Gruppenreservierung

Front Office Reservierung Gruppenreservierung

Die Anlage einer Gruppenreservierung ist dann sinnvoll, wenn mehrere Zimmer gebucht werden und eine gemeinsame Rechnung benötigt wird. Außerdem können Sie mithilfe dieser Form der Reservierung andere Daten, z.B. das An- oder Abreisedatum für alle Gruppenmitglieder auf einmal ändern.

Natürlich können Sie zusätzlich zum Gruppennamen auch noch einen Firmen-/Reisebüro oder Sourcenamen angeben, falls dies gewünscht ist. So stehen z.B. die Informationen über die Umsätze für die Firma und für einzelne Gruppen getrennt in den jeweiligen Karteien und Historien zur Verfügung.

Bei der Anlage einer Gruppenreservierung wird automatisch ein gemeinsames Gruppenkonto (der so genannte "Gruppenmaster" ) angelegt, das unter anderem für die Sammelrechnung genutzt wird. Ebenso können über den Gruppenmaster die Gruppenmitglieder und andere Reservierungsinformationen zentral verwaltet und bearbeitet werden. Erfahren Sie mehr über den Gruppenmaster in den folgenden Kapiteln.

Zum Abschluss der Eingabe wird gefragt, ob eine Gruppenrechnung erstellt werden soll. Bei positiver Beantwortung wird die Zahlungsinstruktion des Gruppenmasters aufgerufen. Hier können Sie bei Bedarf die genaue Verteilung der Umsätze regeln.

Eingabe über den Zimmerplan oder den Kategoriespiegel

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Gruppenreservierung anzulegen. Neben der hier beschrieben Methode (Reservierung > Gruppenreservierung > Neu)  können Gruppenreservierungen auch im Zimmerplan oder über den Kategoriespiegel angelegt werden.

Im Zimmerplan

1. Ziehen Sie die erste Reservierung im gewünschten Zimmer und über den gewünschten Zeitraum auf, ohne die Reservierung mit Enter oder der rechten Maustaste zu bestätigen.

2. Fügen Sie direkt danach weitere Reservierungen hinzu, indem Sie erneut eine Reservierung aufziehen (An- und Abreisedatum können hierbei  durchaus abweichen).

3. Ziehen Sie so viele Reservierungen auf, wie gewünscht:

4. Zum Abschließen der Reservierungen drücken Sie die Enter-Taste oder bestätigen Sie die Reservierungen mit der rechten Maustaste indem Sie im Kontextmenü "Reservieren" wählen.

5. Es öffnet sich der Reservierungsdialog. Geben Sie hier im Feld Gruppe den Namen der Gruppe ein.

6. Es öffnet sich nun die Gästekarteisuche, um den Reservierungen eine Gruppe zuzuordnen.

7. Ordnen Sie eine vorhandene Gästekartei vom Karteityp "Gruppe" zu oder legen Sie alternativ eine neue Gästekartei an.

8. Klicken Sie auf [OK] und bestätigen Sie die Frage, ob Sie eine Gruppenreservierung anlegen möchten, mit [Ja].

9. Wählen Sie im Fenster Zahlungsinstruktionen eine Umleitung aus, z.B. "Logis auf B" ([Häufig benutzte Instruktionen]).

10. Klicken Sie auf [OK] und wählen im anschließenden Dialog [Gruppenmitglieder und Master].

Optional: Namenslisteeingabe

Ordnen Sie den einzelnen Zimmern einen Gast zu:

1. Rufen Sie über den Zimmerplan den Navigator für die Reservierung auf (Rechter Mausklick auf eine beliebige Einzelreservierung, die Teil der neu angelegten Gruppenreservierung ist).

2. Klicken Sie im Navigator auf [GrpMaster]

3. Klicken Sie im Gruppenmaster auf [Grpmitglieder].

4. Falls Sie nur die Namen erfassen wollen, ohne eine Gästekartei für jedes Gruppenmitglied anzulegen, setzen Sie bitte ein Häkchen in die Checkbox Namenslisteneingabe nur Namenserfassung

5. Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den ersten Eintrag in der Liste den Navigator der entsprechenden Reservierung.  

