button [Mehr] Verknüpfte Karteien

Sie können eine Reservierung mit einer anderen Gästekartei verknüpfen. Die verknüpfte Kartei wird von protel als mitreisende Person interpretiert und deren Daten für das Meldewesen genutzt. Für die mitreisende Person muss in protel eine eigene Gästekartei existieren (oder angelegt werden), die manuelle Eingabe des Begleiters über den Mehr-Dialog entfällt.

Per Rechtsklick in einen beliebigen Bereich des Dialogs öffnen Sie das Kontextmenü, das verschiedene Bearbeitungsoptionen bereithält:

Abweichende Wechselkurse

Navigator Button [Mehr] Abweichende Wechselkurse

An dieser Stelle können Sie einen individuellen Wechselkurs für die zugehörige Reservierung festlegen. Der global gesetzte Wechselkurs wird damit überschrieben.

Aktivieren Sie die Checkbox "Wechselkurs für diese Reservierung fixieren". Anschließend haben Sie die Möglichkeit, für eine Währung einen bestimmten Kurs anzugeben oder ein Datum auszuwählen, das Grundlage  für den Währungswechselkurs sein soll.

Kreditkarten Authorisierung

Navigator Button [Mehr] Kreditkarten-Authorisierung

Nehmen Sie eine Kreditkartenauthorisierung vor, um Gültigkeit und Deckung einer Kreditkarte zu prüfen. Der eingegebene Betrag kann zwischen dem Preis für eine Nacht und den Kosten des gesamten Aufenthalts liegen.

Rechnung bearbeiten

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten

Über diesen Punkt werden weitere Funktionen zur Rechnungsbearbeitung angeboten. Die hier verfügbaren Funktionen können ebenfalls im Rechnungsformular über den Button [Bearbeiten] aufgerufen werden.

Info-Rechnung

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten Info-Rechnung

Ausdruck einer Rechnung, die alle bis jetzt aufgebuchten Leistungen anzeigt (kann auch als Quittung für Zahlungseingänge genutzt werden). Nach dem Check-Out können keine Info-Rechnungen erstellt werden.

Modus Rechnungsdruck

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten Modus Rechnungsdruck

Zusammenfassung der Rechnungsposten

Hier können Sie festlegen, in welcher Weise die Gastrechnung ausgedruckt werden soll.

• detaillierte Rechnung: Keine Zusammenfassung, jede Buchung wird detailliert gedruckt.

• Umsatzkonten zusammengefasst pro Tag: Die Buchungen des gleichen Umsatzkontos werden pro Tag zusammengefasst.

• Umsatzkonten zusammengefasst pro Aufenthalt: Standardeinstellung, die Buchungen des gleichen Umsatzkontos werden pro Aufenthalt zusammengefasst (eine Zeile für Logis, eine für Telefon, eine für Minibar etc.).

• Umsatzkonten zusammengefasst pro Gast: Diese Einstellung empfiehlt sich vor allem für Gruppenrechnungen, da die einzelnen Leistungen pro Gast geordnet werden.

• Umsatzkonten zusammengefasst pro Zimmer: Auch diese Einstellung ist sinnvoll bei Gruppenrechnungen.

• nur automatische Buchungen zusammenfassen: Alle Buchungen, die der Tagesabschluss verbucht (Zimmerpreise, sonstige Fixleistungen) werden zusammengefasst; alle Extrabuchungen werden detailliert gedruckt.

• Umsatzkonten zusammengefasst zu Gesamtpackages: Entspricht "UKto zus. pro Aufenthalt", zusätzlich werden alle Konten zu Gesamtpackages, d.h. Anzahl=1, zusammengefasst. Gut für Wochenendarrangements bei täglicher Verbuchung mit unterschiedlichen Tageswerten.

• Nur automatische Buchungen zu Gesamtpackages: Nur automatische Buchungen werden zu Gesamtpackages zusammengefasst, alle anderen werden detailliert gedruckt.

• UKto zusammengef. pro Gast, sortiert nach Res.Nr.: Diese Einstellung ist sinnvoll bei Gruppenrechnungen. Die Leistungen werden pro Gast zugeordnet und die Sortierung erfolgt nach der Reservierungsnummer der Gäste.

• detaillierte Rechnung, sortiert nach Hauptgruppen: keine Zusammenfassung, aber Sortierung nach den in den Stammdaten definierten Hauptgruppen wie z. B. Logis, Restaurant, Hotelbar, Wellness etc.

• Umsatzkonten pro Tag, sortiert nach Hauptgruppen: die Buchungen des gleichen Umsatzkontos werden pro Tag zusammengefasst und nach den definierten Hauptgruppen sortiert.

• Umsatzkonten pro Aufenthalt, sortiert nach Hauptgruppen: alle Buchungen des gleichen Umssatzkontos werden für den gesamten Aufenthalt zusammengefasst und nach den definierten Hauptgruppen sortiert.

