Sharerreservierung

Front Office Reservierung Sharerreservierung

Als "Sharer" werden Reservierungen bezeichnet, bei denen sich mehrere Gäste ein Zimmer teilen, die Rechnungslegung aber separat erfolgen soll. Dies ist z.B. der Fall, wenn sich zwei Kollegen ein Zimmer teilen, beide Adressen aufgenommen werden sollen und jeweils eine getrennte Rechnung erstellt werden muss. Unter Umständen unterscheiden sich sogar An-, Abreise, Preistyp und Preis etc.

Eine Sharer-Reservierung kann auf zwei Arten erstellt werden: Entweder bei Neuanlage einer Reservierung im Reservierungsdialog oder bei bestehenden Reservierungen über den Navigator. In beiden Fällen klicken Sie auf den Button "Sharer anlegen": .

Eine Sharer-Reservierung wird in protel wie eine Einzelreservierung behandelt. Daher können sich prinzipiell sämtliche Detaildaten der Sharer unterscheiden. In den Listen, z.B. Anreise-, Abreise-, Reservierungsliste etc., erscheinen Sharer-Reservierungen wie Einzelreservierungen, es kann also z.B. auch nach dem Gastnamen gesucht werden.

Bei Firmenreservierungen wird die Firma automatisch auch jeder zugeteilten Sharer-Reservierung zugeordnet.

Pro Zimmer können bis zu sechs Sharer eingegeben werden. Bei Reservierungen mit Umzug ist die Sharefunktion nicht verfügbar.

In der Hausdamenliste erscheinen Sharerzimmer so oft, wie Sharer-Reservierungen angelegt worden sind. Der Hausstatus zählt die Zimmer und Personen auch dann, wenn das An- oder Abreisedatum bei Sharer-Reservierungen unterschiedlich sein sollte.

Im Zimmerplan werden Sharerreservierungen durch ein [+]-Zeichen und die Anzahl der Sharer gekennzeichnet:

Neu ab Version 2015.19.200 vom 30.07.2015 :

Auch Preisinformationen (Rate oder Preisanpassungen aus der ZPÜ) werden auf jeden neuen Sharer übertragen.

Sharer im Reservierungsdialog anlegen

1. Klicken Sie bei der Neuanlage einer Reservierung im Reservierungsdialog auf den Button [Sharer anl].

2. Anschließend wird das Fenster "Sharereingabe für ...“ angezeigt. In diesem Fenster kann der zusätzliche Gastname eingetragen werden.

3. Es genügt die Eingabe der ersten Buchstaben. Danach betätigen Sie die TAB-Taste oder den Button Suche.... Daraufhin wird das bekannte Fenster "Suchergebnis Gastsuche“ angezeigt.

4. Wählen Sie nun den gewünschten Namen durch Doppelklick oder mit Klick auf [OK]. Wenn Sie einen neuen Gast anlegen möchten, klicken Sie den Button [Neu].

5. Nach Auswahl bzw. Neuanlage des Sharers erscheint wieder das Fenster "Sharereingabe für...“. Bei Bedarf können Sie hier fünf weitere Namen anlegen.

6. Wenn Sie die Namenseingabe abgeschlossen haben, betätigen Sie die Sharer mit dem Button [OK]. Zum Abschluss der Buchung klicken Sie im Reservierungsdialog nochmals auf [OK]. Nun wird automatisch das Fenster "Sharer/Preiseingabe“ aufgerufen.

In diesem Fenster werden alle Sharer des Zimmers angezeigt.

Sie können nun für jede Reservierung den Preistyp, den Preis und die Anzahl der Personen ändern bzw. kontrollieren. Möchten Sie einen Preis betragsmäßig ändern, so muss aus Sicherheitsgründen erst das Kontrollkästchen So.-Preis aktiviert werden.

Durch das Setzen des Häkchens bei ZI kann festgelegt werden, auf welchen Gast alle Buchungen der restlichen Sharer umgeleitet werden sollen (Beispiel: Ein Sharer bucht ein Wellnesspaket. Die Buchung wird auf den mit ZI gekennzeichneten Gast umgeleitet). Klicken Sie im Anschluss auf [OK], erscheint die Frage, ob alle Konten aller Sharer auf den betreffenden Gast umgeleitet werden sollen.

Sharer anlegen über den Navigator

Das Anlegen eines Sharers bei bereits bestehenden Reservierungen wird über den Navigator vorgenommen. Dies ist auch möglich, wenn noch kein Zimmer zugeteilt wurde.

1. Klicken Sie im Navigator den Button [Sharer anl.]. Es öffnet sich der Reservierungsdialog, in dem die An- und Abreisedaten sowie die Kategorie, Zimmer-Nr., Preistyp und Preis von der "Ursprungsreservierung“ übernommen worden sind.

2. Bei Bedarf können Sie die vorgeschlagenen An- und Abreisedaten ändern.

3. Geben Sie wie gewohnt den Gastnamen ein und bestätigen den Reservierungsbildschirm mit OK.

4. Es wird automatisch das Fenster "Sharer/Preiseingabe“ aufgerufen. Verfahren Sie wie im Abschnitt "Sharer im Reservierungsdialog anlegen" beschrieben.

5. Beenden Sie die Eingabe mit [OK], danach befinden Sie sich wieder im 4er-Menü der "Ursprungsreservierung“.

Shareranzeige im Zimmerplan

Im Zimmerplan werden die Sharer-Reservierungen durch ein "+“, welches jeweils im Bereich des An- und des Abreisedatums angezeigt wird, gekennzeichnet. Außerdem steht die Anzahl der Sharer in Klammern vor dem Gastnamen:

Sollten sich die An- und Abreisedaten der Sharer-Reservierungen voneinander unterscheiden, wird das erste An- und das letzte Abreisedatum angezeigt. Der Tooltip wird automatisch erweitert, wenn Sie mit der Maus über eine Sharer-Reservierung fahren:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Sharer-Reservierung, erscheint die "Sharerliste“, welche die Namen und Reservierungsdaten der Sharer anzeigt. Öffnen Sie mit einem erneuten rechten Mausklick den Navigator des betreffenden Gasts.

Ein Doppelklick auf einen Sharer ruft das Doppelklickmenü auf. In diesem Menü stehen Ihnen weitere Optionen, wie z.B. Storno etc., zur Verfügung.

Mit klick auf den Button [Preise] rufen Sie das Fenster "Preiseingabe“ auf.

Reservierungen zu Sharer-Reservierung zusammenfassen

Es ist möglich, zwei Reservierungen zu einer Sharer-Reservierung zusammenzufassen.

Sie können zwei Reservierungen für den gesamten Aufenthalt vollständig zusammenfassen (Reservierung verschieben) oder für einen Aufenthalt z.B. in der 2. Nacht zwei Zimmer zusammenlegen werden (Umzug).

1. Doppelklick im Zimmerplan (oder Inhouseliste oder Reservierungsliste) auf die Reservierung, die auf ein anderes, belegtes Zimmer verschoben werden soll. Das Doppelklick-Menü öffnet sich.

2. Aktivieren Sie die Option Umzug.

3. Wenn sich die Auswahlliste öffnet, markieren Sie die Checkbox Inklusive besetzter Zimmer (Sharer-Modus).

4. Über die Auswahlbox "auf …" kann das Zimmer ausgewählt werden, auf das die Reservierung verschoben werden soll