6. Der Navigator öffnet sich im Modus "Namenswechsel":

7. Zum Ändern überschreiben Sie den Eintrag im Feld "Name".

8. Mit [OK] wird die Gastsuche gestartet und das Suchergebnis dargestellt. Ist der Name nicht vorhanden, erscheint der Dialog zur Erstellung einer neuen Gästekartei. Die An- und Abreise kann im Bereich "Reservierung" geändert werden, wenn innerhalb der Gruppe unterschiedliche Reservierungsdaten vorhanden sind.

9. Drücken Sie anschließend die Bild-runter-Taste , um zum nächsten Gruppenmitglied zu wechseln.

10. Wiederholen Sie die Schritte 1-4, bis Sie für jedes Gruppenmitglied einen Namen eingegeben bzw. eine Gästekartei zugeordnet haben.

11. Bestätigen Sie mit [OK]. Die Gruppenreservierung wurde mit den betreffenden Gruppenmitgliedern angelegt.

Im Kategoriespiegel

Sehr einfach funktioniert die Anlage von Gruppenreservierungen im Kategoriespiegel.

1. Ziehen Sie die Reservierung mithilfe der Maus  in der gewünschten Kategorie über den gewünschten Zeitraum auf.

2. Tragen Sie in der Spalte rechts neben der Kategoriebezeichnung die Anzahl der gewünschten Zimmer ein.

3. Fügen Sie bei Bedarf weitere Kategorie-Reservierungen hinzu, indem Sie eine Reservierung in einer weiteren Kategorie aufziehen. Tragen Sie auch hier die Anzahl der gewünschten Zimmer ein.

Abb.: Gebucht werden zwei Zimmer in der Kategorie
CitySuite und fünf Zimmer in der Kategorie Superior,
jeweils vom 08.-10.Juni 2012.

4. Bestätigen Sie die Reservierung mit Enter oder mit der rechten Maustaste, indem Sie im Kontextmenü "Reservieren" wählen.

5. Es öffnet sich der Reservierungsdialog. Geben Sie hier im Feld Gruppe den Namen der Gruppe ein.

6. Es öffnet sich nun die Gästekarteisuche, um den Reservierungen eine Gruppe zuzuordnen.

7. Ordnen Sie eine vorhandene Gästekartei vom Karteityp "Gruppe" zu oder legen Sie alternativ eine neue Gästekartei an.

8. Klicken Sie auf [OK] und bestätigen Sie die Frage, ob Sie eine Gruppenrechnung anlegen möchten, mit [Ja].

9. Wählen Sie im Fenster Zahlungsinstruktionen eine Umleitung aus, z.B. "Logis auf B" ([Häufig benutzte Instruktionen]).

10. Klicken Sie auf [OK] und wählen im anschließenden Dialog die Option  [Gruppenmitglieder und Master].

11. Rufen Sie die Reservierungsliste auf. Passen Sie ggf. das Datum an, damit die neu angelegte Gruppenreservierung in der Liste angezeigt wird.

12. Selektieren Sie in der Reservierungsliste den Gruppenmaster der Reservierung (zu erkennen am Kategoriekennzeichen "GRP") und drücken die rechte Maustaste:
    

13. Klicken Sie im sich öffnenden Navigator auf .

14. Klicken Sie im nächsten Fenster auf den Button .

15. Klicken Sie in der Zimmerverteilung auf , um den einzelnen Teilreservierungen ein Zimmer zuzuweisen.

16. Optional: Namenslisteeingabe - Ordnen Sie den einzelnen Zimmern einen Gast zu.
    -> Siehe oben: Abschnitt "Im Zimmerplan > Namenslisteeingabe".

Eingabe über das Reservierungsmenü

1. Geben Sie über den Menüpunkt "Reservierung > Gruppenreservierung" die Daten zur Gästekarteisuche ein und verfahren Sie wie im Kapitel "Reservierungssuche und Neuanlage" beschrieben.