Rechnungsdruck mit Formular

In den Stammdaten können neben der Standardrechnung auch weitere Rechnungsformulare hinterlegt werden. Wählen Sie hier das zu verwendende Rechnungsformular aus.

Ebenso kann die Währung festgelegt werden, die für diese Rechnung verwendet werden soll. Voraussetzung ist die Anlage der Währungen inkl. Wechselkurs (siehe Devisenkurse).

Depositrechnung bei Langzeitgästen (nur nach Aktivierung nutzbar)

Mithilfe dieser Option bestimmen Sie die Abrechnung bei Langzeitgästen. Nähere Informationen sind in einer separaten Anleitung erhältlich, die Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung stellt.

Pro Forma Rechnung

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten Pro Forma Rechnung

Die Pro Forma Rechnung berechnet die Übernachtungskosten eines Gastes bzw. einer Gruppe im Vorfeld und stellt diese auf einem Rechnungsformular dar. Als Berechnungsgrundlage dienen der Preistyp, hinterlegte Fixleistungen sowie hinterlegte Packages.

Soll für eine Gruppe eine Pro Forma Rechnung erstellt werden, kann dies über den Gruppenmaster erfolgen. Wichtig dabei ist, dass die Gruppenmitglieder zum Zeitpunkt der Erzeugung schon gesplittet sind und dass einzelne Reservierungen bestehen.

Eine Verbuchung der Leistungen findet zu diesem Zeitpunkt nicht statt. Es erfolgt nur eine Vorausberechnung der Leistungen lt. Preistyp und Fixleistungen.

1. Nach Aufruf dieser Funktion wird zuerst das Fenster "Modus Rechnungsdruck" (s.o.) angezeigt, in dem Sie den gewünschte Rechnungsmodus und das Rechnungsformular auswählen können.

2. In einem Pop-up Fenster können Sie wählen, ob die Pro-Forma-Rechnung für den gesamten Aufenthalt oder nur für eine bestimmte Anzahl von Tagen ausgestellt werden soll:
   Tage eingeben: Geben Sie die Anzahl der Tage ein und bestätigen Sie mit [OK].

3. Wählen Sie das Rechnungsfenster (A,B, C, etc.) aus, für das die Pro Forma Rechnung erzeugt werden soll. Dabei werden Umleitungen auf andere Rechnungen/Rechnungsfenster berücksichtigt.

Die Pro Forma Rechnung erhält keine Rechnungsnummer. Soll eine Rechnungsnummer auch bei Pro Forma Rechnungen verwendet werden, kann dies entsprechend konfiguriert werden. Zu beachten ist, dass die Rechnungsnummer bis zum endgültigen Check Out der Reservierung zugeteilt ist. Wird nicht der Rechnungsabschnitt verwendet, der für die Pro Forma Rechnung Grundlage war, bleibt das Rechnungsformular bestehen und wird innerhalb des Systems gespeichert.

Rechnungs-History

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten Rechnungs-History

Hier werden alle Rechnungen des Gastes aus der Vergangenheit angezeigt.

Über die Filterfunktionen im oberen Bereich des Dialogs können Sie detailliert nach bestimmten Rechnungen suchen. Geben Sie eine Rechnungsnummer, ein Datum und/oder einen Fiskalcode ein und betätigen Sie den Button [Rechnungen suchen]. Per Button [Filter zurücksetzen] werden alle Einträge im Filter gelöscht.

In der Fenstermitte werden alle Rechnungen angezeigt, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. Setzen Sie keine Filter ([Filter zurücksetzen]+[Rechnungen suchen]), werden alle Rechnungen des Gastes angezeigt.

Sie können die Rechnungen einzeln markieren oder alle Einträge zusammen markieren (Button [Alle]).

Für die markierten Rechnungen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Rechnung stornieren

Sie haben hier die Möglichkeit, Rechnungen im Nachhinein zu stornieren. Es wird eine Stornorechnung und - falls nur ein Teil der Rechnung storniert werden soll - die neue korrigierte Rechnung erzeugt.

In dem Dialog werden alle Posten der Rechnung aufgelistet. Im unteren Bereich des Dialogs werden die Gesamtsumme und die Summe der markierten Einzelposten angezeigt.

Markierte Leistungen neu buchen: Soll nur ein Teil der Rechnung storniert werden, markieren Sie die Leistungen (einzeln oder per Button Alle / Keine), die nach dem Storno erneut gebucht werden sollen, und aktivieren Sie die Checkbox Markierte Leistungen neu buchen. Klicken Sie anschließend auf [Rechnung stornieren] und protel führt nach einem Hinweisdialog die Stornierung durch. Damit verbunden wird eine Stornorechnung im Rechnungsfenster A und die entsprechende neue Rechnung im Rechnungsfenster B erzeugt. Sie gelangen dann ins Rechnungsfenster, wo Sie die neu gebuchten Leistungen auschecken können.