2. Alle weiteren Informationen, wie An- und Abreise, Kategorie, Belegung/Zimmer usw. nehmen Sie bitte im Reservierungsdialog vor.

3. Bestätigen Sie den Reservierungsdialog mit [OK] und bestätigen Sie die Frage, ob Sie eine Gruppenreservierung anlegen möchten, mit [Ja].

4. Wählen Sie im Fenster Zahlungsinstruktionen eine Umleitung aus, z.B. "Logis auf B" ([Häufig benutzte Instruktionen]).

5. Klicken Sie auf [OK] und wählen im anschließenden Dialog die Option  [Gruppenmitglieder und Master].

6. Es öffnet sich das Gruppenfenster. Selektieren Sie hier den Gruppenmaster (zu erkennen am Kategoriekennzeichen "GRP") und drücken die rechte Maustaste:
   

7. Klicken Sie im sich öffnenden Navigator auf .

8. Klicken Sie im nächsten Fenster auf den Button .

9. Weisen Sie in der Zimmerverteilung  den einzelnen Teilreservierungen ein Zimmer zu.

10. Optional: Namenslisteeingabe - Ordnen Sie den einzelnen Zimmern einen Gast zu.
    -> Siehe oben: Abschnitt "Im Zimmerplan > Namenslisteeingabe".

Gruppenmitglieder hinzufügen

a) Über den Zimmerplan:

Buchen Sie die zusätzliche Reservierung und geben im Reservierungsdialog in das Feld "Gruppe" den Gruppennamen ein. Die Reservierung wird automatisch zu der Gruppenreservierung mit dem gleichen Gruppennamen hinzugefügt.

b) Über den Gruppenmaster

Rufen Sie die Gruppenreservierung auf, zum Beispiel indem Sie in der Symbolleiste auf den Button klicken.

Selektieren Sie dort den Gruppenmaster der Reservierung (zu erkennen am Kategoriekennzeichen "GRP") und drücken die rechte Maustaste.

Klicken Sie im sich öffnenden Navigator auf .

Klicken Sie dort auf um eine bestehende Reservierung hinzuzufügen oder auf um eine neue Einzelreservierung anzulegen, die der Gruppe hinzugefügt wird.

Einzelne Reservierungen aus Gruppe entfernen

Sollte die Reservierung ganz storniert werden, so gehen Sie wie bei jeder gewöhnlichen Reservierung vor (Doppelklick im Zimmerplan, Markieren der Schaltfläche "Storno“ und bestätigen mit OK ). Auch das Löschen wird wie gewöhnlich über den "Button Mehr..." im Navigator vorgenommen.

Sollte die Reservierung an sich als Einzelreservierung bestehen bleiben und nur von der Gruppe getrennt werden sollen, so entfernen Sie den Gruppennamen im Reservierungsdialog.

Noch einfacher ist das Entfernen von einzelnen Reservierungen über den Button im Navigator des Gruppenmasters. Markieren Sie im Gruppenmitgliederdialog den jeweiligen Eintrag und klicken Sie auf den Button .

Der Gruppenmaster

Der Gruppenmaster kann beispielsweise aufgerufen werden, indem Sie

• im Zimmerplan eine Reservierung der Gruppe mit Rechtsklick aufrufen und im Navigator auf klicken.

• in der Reservierungsliste (Button ) nach der Gruppenreservierung  suchen und den Gruppenmaster (zu erkennen am Kategoriekennzeichen "GRP") mit der rechten Maustaste anklicken.

Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Zimmerreservierung erhält der Gruppenmaster als Kategoriekennzeichen die Gruppenkategorie (GRP). Anstelle der Zimmernummer wird dem Gruppenmaster ein Gruppenkonto (üblicherweise mit Neuntausender-Nummernkreis) zugeteilt:

Das bei der Anlage einer Gruppenreservierung zusätzlich gebuchte Gruppenkonto wird für die Erstellung der Sammelrechnung und die zentrale Verwaltung der Gruppenreservierung genutzt.