Lesen Sie dazu auch Kapitel "Kasse", "Rechnungshistory"!

Anzahlung buchen

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten Anzahlung buchen

Nimmt der Gast bei oder nach Anreise eine Anzahlung vor, kann hier die Zahlung eingegeben und verbucht werden. Es erfolgt direkt eine Verbuchung der Zahlung auf dem Gastkonto. Diese Zahlung wird bei der Tagessaldenberechnung berücksichtigt.

Neu ab Version 2013.17.000: Binden Sie den Aufruf der Funktion in den Navigator ein und Anzahlungen sind im Handumdrehen gebucht. Ihr protel Support nimmt gern die entsprechenden Einstellungen für Sie vor.

Im oberen Teil des Dialogs werden die Gastinformationen angezeigt.

Rechnung:Wählen Sie hier aus der Auswahlbox, auf welchen Teil der Rechnung die Anzahlung verbucht werden soll.

Valuta: Wählen Sie (falls abweichend vom Tagesdatum) das Datum der Gutschrift aus.

Zahlart: Wählen Sie die Zahlart aus und geben Sie den Betrag ein.

Manuelle Logisbuchung/Storno

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten Manuelle Logisbuchung/Storno

Mithilfe dieser Funktion können Sie Preistypen und zusätzliche Fixleistungen ("Button Mehr...", "Fixleistungen") von Hand verbuchen bzw. stornieren.

Wichtig ist, dass die hier vorgenommenen Buchungen im Gegensatz zur Vorausrechnung zusätzlich zu den während eines Tagesabschlusses verbuchten Preistypen/Fixleistungen vorgenommen werden.

Preistyp: Oben links im Fenster sehen Sie den Preistyp, der in der Reservierung eingetragen wurde.

Anderer Preistyp: Möchten Sie einen anderen Preistypen verbuchen, muss die Checkbox anderer Preistyp aktiviert werden. Danach wird das Fenster freigegeben und es kann ein anderer Preistyp ausgewählt werden.

Datum: Hier können Sie wählen, für welches Datum die Logis verbucht werden soll. Geben Sie es direkt ein oder klicken Sie auf den [+]- oder [-] Button. Diese Funktion dient lediglich der Preisermittlung, verbucht wird auf jeden Fall auf das aktuelle Datum. Das Datum muss nicht unbedingt im Reservierungszeitraum liegen.

Anzahl: Zusätzlich ist es möglich, die zu verbuchende Anzahl einzugeben. Diese hat hier nichts mit der Anzahl der Personen zu tun, sondern ist eher vergleichbar mit der Anzahl zu verbuchender Nächte.

Optionen: Hier werden mehrere Optionen zur Verfügung gestellt, die Sie durch Aktivieren der Checkboxen auswählen können:

Abweichender Rechnungstext: Im Feld "Abweichender Buchungstext" können Sie freien Text eingeben, der dann in der Rechnung erscheint. Lässt man das Feld leer, setzt protel den Text des Preistyps.

In der Fenstermitte werden die Gastnamen angezeigt und markiert, für die verbucht werden soll. Wurde die Funktion bei einem Gruppenmaster aufgerufen, werden alle Gruppengäste angezeigt. Standardmäßig sind in diesem Falle alle Gäste markiert, nicht aber der Master selbst. Durch Klicken mit der linken Maustaste bzw. durch Betätigung der Buttons [alle] oder [keinen] können die zur Verbuchung anstehenden Gäste ausgewählt werden.

Buchung testen: Bevor die Umsatzbuchung vorgenommen wird, können Sie sich die Buchungen, die vorgenommen werden sollen, nach den vorher eingegebenen Bedingungen im dem zweiten Fenster anzeigen lassen. Die Auflistung gibt Ihnen die Möglichkeit, die Eingabe zu überprüfen und ggf. zu ändern, bevor der Umsatz verbucht wird.

Buchung durchführen: Mit diesem Button wird die Buchung auf der Rechnung durchgeführt. Sollte hier auffallen, dass die Einstellungen nicht richtig sind, so kann nur über die Rechnung durch Stornieren oder Löschen eine Korrektur vorgenommen werden.

Datum nächste Logisbuchung

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten Datum nächste Logisbuchung

Mit dieser Funktion kann das Datum für Logisbuchungen zurück- oder vorgestellt werden.

Umbuchen auf andere Rechnung

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten Umbuchen auf andere Rechnung

Neben dem Umbuchen über die Gastrechnung kann auch über diese Funktion eine Umbuchung vorgenommen werden.