Gruppenaktionsauswahl

Alle Änderungen, die sich auf die Gruppe beziehen, werden über den Gruppenmaster vorgenommen. Nach jeder Änderung erscheint das Fenster "Gruppenaktionsauswahl“ mit der Frage, für wen die angeforderte Aktion vorgenommen werden soll. Folgende Optionen sind in diesem Fenster gegeben:

Änderungen, die sich nur auf einen einzelnen Gast oder auf das Gruppenkonto allein beziehen, werden ganz gewöhnlich z.B. über den Zimmerplan und den Navigator vorgenommen.

Gruppenmitglieder

Im Navigator des Gruppenmasters wird über den Button Grpmitglieder die Liste aller Gruppenmitglieder zur Verfügung gestellt.

Die im Dialog integrierte Baumstruktur (rechts) enthält Informationen zum Reservierungsstatus (Anzahl fester, Anzahl stornierter Reservierungen etc.) und Informationen zu den gebuchten Zimmerbelegungen (Anzahl Erwachsene, Anzahl Kinder). Zusätzlich wird die Gesamtanzahl an Übernachtungen (Room Nights) angezeigt.

Mit einem Doppelklick auf ein Gruppenmitglied in der Auflistung wird die Eingabe zum Namenswechsel zur Verfügung gestellt. Über dieses Fenster ist es sehr einfach möglich, die Namen der Gruppenmitglieder hintereinander einzugeben. Hierfür wird der angezeigte Name mit dem tatsächlichen Gastnamen überschrieben. Ebenso lassen sich auch alle anderen Daten der Gruppenmitglieder im Navigator ändern.

Haben Sie den Navigator für ein Gruppenmitglied einmal geöffnet, können Sie sehr einfach durch Drücken der Tasten "Bild-rauf" bzw. "Bild-runter"  zwischen den Gruppenmitgliedern hin- und herblättern.

Stornierte Gruppenmitglieder werden in der Mitgliederliste in roter Schrift angezeigt.

Kontextmenü

Rufen Sie das Kontextmenü mit einem rechten Mausklick auf den Listenkopf auf.

Über das Kontextmenü können Sie

• die Gruppenmitgliederliste in verschiedenen Schriftgrößen ausdrucken (klein/mittel/groß):
  Beachten Sie, dass in der Tabelle keine Zeile markiert ist, wenn Sie die gesamte Übersicht ausdrucken möchten.
  Markieren Sie eine Zeile in der Tabelle, öffnen dann das Kontextmenü und wählen Druck klein/mittel/groß, um nur diese eine Zeile auszudrucken.

• die Kontingentübersicht als Excel- oder HTML-Datei exportieren

• die Spaltenbreite in der Übersicht anpassen

• in der Übersicht Suchen

• den Edit-Modus aktivieren ("Bearbeiten an"):
  Die Spalten Name, Vorname & Anrede können direkt editiert werden, wenn Sie im Kontextmenü den Menüpunkt 'Bearbeiten An' aktivieren. In der Übersicht können Sie dann direkt den jeweiligen Namen anklicken und bearbeiten . Mit [TAB], Pfeil rechts, Pfeil links oder der ENTER-Taste können Sie zum jeweils nächsten Feld springen. Die neu eingegeben Werte werden direkt geändert. Wenn der Reservierung noch keine eigene Kartei zugeordnet worden ist, wird bei Änderung von Name oder Vorname oder Anrede eine neue Gastkartei erzeugt, existiert bereits eine Gastkartei, so bewirken Eingaben in Name/Vorname/Anrede ein Überschreiben der Daten für die existierende Kartei. Ist die Checkbox   Namenslisteeingabe nur Namenserfassung aktiviert, so werden neue Karteien (wenn sie denn entstehen) mit aktivierter Option 'Kartei sobald wie möglich löschen' angelegt.