Das Fenster ist in zwei Teile aufgeteilt. Der Linke beinhaltet die Daten der Rechnung, von der umgebucht werden soll (Quellrechnung). Die rechte Seite bezieht sich auf die Rechnung, auf die umgebucht werden soll (Zielrechnung).

Quellrechnung

Es werden die Daten des Gastes angezeigt (Name, Zi.-Nr.), von dem Leistungen umgebucht werden soll.

Über den Button [Alle markieren] können alle aufgelisteten Leistungen markiert werden. Sollen nur einzelne Leistungen umgebucht werden, markieren sie diese einzeln mit der Maus.

Durch Aktivieren der Checkbox Nur Buchungen in der Zeit und Eingabe eines Zeitraums werden nur die Leistungen dieses Zeitraums umgebucht. Durch Aktivieren der Checkbox Nur folgende Warengruppen und Eingabe der Umsatzkonten werden nur Leistungen der angegebenen Konten umgebucht. Bei Eingabe von mehreren Umsatzkonten müssen diese durch ein Komma getrennt werden.

Zielrechnung

Hier kann mit Eingabe der Zimmernummer oder des Namens das Gästekonto ausgewählt werden, auf das die Buchung erfolgen soll. Sollte ein Gruppenmaster vorhanden sein, kann über den Button Gruppenmaster die Buchung auf das Masterkonto erfolgen.

Darunter liegend werden die einzelnen Teilrechnungen des Ziel-Gastkontos angezeigt. Sind bereits Salden vorhanden, so werden diese mit aufgeführt. Mit Betätigung eines der Buttons auf A, auf B ... wird die Buchung auf die entsprechende Teilrechnung verbucht.

Umbuchen von Gruppenmitgliedern (nur bei Gruppenmaster)

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten Umbuchen von Gruppenmitgliedern

Über diese Funktion können Leistungen von Gruppenmitgliedern auf den Gruppenmaster verbucht werden.

Grundsätzlich sind alle Leistungen aller Gruppenmitglieder markiert, d. h. zur Umbuchung vorgesehen.

Durch Markieren (einfaches Klicken) bestimmter Einträge (Gäste, Umsatzhauptgruppen, Umsatzkonten, einzelne Buchungen) wird detailliert festgelegt, welche Leistungen umgebucht werden sollen. Diese Buchungen werden oben rechts im Bereich "Folgende Leistungen werden umgebucht" angezeigt.

Gruppenmitglieder: Hier werden alle Gruppenmitglieder mit Namen und Zimmernummer aufgeführt.
Bitte beachten Sie, dass nur Gruppenmitglieder mit dem Status "Checked-In" angezeigt werden!  
Standardmäßig sind alle Mitglieder markiert, d. h. dass von den Rechnungen aller Gäste umgebucht wird. Durch Markieren einzelner Gäste können Sie festlegen, von welchen Gästen umgebucht werden soll. Außerdem ist es möglich, durch Betätigen der Buttons [alle] und [keines] alle bzw. keinen Gast zu markieren. Darüberhinaus bieten die Checkboxen A - F auf der rechten Seite die Möglichkeit, nur Leistungen bestimmter Detailrechnungen zur Umbuchung vorzusehen.

Aus Hauptgruppen / Nur folgende Konten: Hier erscheinen die Umsatzhauptgruppen und Umsatzkonten , für die Buchungen auf die Gastrechnungen durchgeführt wurden. Durch Markieren der gewünschten Hauptgruppen und Umsatzkonten können gezielt die Leistungen ausgewählt werden, die auf den Master transferiert werden sollen.

Nur Buchungen vom: Weiterhin ist es möglich, nur Leistungen, die an bestimmten Tagen verbucht wurden, zur Umbuchung vorzusehen. Auch hier wählen Sie die gewünschten Tage einfach aus. Die Buttons [alle] und [keine] helfen zusätzlich, schnell die gewünschte Selektion vorzunehmen.

Folgende Leistungen werden umgebucht: In der Listbox oben rechts werden alle ausgewählten Leistungen angezeigt. Auch hier ist es möglich, durch Markieren einzelne Leistungen auszuwählen.

Durch Betätigen eines der Buttons - werden die ausgewählten Leistungen auf die gewünschte Rechnung des Gruppenmasters umgebucht.

Die Betätigung des Buttons [Zahl.instr]. rufen Sie die Zahlungsinstruktionen des Gruppenmasters auf. Die Vorgehensweise in diesem Fenster wird im Abschnitt "Zahlungsinstruktionen" detailliert erläutert. Die Betätigung des Buttons [Umbuchen gemäß Zahlungsinstruktionen] führt die Umbuchung gemäß der hinterlegten Zahlungsinstruktionen durch.

Reports drucken

Navigator Button [Mehr] Rechnung bearbeiten Reports drucken

Zeigt/druckt einen Report mit allen bebuchten Rechnungsfenstern des Gastes.