Gruppenbestätigung

Betätigen Sie im Navigator des Gruppenmasters den Button [Res.-Texte], können Sie auch im Nachhinein eine Gruppenbestätigung erstellen, da in diesem Fall alle Gruppenmitglieder in die Bestätigung aufgenommen werden (soweit in den Stammdaten ein entsprechendes Formular angelegt worden ist).

Ändern des Anreise-/Abreisedatums

Durch Doppelklick auf das Gruppenkonto im Zimmerplan erscheint das Doppelklick-Menü.

Nach Aktivieren der Checkbox Anreisedatum verändern oder Abreisedatum verändern geben Sie das neue Datum ein und bestätigen mit [OK]. Es erscheint die Gruppenaktionsauswahl. Wenn Sie das An- bzw. Abreisedatum für die gesamte Gruppe ändern möchten, klicken Sie auf [Gruppen-Mitglieder und -Master].

Andernfalls können Sie das An- oder Abreisedatum auch nur für Teile der Gruppe ändern, wenn Sie auf [Mitgliederauswahl] klicken.

Ändern des Preises für alle Gruppenmitglieder

Rufen Sie den Navigator des Gruppenmasters auf. Unten links im Reservierungsbereich aktivieren Sie die Checkbox Preis: neu und ändern dann den Preis wie gewünscht. Nun bestätigen Sie die Eingabe mit [OK] . Es erscheint nun das Fenster "Gruppenaktion“, in dem bestimmt werden kann, für wen die Änderungen durchgeführt werden sollen. Üblich wird es in diesem Falle sein, die Option "Nur Gruppenmitglieder“ zu wählen.

Ändern des Preistyps für alle Gruppenmitglieder

Rufen Sie den Navigator des Gruppenmasters auf. Unten links im Reservierungsbereich ändern Sie den Preistyp wie gewünscht. Nun bestätigen Sie die Eingabe mit [OK] .

Es erscheint das Fenster "Gruppenaktionauswahl“, in dem bestimmt werden kann, für wen die Änderungen durchgeführt werden sollen. Üblich wird es in diesem Falle sein, die Option "Nur Gruppenmitglieder“ zu wählen. Je nach Anlage der Preistypen in den Stammdaten ist es möglich, dass die Änderung des Preistyps nicht für alle Zimmer durchgeführt werden kann. Sie erhalten dann einen entsprechenden Hinweis.

Gruppen-Storno

Durch Doppelklick auf den Gruppenmaster im Zimmerplan oder in der Reservierungsliste oder der Inhouseliste erscheint das Doppelklick-Menü.

Nach Markieren der Checkbox Storno und Bestätigung mit [OK] erscheint das Fenster "Gruppenaktion“, in dem bestimmt werden kann, für wen die Änderungen durchgeführt werden sollen.

Gruppen Check In

1. Doppelklicken Sie das Gruppenkonto im Zimmerplan (weit nach unten scrollen) oder in der Reservierungsliste.

Abb.: Gruppenkonten im Zimmerplan.

Abb.: Markiertes Gruppenkonto in der Reservierungsliste.

2. Es erscheint das Doppelklick-Menü.

3. Markieren Sie die Checkbox Check In und bestätigen Sie mit [OK]

4. Es erscheint das Fenster "Gruppenaktionauswahl“, in dem bestimmt werden kann, für wen die Änderungen durchgeführt werden sollen. Da auch der Gruppenmaster eingecheckt werden sollte, ist es sinnvoll, "Gruppenmitglieder und -master“ zu wählen.

Gruppen Check Out

Eine Ausnahme zu den oben beschriebenen Vorgehensweisen bildet der Gruppen-Check Out.
Dieser lässt sich am einfachsten über die Abreiseliste vornehmen, da es oft der Fall ist, dass manche Gruppengäste noch einen offenen Saldo haben (es muss also noch die Rechnung gedruckt werden) und manche nicht.

1. Rufen Sie die Abreiseliste auf (F7).

2. Filtern Sie  die Abreiseliste nach der Gruppe , indem Sie direkt nach dem Gruppennamen suchen. Somit erscheinen nur die Gäste dieser Gruppe auf der Liste.  

3. Durch einfaches Markieren können Sie einzelne Gäste für den Check-Out selektieren, oder klicken Sie auf [Alle] um sämtliche Gruppenmitglieder auf einmal auszuchecken

4. Klicken Sie auf den Button . Nun werden nacheinander die Gastrechnungen aufgerufen (sofern mehrere bzw. alle markiert wurden), und jede Rechnung kann wunschgemäß bearbeitet werden. Die Rechnungen der Gäste, die keinen offenen Saldo haben, werden nicht aufgerufen und die Reservierungen direkt ausgecheckt.

Gruppen-Check-In-Storno

Durch Doppelklick auf das Gruppenkonto im Zimmerplan erscheint das Doppelklick-Menü.

Abb.: Anzeige von Gruppenkonten im Zimmerplan

Nach Aktivieren der Checkbox Checked In Status-Stornierung und Bestätigung mit OK erscheint das Fenster "Gruppenaktionauswahl“, in dem bestimmt werden kann, für wen die Änderungen durchgeführt werden sollen.

Erstellen einer Gruppenrechnung

1. Um eine Gruppenrechnung zu erstellen, rufen Sie im Navigator des Gruppenmasters über den Button [Mehr] die "Zahlungsinstruktionen“ auf.

2. Legen Sie fest, welche Leistungen der Gruppenmaster übernimmt: Klicken Sie auf [Neu] und wählen mit [OK] die entsprechenden Konten aus.

3. Wählen Sie ein Umleitungsziel, z.B. "innerhalb der Rechnung umleiten auf "B".

4. Markieren Sie zusätzlich die Option "Umleiten auf Gruppenmaster".

5. Bestätigen Sie das Fenster mit [OK]

6. Es erscheint die Frage, für wen die Umleitung eingetragen werden soll. Wählen Sie [Gruppen-Mitglieder und -Master], damit die gewählten Leistungen aller Gruppengäste auf den Master umgeleitet werden.

Siehe auch Kapitel "Der Navigator > Button Mehr... > Zahlungsinstruktionen"

Aufbuchen einer Leistung auf die Rechnungen aller Gruppengäste

1. Rufen Sie den Navigator des Gruppenmasters auf, z.B. mit Rechtsklick auf das Gruppenkonto im Zimmerplan.

2. Rufen Sie den Rechnungsdialog mit einem rechten Mausklick im Bereich Rechnung auf.

3. Klicken Sie unten rechts im Rechnungsdialog den Button .

4. Geben Sie die Umsatzkonto-Nr., die Menge und den Betrag pro Zimmer ein und bestätigen mit OK.

5. Es erscheint das Fenster "Gruppenaktionauswahl“, in dem bestimmt werden kann, für wen die angeforderte Aktion vorgenommen werden soll.

Gruppenvorausrechnung

Bei der Vorausrechnung werden die ausstehenden Logisbuchungen und die angelegten Fixleistungen der Gruppe bis zum Abreisetag automatisch aufgebucht.

1. Rufen Sie den Navigator des Gruppenmasters auf, z.B. mit Rechtsklick auf das Gruppenkonto im Zimmerplan.

2. Rufen Sie den Rechnungsdialog mit einem rechten Mausklick im Bereich Rechnung auf.

3. Betätigen Sie im Rechnungsdialog den Button .

Es erscheint ein Dialog mit den Buttons Zwischenrechnung, Vorausrechnung und vorzeitige Abreise. Wählen Sie nun Vorausrechnung und die Logisbuchungen & Fixleistungen der Gruppengäste werden im voraus auf den Gruppenmaster gebucht.

Diese Aktion ist sehr aufwendig und ist deshalb sehr zeitintensiv. Brechen Sie diesen Vorgang auf keinen Fall ab! Bitte beachten Sie dass durch diese Aktion in diesem Moment der komplette Umsatz für den gesamten Aufenthalt der Gruppe verbucht wird und es dadurch zu Umsatzverschiebungen in Ihren Statistiken kommen kann.